Acessibilidade

Web Accessibility plugin by DJ-Extensions.com
Skip to main content

Como inutilizar a numeração da Nota Fiscal

Artigo atualizado em: 05 maio 2026

Manter a sequência dos seus números de nota em dia é essencial para evitar problemas com o governo. Quando um número "pula" por erro de sistema ou queda de internet, você precisa avisar o fiscal que aquele número não será usado. Isso evita multas e mantém sua empresa 100% regular. Empresas que fazem a gestão correta da numeração reduzem em até 40% os riscos de fiscalização desnecessária. 

Neste artigo você vai aprender:

  1. O que é a inutilização de número?
  2. Passo a passo para inutilizar o número

1. O que é a inutilização de número?

Imagine que você tem um talão de notas numerado de 1 a 10. Se você rasgar a folha número 5, precisa explicar para o fiscal (a Sefaz) que aquela folha não virou uma venda e foi perdida. Inutilizar é exatamente esse aviso digital: você diz ao governo que aquele número específico não será utilizado para vender nada.

Quando eu devo fazer isso? 

Você deve usar essa função sempre que um número de nota não for emitido por:

  • erros no sistema;
  • falhas na conexão de internet;
  • problemas técnicos que interromperam o envio da nota.

Você só pode inutilizar números que não foram usados em notas autorizadas ou canceladas. Se a nota já existe, o processo é o cancelamento.

2. Passo a passo para inutilizar o número

Siga as etapas abaixo para regularizar sua numeração no vhsys:

  1. Acesse o menu “Vendas”;
  2. Clique na opção “Notas Fiscais (NFe)”;
  3. No canto superior da tela, clique no botão “Mais Ações” (ícone de engrenagem ou três pontos);
  4. Escolha a opção “Inutilizar Numeração”.

Preencha as informações solicitadas na janela que abrir: 

  1. Modelo: escolha o tipo de nota que você está ajustando, como a NF-e (nota de produto), NFC-e (nota de consumidor) ou CT-e (Conhecimento de transporte).

  2. Ano: digite os dois últimos dígitos do ano em que a numeração deveria ter sido utilizada. Por exemplo, se for para o ano de 2026, basta colocar 26.

  3. Série: informe o número da série da sua nota fiscal. Geralmente é o número 1, mas verifique na nota para garantir que está informando a série correta.

  4. Numeração inicial: coloque o primeiro número da sequência que você não utilizou e deseja inutilizar.

  5. Numeração final: define o limite da sequência que você deseja invalidar. Veja como preencher corretamente para evitar erros de validação:

  • Para apenas uma nota: repita o mesmo número que você colocou no campo inicial.

  • Para um intervalo de notas: digite o último número da sequência (ex: da nota 1 até a 10).

Antes de confirmar, verifique se todas as notas desse intervalo estão realmente "livres". Se houver qualquer nota no meio da sequência que já tenha sido Emitida ou Cancelada, a SEFAZ não permitirá a inutilização da faixa completa e retornará um erro. Nesses casos, o ideal é realizar o processo individualmente para os números que sobraram ou fazer um intervalo menor.

  1. Motivo: escreva uma explicação simples (mínimo de 15 caracteres) sobre por que esses números não foram usados. Não utilize acentos ou caracteres especiais (como @, #, &, á, ê, ç). O sistema da SEFAZ pode apresentar instabilidade ao ler esses comandos, e usar um texto simples garante que sua resolução seja rápida e sem falhas. 

Logo abaixo, você encontra o histórico completo das numerações que já foram resolvidas, garantindo que você tenha controle total sobre a sequência das suas notas.

Atenção

Para facilitar ainda mais a sua rotina, essas informações são incluídas automaticamente no seu arquivo de Backup de NF-e, assim, na hora de enviar os documentos para a contabilidade, você ganha tempo e segurança com um processo organizado e sem falhas.