Como criar e gerenciar status personalizados

No vhsys, você pode criar e personalizar os status de Pedidos, Orçamentos e Ordens de Serviço para que eles reflitam exatamente o seu processo. Assim, você ganha mais organização, controle, clareza e produtividade no dia a dia.

Aqui, você vai saber exatamente como configurar tudo isso.

Neste artigo você vai aprender:

1. O que são status personalizados
2. Situações parciais
3. Situações com status únicos
4. Como configurar status em Pedidos
5. Como configurar status em Orçamentos
6. Como configurar status em Ordem de Serviço
7. Relatórios

1. O que são status personalizados

Os status personalizados permitem que você adapte o sistema à sua rotina.

Você pode criar nomes próprios para cada etapa do seu processo que ajudam você a:

• Acompanhar cada etapa com mais clareza
• Evitar controles fora do sistema
• Ter uma visão real do que está acontecendo
• Ganhar tempo e organização

2. Situações parciais

As situações parciais representam as etapas intermediárias do seu processo.

Elas ajudam a acompanhar o andamento de pedidos, orçamentos ou ordens de serviço antes da finalização.

No sistema, essas situações são por padrão:

• Em aberto
• Em andamento

Assim, com o recurso de status personalizado, você conta com status flexíveis, que podem ser ajustados conforme a realidade do seu negócio.

Exemplos práticos:

• Pedido em análise
• Aguardando pagamento
• Em separação
• Orçamento em negociação
• OS em execução

Nas situações parciais, você tem total flexibilidade para adaptar o sistema à sua rotina. É possível criar quantas situações forem necessárias, editar o nome sempre que precisar, mudar a ordem para seguir o fluxo real do seu processo e excluir aquelas etapas que não fazem mais sentido no dia a dia do seu negócio.

3. Situações com status únicos

As situações com status únicos representam a finalização do processo. Elas indicam quando um pedido, orçamento ou ordem de serviço foi concluído com sucesso, ou encerrado por cancelamento, deixando claro que não há mais etapas a serem executadas.

• Atendido (finalizado com sucesso).
• Cancelado (finalizado sem conclusão).

Atenção
Você só pode ter um status personalizado para Atendido e um para Cancelado por módulo. Lembrando que:

• Não é possível excluir.
• Não é possível mudar a ordem.
• Eles sempre existem, porque são estados finais do sistema.

4. Como configurar status em Pedidos

Para configurar os status dos seus pedidos:

1. Acesse o menu “Configurações” no seu vhsys.

2. Clique em “Parâmetros do sistema”.

3. Vá até “Vendas”.

4. Localize a opção “Gerenciamento de status”.

5. Clique em “Pedidos”.

6. Definas os “Situações parciais”: 

1. Nome da situação personalizada: aqui você define o nome do status, do jeito que fizer mais sentido para a sua rotina. Esse nome é o que você e sua equipe vão enxergar no dia a dia, então vale usar algo claro e direto, que explique exatamente o que está acontecendo com o pedido.

2. Tipo da situação: esse campo define o comportamento do status no sistema. 

3. Indicador de cor: a cor funciona como um alerta visual rápido.

4. Ordenação (setas para cima e para baixo): organize os status na mesma ordem lógica do seu processo real, do início até as etapas mais avançadas.

5. Excluir status: permite remover um status que não faz mais sentido para o seu processo.

7. Defina as “Situações com status únicos”:

1. Atendido: indica que o pedido foi concluído com sucesso.

2. Cancelado: indica que o pedido não será realizado ou foi interrompido.

Após configurar seus status personalizados, clique em “Salvar configurações”.

Para verificar os status dos novos pedidos, acesse:

1. Clique em “Vendas”.

2. Selecione “Pedidos”.

3. Passe o mouse sobre a bolinha da “Situação”.

4. Clique na bolinha para alterar a situação do pedido.

5. Como configurar status em Orçamentos

Para configurar os status dos seus Orçamentos:

1. Acesse o menu “Configurações” no seu vhsys.

2. Clique em “Parâmetros do sistema”.

3. Vá até “Vendas”.

4. Localize a opção “Gerenciamento de status”.

5. Clique em “Orçamentos”.

6. Definas os “Situações parciais”: 

• Nome da situação personalizada: defina um nome claro e direto, que faça sentido para sua rotina. É esse nome que você e sua equipe veem no dia a dia, então ele precisa explicar rapidamente o que está acontecendo com o orçamento.

• Tipo da situação: define como o status se comporta no sistema e em qual fase do processo ele se encaixa.

• Indicador de cor: funciona como um alerta visual rápido, facilitando a leitura e a priorização dos orçamentos.

• Ordenação (setas para cima e para baixo): organize os status na ordem real do seu processo, do início até as etapas mais avançadas.

• Excluir status: permite remover um status que não faz mais sentido para a sua operação.

7. Defina as “Situações com status únicos”:

• Atendido: indica que o orçamento foi concluído com sucesso.

• Cancelado: indica que o orçamento não será realizado ou foi interrompido.

Após configurar seus status personalizados, clique em “Salvar configurações”.

Para verificar os status dos novos Orçamentos, acesse:

1. Clique em “Vendas”.

2. Selecione “Orçamentos”.

3. Passe o mouse sobre a bolinha da “Situação”.

4. Clique na bolinha para alterar a situação do orçamento.

6. Como configurar status em Ordem de Serviço

Para configurar os status das suas Ordens de Serviço:

1. Acesse o menu “Configurações” no seu vhsys.

2. Clique em “Parâmetros do sistema”.

3. Vá até “Serviço”.

4. Selecione “Ordem de Serviço”.

5. Localize a opção “Gerenciamento de status”.

6. Definas os “Situações parciais”: 

• Nome da situação personalizada: defina o nome do status da forma mais clara possível. Esse é o texto que você e sua equipe vão ver no dia a dia, então vale usar termos simples e diretos, como “Aguardando peça” ou “Em execução”.

• Tipo da situação: aqui você define como esse status se comporta no sistema, ou seja, qual é o papel dele dentro do fluxo da Ordem de Serviço.

• Indicador de cor: a cor funciona como um alerta visual rápido, ajudando a identificar a situação da OS sem precisar abrir o registro.

• Ordenação (setas para cima e para baixo): organize os status na mesma sequência do seu processo real, do início até as etapas finais. Isso deixa a leitura muito mais intuitiva.

• Excluir status: caso algum status não faça mais sentido, você pode removê-lo e manter apenas o que realmente é usado na sua operação.

7. Defina as “Situações com status únicos”:

• Atendido: mostra que a Ordem de Serviço foi concluída com sucesso.

• Cancelado: indica que o serviço não será realizado ou foi interrompido.

Depois de ajustar tudo conforme a sua rotina, é só clicar em “Salvar configurações”.

Para verificar os status das novas Ordens de serviço, acesse:

1. Clique em “Serviço”.

2. Selecione “Ordem de serviço”.

3. Passe o mouse sobre a bolinha da “Situação”.

4. Clique na bolinha para alterar a situação da ordem de serviço.

Pronto. O andamento fica claro para toda a equipe.

7. Relatórios

Você pode usar os status personalizados como filtro nos relatórios, ajudando a analisar gargalos, vendas perdidas e processos concluídos.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃