Como gerenciar seus pedidos no vhsys

Você já sentiu que sua empresa cresce, mas a organização não acompanha o ritmo? Centralizar o gerenciamento de pedidos é o divisor de águas entre um negócio que apenas sobrevive e um que escala com lucro.

No vhsys, criar um pedido é muito mais do que registrar uma venda: é o ponto de partida para automatizar seu financeiro, baixar seu estoque e emitir notas fiscais sem redigitação. Esqueça a confusão com prazos ou transportadoras; aqui, você tem o controle total da jornada do seu cliente em uma tela simples e intuitiva.

Neste artigo você vai aprender:

1. Como manter a sequência dos seus pedidos no vhsys
2. Gerar um novo pedido
3. Entenda os detalhes do seu pedido
4. Produtos
5. Totais do pedido
6. Pagamento
7. Transporte
8. Detalhes do pedido
9. Gerenciando seus Pedidos

1. Como manter a sequência dos seus pedidos no vhsys

Migrou de sistema e quer manter sua organização em dia? No vhsys, você não precisa recomeçar a contagem dos seus pedidos do zero. É só ajustar a numeração para seguir exatamente de onde você parou no sistema antigo.

Confira como é simples configurar:

1. Acesse “Configurações” no seu vhsys.
2. Clique em “Parâmetros do sistema”.
3. Clique em “Vendas”.
4. Localizar a opção “Númerações”.
5. Alterar a numeração sequencial do Pedido.
6. Clique em “Salvar configurações”.

Seu negócio, suas regras. 

Sabemos que cada empresa tem um jeito único de se organizar. No vhsys, você não precisa se adaptar a termos prontos: crie seus próprios status e acompanhe suas vendas do jeito que você já está acostumado.

Aprenda a criar seus status personalizados

2. Gerar um novo pedido

Mantenha suas vendas organizadas desde o primeiro passo. 

Gerar um pedido no vhsys é o começo de uma gestão eficiente. Com poucos cliques, você centraliza as informações do cliente e dos produtos em um só lugar.

1. Acesse o menu “Vendas” seu sistema.
2. Selecione a opção de “Pedidos”.
3. Clique em “Novo pedido”.

Dica

Você também consegue acessar o atalho diretamente à tela de pedidos para preencher os dados do pedido clicando em “+Novo” e clicando em “Pedidos”.

3. Entenda os detalhes do seu pedido

Agora que você já acessou a tela para preencher os dados do seu pedido, vamos te mostrar como funciona cada parte do seu pedido.

1. Cliente: é aqui que você identifica para quem está vendendo. No exemplo, o cliente selecionado é a vhsys. Esse campo ajuda você a manter o histórico de vendas organizado por pessoa ou empresa. E também temos a opção de:

• Ver ocorrências: um atalho rápido que tem como foco oferecer uma visão rápida sobre a adimplência e o histórico recente de consumo.

• Ver cliente: um atalho rápido para você consultar o cadastro completo de quem está comprando, sem precisar sair da tela do pedido.

2. Vendedor: serve para registrar quem realizou a venda. Isso é essencial para você acompanhar o desempenho da sua equipe e calcular comissões de um jeito fácil.

3. Nº pedido: é o número de identificação exclusiva dessa venda, facilitando a busca e a organização interna. O símbolo de bloqueio ao lado indica que, neste momento, o número não pode ser alterado manualmente. Mas ao dar um duplo clique, você consegue realizar a edição.

4. Alerta de Contas em Atraso: o sistema avisa automaticamente se o cliente possui dívidas pendentes.

4. Produtos

Para que sua gestão de vendas seja rápida e sem complicações, a parte de Produtos reúne tudo o que você precisa para detalhar o que está sendo vendido. Confira como cada campo ajuda no seu dia a dia:

1. Lista de Preço: permite selecionar uma tabela de preços específica para este pedido, facilitando a aplicação de valores diferenciados para clientes ou ocasiões distintas. Acesse o nosso artigo, caso queira saber como cadastrar uma Lista de preço.

2. Produto / Código: é o espaço para identificar o item. Você pode digitar o nome ou o código do produto para que o sistema o localize rapidamente.

3. Qtde.: indica a quantidade de unidades desse item que estão sendo vendidas.

4. IPI %: campo para informar a alíquota do Imposto sobre Produtos Industrializados, garantindo que os impostos federais estejam corretos.

5. ICMS %: aqui você define o percentual do imposto sobre circulação de mercadorias, mantendo sua venda em dia com a legislação estadual.

6. Valor unit.: é o preço de cada unidade do produto individualmente.

7. Valor total: o sistema calcula automaticamente o resultado da quantidade multiplicada pelo valor unitário, poupando seu tempo.

8. Editar (Ícone de lápis): use este botão se precisar ajustar algum detalhe específico das configurações desse item no pedido.

9. Excluir (Ícone de lixeira): clique aqui para remover o produto da lista caso tenha sido adicionado por engano.

10. + adicionar outro produto: um atalho simples para você incluir mais itens na mesma venda de forma ágil.

5. Totais do pedido

Para que sua gestão financeira seja transparente e sem erros, a parte de Totais do pedido faz todo o trabalho pesado de cálculo para você. Veja como cada campo reflete o valor final da sua venda:

1. Valor dos produtos: soma apenas o valor de todos os itens adicionados, sem considerar taxas extras ou descontos.

2. Valor do IPI: mostra o total acumulado do Imposto sobre Produtos Industrializados que incide sobre os itens da sua venda.

3. Valor do frete: campo para você incluir o custo de envio. Esse valor é somado ao total para que você seja reembolsado corretamente pelo transporte.

4. Valor do desconto: aqui você tem flexibilidade. Pode aplicar um desconto em Reais (R$) ou em Porcentagem (%), e o sistema subtrai o valor automaticamente.

5. Peso Bruto - Líquido: essencial para quem trabalha com logística. Ajuda a controlar o peso total da mercadoria com e sem embalagem para o cálculo de transporte.

6. Valor total do pedido: é o resultado final e real da sua venda. Ele soma os produtos, impostos e frete, e subtrai os descontos aplicados.

7. Recalcular (Ícone azul): caso você faça alterações manuais, esse botão atualiza todos os valores instantaneamente para garantir que nada passe despercebido.

6. Pagamento

A parte de Pagamento é onde você define como e quando vai receber pelo seu trabalho. Tudo pensado para que o combinado com o cliente seja cumprido à risca:

1. Receber com a Conta Integrada: ao selecionar esta opção, você utiliza o sistema de pagamentos para facilitar a conciliação bancária e automatizar baixas, tornando seu processo financeiro muito mais moderno e seguro. Para saber mais, acesse nosso artigo sobre a Conta PJ Stone.

2. Condição de pagamento: aqui você escolhe o prazo acordado com o cliente (como o "30/60", por exemplo). É uma forma mais simples de garantir que o sistema saiba exatamente quando cada parcela deve cair no seu caixa. Para saber como cadastrar as suas condições de pagamento, acesse o artigo sobre as Condições de pagamento.

3. Quantidade de parcelas: se preferir não usar uma condição pré-definida, você pode digitar manualmente em quantas vezes a venda será dividida.

4. Gerar parcelas (Ícone azul): após definir a condição ou o número de parcelas, clique neste botão para que o sistema calcule e apresente as datas de vencimento automaticamente, garantindo total transparência no seu planejamento.

5. Data: indica o dia exato em que o pagamento de cada parcela deve ser realizado.

6. Valor: mostra a quantia exata a ser paga em cada uma das parcelas geradas.

7. Forma de pgto.: permite definir como cada parcela será paga (ex: Cartão de Débito ou Crédito) para um fluxo de caixa impecável.

8. Observações: espaço para anotações específicas sobre cada parcela, garantindo que nenhum detalhe seja esquecido.

Dica

Se você trabalha com Link de pagamento, acesse o nosso artigo sobre a Pagar.me e saiba como configurar.

7. Transporte

Organize a entrega dos seus produtos com clareza.

1. Modalidade de frete: escolha quem será o responsável pelo transporte. Você pode selecionar entre Remetente, Destinatário ou indicar que a venda será feita Sem Frete.

2. Transportadora: espaço para registrar qual empresa realizará a entrega, mantendo o controle logístico em suas mãos. Caso queira saber mais, acesse o artigo sobre Cadastro de Transportadoras.

8. Detalhes do pedido

Organize a entrega e documente informações importantes para sua equipe e para o cliente.

1. Data do pedido: indica a data em que a venda está sendo registrada.

2. Prazo de Entrega: campo para definir a expectativa de chegada do produto ao cliente.

3. Referência: campo livre para identificação interna ou externa do pedido.

4. Observações: informações que serão impressas e visíveis na nota para o cliente.

5. Observações internas: anotações exclusivas para sua equipe, que não aparecem no documento do cliente.

6. Mensagens padrões: botão para carregar textos prontos, poupando seu tempo na digitação.

7. Contrato/Anexos: espaço para selecionar e anexar arquivos importantes à venda, como contratos ou fotos (máximo 2MB).

9. Gerenciando seus Pedidos

Visualize e tome ações rápidas sobre todas as suas vendas em uma única tela.

1. Imprimir: te leva para a tela de Relatório de pedidos, em que você pode gerar a versão impressa dos pedidos.

2. Excluir: para manter sua casa organizada. Remova pedidos que foram criados por erro ou que não fazem mais sentido para o seu histórico.

3. Mais ações: um menu inteligente com opções extras para agilizar seu dia, permitindo exportar ou agrupar os seus pedidos.

4. Pesquisar: não perca tempo procurando. Digite o nome do cliente ou o número do pedido para encontrar o que precisa em segundos.

5. Busca avançada: precisa de um filtro mais específico (como pedidos de um período exato)? Aqui você refina sua busca para encontrar informações detalhadas.

6. Seleção (Checklist): Ao marcar este quadradinho, você seleciona um ou vários pedidos de uma vez para aplicar ações em lote (como imprimir ou excluir).

7. Nº: a identidade da sua venda. É o número exclusivo que ajuda você e seu cliente a identificarem aquele pedido específico.

8. Data: quando a negociação aconteceu. Essencial para o seu controle de fluxo e histórico de vendas.

9. Cliente: quem está comprando de você. Ter o nome aqui ajuda a humanizar o atendimento e saber exatamente para quem você está vendendo.

10. Valor total: é o valor do pedido.

11. Situação: indica se ele está em aberto, atendido ou cancelado, para você não perder nenhum prazo.

12. Botão de Ações (Seta): atalhos rápidos para aquele pedido específico. Sem sair da tela, você consegue visualizar, editar ou dar o próximo passo na venda.

• Emitir nota fiscal: transforma seu pedido em uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

• Emitir NFC-e: ideal para vendas rápidas direto ao consumidor final (como em um balcão), emitindo a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e).

• Ordem de compra: cria uma ordem de compra, documento para formalizar o pedido com seu fornecedor, mantendo o controle do que você comprou.

• Copiar pedido: ganhe tempo duplicando uma venda que já aconteceu. Ótimo para clientes que compram sempre os mesmos itens.

• Lançar contas: registra automaticamente o valor dessa venda no seu financeiro, para você saber exatamente quanto tem para receber.

• Lançar estoque: atualiza a quantidade de produtos na sua prateleira, evitando que você venda algo que não tem ou esqueça de repor.

• Imprimir pedido: gera uma via física ou em PDF com todos os detalhes da venda para conferência ou entrega.

• Imprimir produção: cria um comprovante específico para quem vai preparar o produto (como a cozinha ou a fábrica), focando apenas no que precisa ser feito.

• Imprimir recibo: gera um comprovante simples de que o pagamento foi realizado, para entregar ao seu cliente.

• Enviar por e-mail: envia o documento direto para a caixa de entrada do seu cliente, de forma profissional.

• Enviar pelo WhatsApp: aumenta a proximidade com o cliente enviando o link ou documento direto para o celular dele.

• Etiquetas: gera etiquetas prontas para você colar na embalagem ou no produto, agilizando o envio e a identificação.

• Alterar status: permite que você mude a etapa em que o pedido está (ex: de "Pendente" para "Finalizado"), mantendo sua gestão sempre organizada.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃