Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O vhsys é um sistema de gestão que tornou a emissão da nota fiscal um processo bem prático e eficaz para o seu negócio. Você consegue armazenar os arquivos digitalmente, agilizar e automatizar o processo de emissão. Diminuindo, assim, o erro operacional.

Clique aqui para saber o que é Nota Fiscal eletrônica e para que serve?

Se você tem dúvidas sobre como emitir a nota fiscal no vhsys, vamos te explicar!

Neste artigo você vai aprender:

1. O que é preciso para emitir NF-e
2. Dados da Nota Fiscal
3. Registros do Cliente
4. Produtos
5. Informações do Produto
6. Totais da nota fiscal
7. Pagamento
8. Transporte
9. Detalhes da nota fiscal
10. Gerenciando suas notas fiscais
11. Emitir Nota Fiscal (NF-e)

1. O que é preciso para emitir NF-e?

Para que você consiga emitir a Nota Fiscal (NF-e), é necessário que tenha o Certificado digital modelo A1.No estado do Paraná, é necessário o Pedido de Uso de Software. Você pode realizar o credenciamento acessando o site: www.receita.pr.gov.br.

Para MEI: tem algumas especificidades que ajudam muito você. Para saber mais, acesse o nosso Blog vhsys. 

2. Dados da Nota Fiscal (NF-e)

Para emitir sua nota fiscal pelo vhsys, você irá acessar: Vendas ⇢ Notas Fiscais.

Agora é só clicar em "Adicionar nota fiscal":

 

Vamos ao preenchimento da NF-e:

1. Natureza da Operação: Faz uma busca na Base de dados de Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) do sistema para definir a natureza de operação da Nota Fiscal.

Dica: Caso tenha a necessidade de utilizar CFOPs diferentes nos produtos, informe manualmente no produto desejado. 

Você pode digitar no campo natureza da operação o CFOP (por exemplo: 5101) ou a descrição (Venda de produção do estabelecimento). 

2. Finalidade: Selecione a finalidade da sua nota fiscal (NF-e normal, NF-e Complementar, NF-e de Ajuste e Devolução / Retorno).
3. Tipo: Escolha se a sua nota é de: Saída, Entrada, Importação e Exportação. Nos casos de Nota Fiscal de Importação e Exportação, o sistema carregará campos adicionais para o preenchimento.

Obs.: O Tipo da nota muda conforme a natureza preenchida.

Dica: O sistema não realiza os cálculos automáticos na emissão de Notas Fiscais de Importação.

4. Série NF-e: É um número sequencial que define a numeração da nota. Consulte sua contabilidade para maiores informações.
5. Número NF-e: Se você está começando agora, a nota fiscal emitida será a 1. Se você já emitiu notas antes, pode configurar em: Configurações() ⇢ Parâmetros ⇢ Vendas ⇢ Numerações.
6. Cliente: Inicie a digitação do nome, ID ou CNPJ/CPF que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Dica: Você pode clicar em Cadastrar cliente, para fazer um novo cadastro. Para saber mais sobre Cadastro de Cliente e Fornecedores, clique aqui.

Vamos falar um pouco sobre o Local de cobrança, retirada e entrega.

Se você cadastrou vários endereços para o seu cliente (cobrança, retirada e entrega), poderá escolher dentro da nota fiscal.

O sistema apresentará uma nova tela e você poderá marcar o endereço desejado e clicar em selecionar:

3. Registros do Cliente

Após selecionar o cliente, irá aparecer a confirmação de que o cliente está cadastrado e duas opções:

1. Ocorrência: Você consegue ver os registros do cliente, vamos falar um pouco mais daqui a pouco.
2. Ver Cliente: Aparecerá a tela Alterar cliente, caso você precise fazer alguma alteração no cadastro do cliente. 

Dentro de Ocorrência, teremos:

Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo: Número da Nota Fiscal Eletrônica, Data, Valor total e o ícone Visualizar DANFE. Assim, você consegue visualizar a NF-e de forma prática. 

Produtos Mais Vendidos: Mostra os Produtos que o Cliente mais compra, ficando fácil para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.

Contas a Pagar e Receber: Mostra todas as contas a Pagar ou a Receber e a situação.

 Registro de Ocorrências: que são observações manuais feitas diretamente no módulo de Cadastros ⇢ Clientes.

Temos também o campo de "Vendedor" e "Profissional":

Vendedor: Informe o vendedor que realizou a venda. Utilizado para comissão.
Profissional: Informe o profissional que realizou a venda. Utilizado para comissão. 

Para ativar esta opção, vá até o menu: Configurações() ⇢ Parâmetros ⇢ Gerais ⇢ Comissão 2 vendedores.

4. Produtos

Na parte de "Produtos", teremos:

1. Lista de Preço: você pode selecionar uma lista de preço já criada.
2. Produto/código: Inicie a digitação do nome do produto que o sistema fará a busca no Cadastro de Produtos. Caso ainda não tenha o produto cadastrado, clique em Adicionar produto.

Será apresentada a tela para o cadastro do produto:

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado. Após preencher as informações, clique no botão Salvar.

Preencha os demais campos:

3. Qtde: Quantidade de produtos que será vendida.
4. IPI e ICMS: Após a seleção do produto o sistema puxará os valores cadastrado nas alíquotas de IPI e ICMS.
5. Valor Unitário: Valor de cada item da Nota Fiscal.
6. CFOP: Coleta informação da Natureza de Operação da Nota Fiscal.
7. NCM: Número Comum do Mercosul, Informação coletada em Cadastro de Produtos.
8. Valor Total: O mesmo é calculado automaticamente pelo sistema.

Obs.: Os campos de IPI, ICMS, Valor Unitário, CFOP e NCM podem ser configurados diretamente no Cadastro de Produtos. E serão carregados automaticamente logo após a seleção do produto na Nota Fiscal.

5. Informações do Produto

Você consegue alterar as informações tributárias do produto. É só clicar no botão "Editar Produto()": 

Dados: Ao clicar em "Editar Produto", será direcionado para a guia "Dados". Em que você visualiza os dados referentes ao produto informado na Nota Fiscal. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no botão "Salvar".

ICMS: Ao clicar, você irá visualizar as informações referentes ao ICMS do produto.

IPI: Ao clicar, você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao IPI do produto.

PIS: Ao clicar, você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao PIS do produto.

COFINS: Ao clicar, você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao COFINS do produto.

ST: Ao clicar, você irá visualizar informações e alíquotas referentes à Substituição Tributária do Produto.

Importação: Ao clicar, você irá visualizar informações gerais correspondentes a imposto de importação, declaração de importação e adições.

Adições: Você consegue adicionar informações de Número, Código do Fabricante, Valor, realizar a inclusão e salvar no sistema.

Medicamentos: Ao clicar, você irá visualizar informações sobre o medicamento.

Armas: Ao clicar, você irá visualizar informações sobre o material bélico.

Combustível: Ao clicar, você irá visualizar informações sobre o combustível.

Obs.: Para o preenchimento correto, verifique com a sua contabilidade as informações necessárias. Ao final de cada guia, terá o botão "Salvar".

6. Totais da nota fiscal

1. Base de Cálculo de ICMS: O sistema faz o cálculo automaticamente conforme a somatória da BC do ICMS de todos os produtos tributados pelo imposto + Frete + Outras despesas. Caso não queira incluir frete e outras despesas na BC do ICMS, você pode realizar esta configuração diretamente nos parâmetros do sistema.
2. Valor do ICMS: O sistema faz o cálculo automaticamente conforme informações adicionais dos Produtos.
3. Base de Cálculo ST: O sistema calcula automaticamente base de cálculo de todos os produtos com ST conforme o preenchimento da aba ST nas informações do produto.
4. Valor do ICMS ST: O sistema informa automaticamente o valor do ICMS ST dos produtos conforme o preenchimento da aba ST nas informações do produto.
5. Valor do IPI: Calculado automaticamente caso os produtos tenham incidência de impostos.
6. Valor dos Produtos: Item calculado automaticamente quando os produtos são adicionados na Nota Fiscal.
7. Desconto %: É possível aplicar descontos em porcentagem ou em reais, ficando simples para arredondamentos de valores ou negociações financeiras.
8. Valor do Frete: Informe o valor do frete da Nota fiscal.
9. Valor Despesa: Despesas adicionais da Nota Fiscal.
10. Valor do Seguro: Informe o valor do Seguro.
11. Total da Nota: Valor calculado automaticamente dos produtos da nota.

Retenções
Caso você precise inserir algum o valor retido, preencha os campos: PIS, COFINS, IRRF, CSLL e/ou Previdência Social.

7. Pagamento

Você irá informar sobre o pagamento da "Nota Fiscal".

1. Condição de pagamento: Você poderá selecionar uma condição de pagamento já criada. Para saber mais, acesse o artigo Condições de Pagamento.
2. Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento. Insira o valor e clique no botão Gerar ( ). 
3. Data: Data de vencimento das parcelas.
4. Valor: Valor da Parcela.
5. Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.
6. Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

Dica: O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

 8. Transporte

Na tela "Transporte", você terá as condições do frete:

1. Peso: Informe o peso bruto e líquido dos itens da nota.
2. Volumes: Informe a quantidade de volumes da nota.
3. Espécie: Informe o tipo da embalagem: Ex: caixa, saco e etc.
4. Marca: Você pode informar a Marca.
5. Numeração: Permite que você informe a numeração.
6. Modalidade de frete: Informe se é Remetente, Destinatário ou Sem Frete.
7. Transportadora: Inicie a digitação da Transportadora. Caso não esteja cadastrado você poderá fazer o preenchimento dos dados no próprio campo utilizando o recurso: "Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?".

8. Placa: Informe a placa do veículo que fará o transporte da nota.

9. Detalhes da Nota Fiscal

É possível informar os seguintes itens:

1. Informar data de emissão: Libera um novo campo para inserir a Data de emissão, ao marcar.
2. Data de saída e Hora: Data de saída e Hora da nota.
3. Ordem de Compra: Número da ordem de compra.
4. Informar IE do substituto tributário: Libera um novo campo para inserir o IE do substituto tributário.
5. Tipo de Atendimento: Selecione o tipo de atendimento, conforme as opções disponibilizadas pela Receita.
6. Destino da Operação: Selecione o Destino da Operação.
7. Observações: Observações referentes ao fisco informadas na nota fiscal.
8. Observações Internas: Insira informações de uso interno do seu negócio. As observações colocadas aqui não serão impressas na nota.
9. Mensagens padrões: Selecione as mensagens padrões da nota fiscal incluídas em Configurações ⇢ Parâmetros do sistema ⇢ Vendas ⇢ Mensagens Nota Fiscal.

Após confirmar as informações, você pode clicar para "Salvar" ou "Salvar e Emitir".

10. Gerenciar suas Notas Fiscais

1. Adicionar Nota Fiscal: Você será direcionado para a tela de dados da Nota Fiscal, através da qual poderá incluir uma nova nota fiscal no sistema.
2. Importar: É possível importar uma nota fiscal para o sistema.
3. Excluir: Você pode excluir uma nota fiscal selecionando-a e em seguida clicando no botão excluir.
4. Mais Ações: Após clicar, você pode realizar as seguintes ações: 

5. Busca: É possível realizar a busca digitando dados como: Nome do Cliente, Número da Nota Fiscal e CNPJ. Após digitar os dados, clique no botão Pesquisar ().
6. Busca avançada: Você pode fazer uma busca mais detalhada preenchendo os campos:

Após digitar, os dados clique no botão "Pesquisar ()".
Agora vamos para as opções dentro do botão "Ações ()":

Emitir Nota Fiscal (): Transmite a Nota Fiscal para a Receita Federal.
Copiar Nota (): Faz uma cópia fiel da nota selecionada.
Pré-visualizar NF-e (): Gera uma pré-visualização dos dados básicos da NFe (não é o layout da DANFE).
Visualizar Impostos (): Mostra detalhadamente todas as informações dos impostos da NFe, Base de Cálculo, Alíquotas, Valores, Situações Tributárias, entre outros.
Lançar Contas ( ): Lança as informações e parcelas da nota em Contas a Receber. Falaremos daqui a pouco.
Etiquetas (): Imprima etiquetas de transporte e de produtos.
Lançar Estoque (): Lança as informações de Estoque. Falaremos daqui a pouco.
Alterar Status (): Possibilita sua empresa controlar o andamento da Nota.
Alterar CFOP (): Possibilita Alterar CFOP em massa.

11. Emitir Nota Fiscal (NF-e)

Ao clicar no botão "Emitir Nota Fiscal ()", aparecerá a tela de verificação e emissão conforme imagem abaixo:

Após a nota emitida com sucesso aparecerá a mensagem abaixo:

Caso queira, pode clicar no botão "Imprimir DANFE" e o arquivo em PDF da nota será baixado.

Após emitida, a nota terá um ícone () e clicando no botão Ações terá a opção "Abrir Opções".

Ao clicar no botão "Abrir Opções", aparecerá a seguinte tela: 

As informações de Chave de acesso e protocolo são necessárias para verificação da veracidade da nota fiscal no estado da emissão e também no ambiente nacional.

Teremos os seguintes botões de:

• Imprimir Danfe: Permite que você imprima novamente a DANFE.
  
• Baixar XML: Permite Baixar XML da nota emitida.
  
• Lançar Contas: Lança as Contas da Nota.
  
• Lançar Estoque: Lança o estoque da Nota.
  
• Carta de correção: Permite criar uma carta de correção para a Nota.
  
• Imprimir Etiquetas: Permite imprimir etiquetas de transporte e de produtos da Nota.
  
• Cancelar Nota: Permite Cancelar a Nota.

Vamos falar um pouco mais sobre algumas funções:

Lançar Contas (): Para que você envie a informação para o seu financeiro, é necessário que após a emissão da nota você clique em "Lançar Contas". Irá aparecer a seguinte tela:

Verifique se a conta bancária está correta e se deseja lançar comissão. Depois clique no botão "Gerar".

Dica: O sistema fará o lançamento automático no menu: Financeiro ⇢ Contas a receber. Caso a forma de pagamento selecionada tenha sido Boleto, ele será gerado automaticamente.

Ficará o ícone Contas lançadas () indicando que naquele lançamento as contas foram lançadas.

Note que a opção "Estornar Contas" só irá aparecer no menu de "Ações" após uma conta ter sido lançada no sistema.

Caso queira fazer o estorno do lançamento, basta clicar no botão "Ações" e utilizar a opção "Estornar Contas ()" e aparecerá a mensagem de confirmação:

Utilize a opção "Lançar Estoque ()" para fazer a baixa automática do estoque.

Ao lado do botão "Ações", no lançamento desejado, ficará o ícone de "Estoque Lançado ()". E ao clicar no botão Ações, a opção ficará como "Estornar estoque". Veja na imagem abaixo:

Ao clicar na opção "Etiquetas ()" no menu de "Ações", o sistema irá mostrar duas opções:

Etiquetas de transporte: O sistema vai gerar um arquivo, que será aberto em outra aba do seu navegador, e você terá as etiquetas com informações sobre o transporte. Você pode imprimir, fazer download e baixar em PDF.

Etiquetas de produto: Você poderá imprimir etiquetas com informações dos produtos utilizando os padrões de impressão do Aplicativo de Etiquetas.  

Temos também a opção de "Alterar Status ()":

Ao clicar, o sistema possibilita que você controle o andamento da nota. Observe na próxima tela:

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃