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Como gerenciar e emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Artigo atualizado em: 18 maio 2026

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento digital que formaliza a venda de produtos e garante que seu negócio esteja conforme a legislação da Sefaz. Além de reduzir erros e eliminar o uso de papel, ela traz mais agilidade e segurança para suas operações.

Com o vhsys, emitir NF-e é simples e rápido: o sistema faz todos os cálculos automaticamente e integra o processo ao seu fluxo de vendas, evitando retrabalho e garantindo total controle das suas notas fiscais.

Neste artigo você vai aprender:

  1. Pré-requisitos para emitir NF-e no vhsys
  2. Como configurar suas Notas Fiscais no vhsys
  3. Criando uma nota fiscal
  4. Dados da nota fiscal
  5. Selecionando os produtos
  6. Totais da nota fiscal
  7. Pagamento
  8. Transporte
  9. Detalhes da nota fiscal
  10. Gerenciar suas Notas Fiscais

1. Pré-requisitos para emitir NF-e no vhsys

Antes de começar, verifique se você tem:

  • Para MEI: algumas exigências específicas (acesse nosso artigo sobre NF-e para MEI).
  • Credenciamento da empresa junto à Sefaz do seu estado.
  • Inscrição Estadual: ter um CNPJ não significa que você já possui uma IE. Sem a inscrição estadual, e tratando-se de produtos, a empresa só pode emitir nota avulsa (NFA), e o vhsys não trabalha com esse modelo.
  • Cadastro do seu produtos, cadastro do seu cliente e tributos básicos no vhsys.
  • Certificado digital modelo A1 ou A3 ativo e configurado no sistema.

Ainda não tem seu Certificado Digital ou precisa renovar?

Fale agora mesmo com um de nossos especialistas da Emita Já!

Mande uma mensagem no número (41) 3515-1272 (apenas WhatsApp) ou clique aqui e fale com a gente.

Importante

Como autorizar o uso do vhsys (Pedido de Uso de Software)

Emitir suas notas fiscais com tranquilidade exige um pequeno passo legal junto à Receita. Em estados como o Paraná, é necessário formalizar que você utiliza o vhsys como seu sistema de gestão. Esse processo é rápido e garante que sua empresa esteja 100% regularizada para vender.

Veja como resolver isso em poucos minutos:

  1. Acesse o portal: Vá ao site da Fazenda PR e faça seu login.
  2. Localize o menu: Siga o caminho UPD > Autorização de Uso > Cadastro de Autorização de Uso.
  3. Identifique o vhsys: No campo de fornecedor, informe nossos dados:
    • VHSYS SISTEMA DE GESTÃO S.A. * CNPJ: 12.702.717/0001-64.
  4. Selecione o software: Após avançar, escolha o software 70508 (Código VHSYS) e informe o CNPJ da sua empresa.
  5. Escolha suas notas: Marque quais modelos você vai emitir: NF-e (modelo 55) para vendas gerais e/ou NFC-e (modelo 65) para venda ao consumidor final.
  6. Finalize: Clique em Concluir para registrar a autorização.

Pronto! Agora é só nos avisar.

Com o cadastro feito no site da Receita, entre em contato com nosso time de suporte pelo chat ou pelo telefone 0800 000 0010. Informe que você já realizou o "Pedido de Uso UPD" e nós faremos a liberação final para você começar a faturar!

Precisa emitir notas para Produtor Rural (NFP-e)? Temos um artigo que mostra, de forma simples, cada etapa do processo.

2. Como configurar suas Notas Fiscais no vhsys

Para começar a emitir notas sem erros e manter sua empresa em dia, o primeiro passo é organizar a numeração e a tributação do seu negócio. Se você não passou pelo passo a passo inicial (onboarding), não se preocupe! É bem simples ajustar essas informações manualmente.

Siga este caminho para deixar tudo pronto:

Acerte a numeração e a série

Antes de tudo, se você já emitia notas fiscais, precisamos definir em qual número sua próxima nota deve começar.

  1. Vá para “Configurações”. 
  2. Clique em “Parâmetros”.
  3. Localize a opção “Vendas”.
  4. Vá até a parte de “Numerações”.
  5. Clique em “Salvar configurações”.

 Configure os impostos e detalhes fiscais

Agora que a numeração está em ordem, vamos para a parte tributária:

  1. Vá para “Configurações”. 
  2. Clique em “Parâmetros”.
  3. Localize a opção “Vendas”.
  4. Clique em “Nota fiscal”.
  5. Configure os parâmetros conforme as orientações do seu contador ou escritório de contabilidade. 
  6. Clique em “Salvar configurações”.

Atenção

Além de configurar os parâmetros é essencial que o Cadastro do seu cliente esteja completamente preenchido e também o cadastro do seu produto ou serviço. E também temos um artigo falando só sobre a Reforma tributária.

3. Criando uma nota fiscal

Para criar uma nota fiscal, acesse:

  1. Vá até o menu “Vendas”.
  2. Clique em “Notas Fiscais”.
  3. Clique em “Adicionar nota fiscal”.

4. Dados da nota fiscal

Essa área reúne as principais informações para a emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Lembrando que qualquer dúvida sobre tributos, por exemplo, sugerimos que entre em contato com o seu contador.

  1. Natureza da operação: define o tipo de operação fiscal (ex: venda, devolução, remessa, transferência, etc.). Determina o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) que será usado na nota e influencia diretamente na tributação.

  2. Finalidade: especifica o motivo ou a finalidade da nota fiscal. Podendo ser:

    • NF-e normal: emissão padrão.

    • NF-e complementar: usada para corrigir valores ou informações fiscais.

    • NF-e de ajuste: utilizada para regularização sem circulação de mercadorias.

    • Devolução/retorno: quando há devolução ou retorno de mercadoria.

  3. Tipo: indica se a operação é de entrada, saída, exportação ou importação de mercadorias.

  4.  Série NFe: identifica a série da nota fiscal eletrônica. Cada série permite emitir uma sequência numérica própria (ex: série 1, 2, 3...).

  5. Número NFe: número sequencial da nota dentro da série informada

  6. Nota Fiscal Eletrônica de antecipação de pagamento: esse campo é utilizado para fazer o vínculo (referência) entre a nota de simples faturamento (o adiantamento) e a nota de entrega efetiva (remessa).

  7. Cliente: identifica o destinatário da nota fiscal (quem está comprando ou recebendo o produto). Para o cliente nós temos as seguintes opções:

    • “Ver ocorrências” (ícone de lupa ao lado do Cliente): permite buscar o histórico do cliente já cadastrado no sistema.

    • Botão verde com check: indica que o cliente está cadastrado no vhsys.

    • “Ver cliente”: abre o cadastro completo do cliente para consulta de informações adicionais (endereços, documentos, etc.) ou realizar alterações.

  8. Vendedor: identifica o responsável pela venda. Usado em relatórios e comissões de venda.

Dica

Dependendo do que você habilitar, a sua parte de “Dados da nota fiscal” pode mudar um pouco, como:

  • Limite de crédito do cliente: mostra o limite máximo que o cliente pode comprar a prazo e quanto continua disponível. Para aparecer essa opção, o campo “Limite de crédito (R$)” deve ser preenchido dentro do Cadastro de cliente e fornecedor.

  • Alerta sobre inadimplência: útil para análise antes da emissão da nota. Clicando no link da quantidade de contas, permite visualizar quais as contas em aberto e seus detalhes (data, valor, vencimento, etc.).

5. Selecionando os produtos

Aqui é onde você informa os produtos que farão parte da nota. Vamos detalhar cada campo dessa tela:

  1. Lista de preço: permite selecionar uma tabela de preços previamente cadastrada no sistema. Ideal quando a empresa trabalha com diferentes políticas comerciais (como atacado, varejo, revenda, etc.). Ao escolher a lista, o sistema atualiza automaticamente os valores unitários dos produtos.

  2. Produto / Código: digite o nome ou o código do produto, ou serviço que você vai vender. Quando começar a digitar, o sistema vai mostrar opções para você escolher e vincular o item à nota fiscal. Se quiser ver todos os produtos cadastrados, use o atalho “%”. Ao passar o mouse sobre o produto, você consegue ver quanto tem no estoque e o código dele.

  1. Qtde. (Quantidade): quantidade do item incluído na nota. Esse valor é multiplicado pelo preço unitário para formar o valor total.

  2. IPI %: percentual do Imposto sobre Produtos Industrializados aplicável ao item. É obrigatório apenas para produtos sujeitos a IPI.

  3. ICMS %: percentual do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Define a alíquota de ICMS conforme o estado e o tipo de operação. 

  4. Valor unit. (Valor unitário): preço unitário do produto. Multiplicado pela quantidade, resulta no valor total do item. Esse campo pode ser alterado manualmente ou preenchido conforme a lista de preços.

  5. CFOP: código Fiscal de Operações e Prestações.

  6. NCM: código da Nomenclatura Comum do Mercosul.

  7. Valor total: valor total do item (resultado da multiplicação da quantidade pelo valor unitário).

  8. Ícone de Lápis (Editar produto): você encontra as abas necessárias para manter sua operação em dia:

  • Transição da Reforma Tributária: o sistema já permite o preenchimento dos novos tributos (como o IBS e CBS) conforme o cronograma nacional. Isso garante que, quando a regra mudar, você já esteja um passo à frente! Para saber mais, acesse o artigo sobre a Reforma tributária.

  • Impostos Atuais (ICMS, IPI, PIS e COFINS): configure as alíquotas que o seu contador indicou para o regime atual. Se o seu produto possui Substituição Tributária, você também ajusta o ST nesta área.

  • Produtos Importados (FCI): se você revende itens importados, preencha a Ficha de Conteúdo de Importação para garantir a rastreabilidade exigida por lei.

  • Classificação Fiscal (EXTIPI): Utilize para detalhar exceções do IPI, caso o seu produto se enquadre em regras específicas.

    • Caso você esteja com os parâmetros configurados, você também poderá configurar:

      • Medicamentos

      • Armas

      • Combustível

      • Veículos

      • Produtos Agropecuários, Animais, Vegetais e Florestais.

    • Para habilitar, acesse o artigo sobre os parâmetros da nota fiscal.

  1. Ícone de Lixeira (Excluir): Use este botão se precisar remover o produto da lista desta nota fiscal.

  2. + adicionar outro produto: clique aqui sempre que precisar incluir mais itens na mesma nota fiscal.

Atenção
Os campos de IPI, ICMS, Valor Unitário, CFOP e NCM podem ser configurados diretamente no Cadastro de Produtos. E serão carregados automaticamente logo após a seleção do produto na Nota Fiscal.

Dica

As telas podem mudar conforme as opções configuradas e também as funcionalidades habilitadas, como o Locais de estoque.

6. Totais da nota fiscal

Essa tela corresponde à seção “Totais da nota fiscal”, onde o sistema resume e calcula automaticamente os valores finais da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) com base nas informações de produtos, impostos, descontos e retenções.

  1. BC de ICMS: valor sobre o qual será aplicado o percentual de ICMS. 

  2. Valor do ICMS: mostra o valor total do ICMS devido na nota. Calculado automaticamente com base na base de cálculo (BC de ICMS) e na alíquota definida em cada item. Exemplo: se o ICMS for 18% e a base for R$ 1.000,00 → o imposto será R$ 180,00. 

  3. BC de ICMS-ST: valor sobre o qual incide o ICMS-ST, quando a operação envolve substituição tributária. Normalmente usado em setores como combustíveis, bebidas e autopeças.

  4. Valor do ICMS-ST: exibe o valor total do ICMS-ST calculado. Esse valor é recolhido pelo substituto tributário, ou seja, uma das partes na cadeia que paga o imposto pelos demais.

  5. Valor do IPI: mostra o valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), quando aplicável. Usado apenas em produtos industrializados e sujeitos à tributação do IPI. Calculado a partir da alíquota configurada no cadastro do produto ou parâmetros gerais.

  6. Valor dos produtos: soma de todos os valores unitários x quantidades dos produtos informados. Não inclui impostos, descontos, frete ou acréscimos. Serve como base para os cálculos seguintes.

  7. Desconto (R$): campo para informar um valor de desconto fixo a ser aplicado sobre o total da nota. Exemplo: “R$ 100,00 de desconto”.

  8. Desconto (%): permite aplicar um desconto percentual sobre o valor total dos produtos. Exemplo: “10% de desconto”.

  9. Valor do frete: informa o valor do frete cobrado ou pago na operação. Esse valor também compõe o total da nota.

  10. Valor despesas: usado para incluir outras despesas acessórias, como:

    • Taxas de serviço, embalagem, manuseio ou outros custos adicionais. Também influencia o valor total da nota.

  11. Valor do seguro: valor referente ao seguro das mercadorias transportadas (quando houver). Se houver transporte próprio ou terceirizado com seguro, esse valor deve ser informado.

  12. BC IBS/CBS: reflete a base de cálculo dos novos impostos da reforma tributária.

  13. Valor total IS: mostra o valor do Imposto Seletivo, aplicado em categorias específicas de produtos.

  14. Valor total da RT: indica a soma total dos tributos da Reforma Tributária que incidem sobre a sua operação.

  15. Valor total da nota: esse é o valor final da NF-e, o que será apresentado ao cliente. Soma todos os valores e impostos da nota.

  16. Botão de atualização: atualiza os cálculos da nota de forma automática, caso alguma informação tenha sido alterada manualmente.

Retenções

Campos usados em operações que envolvem retenção de tributos federais, como serviços prestados para empresas ou órgãos públicos.

  1. Valor PIS retido: valor retido referente ao Programa de Integração Social (PIS).

  2. Valor COFINS retido: valor retido da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

  3. Valor IRRF retido: valor retido de Imposto de Renda Retido na Fonte.

  4. Valor CSLL retido: valor retido da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

  5. Prev. social retido: valor da previdência social (INSS) retida, comum em contratos de prestação de serviços.

Totais do IBS

Resume os valores do novo imposto que incidem sobre a sua nota, divididos entre as partes do Estado e do Município.

  1. Valor total BC IS: é o valor base sobre o qual o imposto é calculado. Pense nele como o ponto de partida para chegar ao valor final do imposto.

  2. Diferimento Estadual: indica um valor que você não precisa pagar agora; o pagamento desse imposto estadual fica "adiado" para uma etapa futura.

  3. Devolução Estadual: é o valor de imposto estadual que está sendo devolvido ou estornado nesta operação (comum em devoluções de mercadoria).

  4. Total IBS Estadual: é o valor final do imposto que vai para o Estado, já considerando todos os descontos ou ajustes.

  5. Diferimento Municipal: igual ao estadual, mas para a prefeitura. É o valor do imposto municipal que teve o pagamento adiado.

  6. Devolução Municipal: é o valor do imposto da prefeitura que está sendo devolvido nesta nota.

  7. Total IBS Municipal: é o valor total que será destinado ao Município onde a operação ocorreu.

  8. Total IBS: o valor final da soma de tudo! É o total de imposto (Estado + Município) que incide sobre esta nota fiscal.

  9. Total crédito presumido: é um benefício fiscal. Representa um "desconto" ou crédito que o governo te dá para reduzir o valor que você teria que pagar de imposto.

  10. Total créd. presumido em condição suspensiva: é um crédito que você tem direito, mas que por algum motivo legal ou regra específica, ainda não pode ser usado e está "em espera".

Totais do CBS

Resume os valores do novo imposto que incidem sobre a sua nota, divididos entre as partes do Estado e do Município.

  1. Total do diferimento: é o valor do imposto que não precisa ser pago agora. Ele indica aquela parte da CBS que teve o pagamento adiado para uma etapa futura, conforme a lei permite para o seu tipo de negócio.

  2. Total devolução: se você está emitindo uma nota de devolução de mercadoria, este campo mostra o valor da CBS que está sendo "anulado" ou devolvido, garantindo que você não pague imposto sobre algo que retornou ao estoque.

  3. Total CBS: este é o valor final e efetivo da CBS que será aplicado na sua nota. É o resultado do cálculo do imposto sobre os seus produtos ou serviços após todas as considerações legais.

  4. Total do crédito presumido: representa um benefício fiscal. É um valor que o governo permite que você abata do imposto a pagar, funcionando como um incentivo para reduzir o seu custo tributário.

  5. Total créd. presumido em condição suspensiva: é um crédito que você tem direito, mas que por algum motivo legal ainda não pode ser usado imediatamente. Ele fica "reservado" até que a condição necessária para o uso seja cumprida.

Totais da Monofasia

Essa tela mostra o resumo do IBS (imposto estadual/municipal) e da CBS (imposto federal) para produtos que seguem a regra da Monofasia, ou seja, quando o imposto é cobrado uma única vez no início da cadeia.

  1. Total do IBS monofásico: é a soma de todo o imposto estadual e municipal (IBS) fixo que já foi calculado sobre os itens da sua nota.

  2. Total do IBS sujeito a retenção: mostra o valor do IBS que precisa ser retido (segurado) nesta operação específica, conforme a regra do produto.

  3. Total IBS retido anteriormente: indica o valor do IBS que já foi pago ou retido em etapas anteriores da venda desse produto, evitando que você pague o mesmo imposto duas vezes.

  4. Total da CBS monofásica: é o valor total do imposto federal (CBS) fixo acumulado dos produtos que você está vendendo agora.

  5. Total CBS sujeito a retenção: apresenta o valor da CBS que ficará retido nesta nota fiscal, garantindo que o acerto com o governo esteja correto.

  6. Total CBS retido anteriormente: informa quanto de imposto federal (CBS) já foi retido lá atrás, antes do produto chegar até você, servindo como um histórico do que já foi quitado.

Atenção

Os campos relacionados à reforma tributária, só aparecerão se os parâmetros estiverem habilitados. Para saber mais, acesse o artigo sobre a Reforma tributária.

7. Pagamento

Essa etapa define como o cliente vai pagar pela nota fiscal (à vista, a prazo, parcelado etc). As informações são usadas para gerar o título financeiro (contas a receber) e alimentar o XML da NF-e.

  1. Condição de pagamento: escolha uma regra já cadastrada para facilitar seu trabalho, como "À vista" ou "30/60/90 dias". Isso preenche os outros campos automaticamente para você ganhar tempo. Para saber como cadastrar, acesse nosso artigo sobre Condições de pagamento.

  2. Quantidade de parcelas: informe em quantas vezes o valor total será dividido. O sistema cuida do cálculo para que você não precise fazer contas por fora.

  3. Gerar parcelas: este botão azul aplica a divisão que você escolheu no campo anterior. Ao clicar, as datas e valores aparecem detalhados logo abaixo.

  4. Data: este é o dia programado para o vencimento de cada parcela. É com base nessa data que você terá o controle de quando o dinheiro entrará no seu caixa.

  5. Valor: define o preço exato de cada parcela. A soma de todos esses campos deve ser igual ao valor total da nota para que tudo feche certinho.

  6. Forma de pgto.: selecione como o cliente pagou, seja via Pix, Cartão, Boleto ou Dinheiro.

  7. Observações: use este espaço para anotações rápidas sobre esse pagamento específico, como um número de comprovante ou um detalhe que facilite sua identificação depois.

Dica

Você pode escolher entre a condição de pagamento ou definir manualmente a quantidade de parcelas (nunca os dois ao mesmo tempo).

8. Transporte

Aqui são informados os dados do transporte das mercadorias, obrigatórios em algumas operações fiscais.

  1. Peso bruto: peso total da mercadoria incluindo embalagem e volume (em kg). Usado na DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) e pode ser exigido pelo transportador.

  2. Peso líquido: peso real do produto, sem considerar embalagens.

  3. Volumes: quantidade total de volumes (caixas, fardos, pacotes, etc.) transportados.

  4. Espécie: identifica o tipo de volume transportado. Ex: caixa, fardo, pacote, palete, etc.

  5. Marca: campo opcional para informar a marca dos produtos ou volumes. Pode ajudar na identificação durante o transporte.

  6. Numeração: permite informar o número de identificação dos volumes (como etiqueta, lote ou nota anterior). 

  7. Modalidade de frete: define quem é o responsável pelo frete.

    • Por conta do emitente: o vendedor paga o frete.

    • Por conta do destinatário: o comprador paga.

    • Por conta de terceiros: uma transportadora é responsável.

    • Sem frete: quando não há transporte envolvido.

  8. Transportadora: campo para selecionar ou digitar o nome da transportadora responsável pela entrega. Se estiver cadastrada, o sistema preencherá automaticamente os demais dados (CNPJ, endereço, etc.).

  9. Placa do veículo: informa a placa do caminhão ou veículo que fará o transporte.

  10. UF do veículo: estado de registro da placa do veículo transportador (ex: PR, SP, SC).

  11. RNTC (ANTT): Registro Nacional de Transportadores de Carga (número fornecido pela ANTT). Campo obrigatório quando o transporte é feito por transportadora registrada.

9. Detalhes da nota fiscal

Essa tela é do módulo de emissão de nota fiscal (NF-e) e mostra a seção “Detalhes da nota fiscal”.
Abaixo está a explicação detalhada de cada campo que aparece na imagem:

  1. Informar data de emissão: no vhsys, você tem autonomia para ajustar isso no campo Informar data de emissão.

  • Se a opção estiver marcada: você define manualmente o dia e o horário da nota. Por padrão, a SEFAZ permite emitir notas com até 30 dias de atraso em relação à data de saída (embora esse prazo possa variar dependendo das regras do seu estado).

  • Se a opção estiver desmarcada: o sistema facilita o seu trabalho e preenche automaticamente com a data e hora exata do momento em que você está gerando o documento.

  1. Informar participantes comerciais: permite adicionar informações adicionais (CPF) sobre quem participa da transação (intermediadores, terceiros, marketplaces, etc.).

  2. Informar IE do substituto tributário: usado quando há substituição tributária, ou seja, quando outra empresa é responsável pelo recolhimento do ICMS.

  3. Data de saída: indica o dia em que a mercadoria sai do estabelecimento (ou o serviço é prestado). Pode incluir hora (campo ao lado). Fique atento ao prazo: A SEFAZ permite que você agende essa data para até 30 dias no futuro (contando a partir de hoje). Vale lembrar que essa é uma regra geral e alguns estados podem ter prazos menores, por isso é sempre bom dar uma conferida na regra da sua região.

  4. Ordem de compra: campo opcional para informar o número do pedido do cliente que deu origem à nota fiscal.

  5. Tipo de atendimento: define o tipo de operação, como:

    • “Não se aplica”,

    • “Presencial”,

    • “Teleatendimento”,

    • “Internet”,

    • “Entrega domiciliar”, etc.
      (Pode variar conforme o sistema ou layout da NF-e.)

  6. Destino da operação: indica onde a operação ocorre:

    • “Interna” → dentro do estado.

    • “Interestadual” → outro estado.

    • “Exterior” → fora do país.

    • “Automático (recomendado)” →   faz o sistema determinar o destino conforme o endereço do cliente.

  7. Indicador de intermediador/marketplace: mostra se a venda ocorreu via intermediário, como Mercado Livre, Magalu, Shopee, etc.

  8. CNPJ do intermediador da transação: caso haja intermediador, aqui entra o CNPJ da plataforma.

  9. Identificador cadastro intermediador: identificação ou código usado pelo marketplace para vincular a transação.

  10. Observações: texto que será impresso na nota fiscal. Exemplo: instruções de devolução, mensagens legais, prazos de garantia, etc.

  11. Observações internas: campo apenas para controle interno. Não aparece na NF impressa nem é enviada à SEFAZ.

  12. Mensagem: campo para inserir avisos automáticos que aparecem em todas as notas. Essas mensagens são editáveis e podem ser configuradas conforme a política da empresa. Para configurar, acesse o artigo Nota Fiscal Eletrônica: Mensagens Fixas.

Agora que você já preencheu a nota, basta clicar no botão “Salvar e emitir”.

Veja o passo a passo do preenchimento e da emissão de uma nota fiscal no vhsys e veja como é possível emitir uma nota fiscal em menos de 2 minutos!

Importante

Caso, ao tentar emitir ou transmitir a nota, o sistema apresente algum erro ou rejeição, o vhsys mostrará a causa do problema e orientações para corrigir conforme as regras da SEFAZ. Além disso, temos uma categoria exclusiva com os principais erros e rejeições para você consultar sempre que precisar.

10. Gerenciar suas Notas Fiscais

Agora que você já está com a sua nota fiscal emitida, vamos entender um pouco mais sobre o que você pode fazer com a lista.

Na tela inicial da nota fiscal temos as opções superiores que são:

  1. Importar: se você precisa trazer notas no arquivo TXT, ou XML.

  2. Excluir: permite remover notas selecionadas. Por questões de segurança e normas fiscais, notas que já foram emitidas (autorizadas pela SEFAZ) não podem ser excluídas. Nesses casos, o caminho correto para regularizar a situação é realizar o cancelamento ou a emissão de uma nota de devolução.

  3. Mais ações: oferece outras opções para gerenciar suas notas, otimizando seu tempo, como:

    • Alterar parâmetros: redireciona para a tela de parâmetros da nota fiscal para realizar alguma alteração.

    • Imprimir: te direciona para a tela de “Relatório de notas fiscais”.

    • Exportar: gera uma planilha em .CSV com algumas informações sobre as notas selecionadas.

    • Imprimir em massa: baixa a DANFE das notas selecionadas.

    • Inutilizar notas: você consegue inutilizar a numeração das notas fiscais selecionadas. Acesse o artigo sobre Inutilizar a numeração da Nota Fiscal para saber mais.

    • Carta de correção: direciona para a tela de carta de correção, para saber mais acesse o nosso artigo sobre carta de correção.

Logo ao lado temos o campo de “Pesquisar”, em que você utilizar para buscar as notas desejadas por Número, Razão social, etc. 

Já em “Busca avançada”, você pode realizar buscas de forma por filtros um pouco mais específicos, como, por exemplo, por notas canceladas.

Após o campo de situação, aparecem três ícones pequenos, geralmente com as seguintes funções:

  1. Contas Lançadas: mostra se o valor da Nota fiscal já foi registrado no “Contas a receber”.

  2. Estoque Lançado: indica se os produtos dessa nota já foram movimentados do estoque, ou seja, se as mercadorias já foram atualizadas.

  3. Nota fiscal emitida: quer dizer que a nota fiscal foi emitida com sucesso. Você poderá:

  • Chave de acesso: é um número grande que serve como o “RG” da nota fiscal. Ele identifica essa nota de forma única e pode ser usado para consultar no site da SEFAZ.

  • Protocolo: é o número que confirma que a nota foi autorizada pela SEFAZ. Ele mostra que o envio deu certo.

  • Usuário: mostra o nome da pessoa que fez a emissão da nota fiscal.

  • Visualizar a situação da NF-e: serve para abrir o site da SEFAZ e ver se a nota está realmente ativa, cancelada ou com algum problema.

  • Imprimir DANFE: permite imprimir o resumo da nota fiscal, que é o papel que vai junto com o produto na entrega.

  • Baixar XML: baixa o arquivo digital da nota fiscal. Se você precisar baixar vários arquivos XML para enviar para sua contabilidade, por exemplo, veja sobre a nossa extensão Backup NF-e.

  • Estornar contas: desfaz o lançamento financeiro feito com essa nota. É usado se a venda for cancelada e não precisar mais aparecer nas contas a receber.

  • Estornar estoque: devolve os produtos ao estoque, como se a venda não tivesse acontecido.

  • Carta de correção: serve para corrigir pequenos erros da nota fiscal sem precisar cancelá-la, como um erro de digitação. Acesse o nosso artigo para saber mais sobre a Carta de correção.

  • Comprovante de entrega: é usado para registrar que o cliente recebeu o produto.

  • Imprimir etiquetas: permite imprimir etiquetas com informações da de transporte ou dos produtos, que pode ser configurado na Extensão Etiquetas 1.0.

  • Cancelar nota: serve para anular a nota fiscal completamente, caso tenha sido emitida por engano. Por regra geral da SEFAZ, você tem até 24 horas após a autorização para realizar o cancelamento. Como alguns estados podem adotar prazos diferentes (mais longos ou mais curtos), recomendamos sempre validar a regra específica da sua região para não perder o período permitido.

  1. Ações: são as opções disponíveis para trabalhar com a nota, como: 

  • Abrir Opções: abre uma lista com mais coisas que podem ser feitas com a nota, como editar ou excluir. É um atalho para as opções do ícone de “NF”.

  • Copiar Nota: use essa opção para duplicar rapidamente uma NF-e já cadastrada. Assim, você não precisa preencher todas as informações do zero. O sistema cria uma nova ficha com os mesmos dados e você pode ajustar apenas o que for diferente.

  • Pré-visualizar NFe: mostra como o seu NF-e vai ficar ao ser emitido.

  • Visualizar Impostos: mostra a tela de “Depurador de Impostos” que indica o quanto foi cobrado de impostos na nota, como ICMS, PIS e COFINS.

  • Reenviar NF-e: você enviar um novo e-mail contendo o XML e o PDF da NF-e.

  • Estornar contas: cancela o registro da conta lançada, como se apagasse o valor que tinha a receber.

  • Estornar estoque: cancela o movimento do estoque, devolvendo o produto ou desfazendo a saída.

  • Etiquetas: permite ver ou imprimir etiquetas de transporte, ou de produto configuradas na Extensão Etiquetas 1.0.

  • Alterar status: você pode alterar a “Situação” da sua NF-e para “Em aberto”, “Atendido” e “Em Andamento”. Essa alteração é para o seu controle interno e serve para facilitar a sua gestão. Isso significa que mudar o status dentro do vhsys não altera a situação da nota junto à SEFAZ, para o governo, o que vale é se a nota foi autorizada, cancelada ou inutilizada.

Atenção

Os campos e ícones da tela podem mudar dependendo da situação da nota fiscal. Por exemplo, se a nota já foi emitida ou apenas gerada.

Se, nas suas configurações, você marcou para lançar as contas no pedido em vez de lançar na nota fiscal, por exemplo, essa opção pode não aparecer disponível para você.

Clique aqui para saber o que é Nota Fiscal eletrônica e para que serve?

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃