Como Configurar os Parâmetros de Compras

Quando a entrada de mercadorias não está configurada do jeito certo, fica difícil manter o estoque organizado e evitar diferenças nas contas. No vhsys, você ajusta esses parâmetros de forma rápida e sem complicação.

Neste artigo você vai aprender:

1. Parâmetros do sistema
2. Compras
3. Gerais
4. Cadastros Adicionais
5. Numerações
6. Importação Automática

1. Parâmetros do sistema

Antes de começar, precisamos configurar as opções da sua entrada de mercadoria. Para isso:

1. Acesse o vhsys.
2. Clique em “Configurações”.
3. Selecione “Parâmetros do sistema”.
4. No menu lateral, selecione a opção “Compras”.

2. Compras

No campo Lançar as contas, você define o "gatilho" para que o sistema envie as informações de pagamento direto para o seu módulo financeiro. Isso evita esquecimentos e automatiza o controle de contas a pagar.
Você pode escolher entre três opções de fluxo:

Ao clicar no campo, abre-se uma lista com três opções:

• Ambos: o sistema lança automaticamente as contas tanto pela Entrada de Mercadoria quanto pela Ordem de Compra.
• Entrada de Mercadoria: as contas são geradas somente quando você dá entrada nos produtos recebidos.
• Ordem de Compra: as contas são criadas no momento da emissão da ordem.

3. Gerais

Aqui você define como o sistema deve calcular o valor dos seus produtos para que sua margem de lucro não saia do controle.

Atualizar custo produto

Define se o preço de custo do item no seu catálogo deve mudar com base nas novas compras.

• Sim: Sempre que uma nova entrada for lançada, o custo do produto é atualizado automaticamente com base no valor exato da última entrada de mercadoria realizada.
• Não: O custo atual do item permanece fixo no cadastro, mesmo que o fornecedor tenha cobrado um valor diferente na última entrada realizada.

Considerar despesas e tributações no custo de produtos

• Habilitado: O sistema vai além do preço de nota do produto. Ele soma o frete, taxas extras e impostos diretamente ao cálculo do custo final. Isso dá a você uma visão muito mais fiel sobre o quanto custa, de verdade, colocar aquele produto na sua prateleira.

4. Cadastros Adicionais

Nesta seção, você gerencia o comportamento do sistema quando um arquivo XML de compra é importado. Excelente para casos em que o fornecedor muda o código interno do item.

• Habilitar alteração do valor unitário de venda: Ao importar a XML, se utilizado a opção Substituir para vincular outro produto a entrada de mercadoria, o campo Valor unitário de venda (R$) será liberado para edição.
• Habilitar soma de imposto no valor unitário de venda na Importação XML: Ao ativar este parâmetro, o valor dos impostos calculado no XML é somado automaticamente ao valor unitário de venda do produto. Isso protege sua margem de lucro contra surpresas fiscais.

Dica

Ao importar o XML de suas entradas de mercadorias, para as ações acima funcionarem, de forma correta, lembre-se sempre de utilizar a opção Importar XML Beta.

5. Numerações

Para manter a casa organizada, no bloco Numerações você digita qual será o número inicial que o sistema usará nas próximas ordens de compra e entradas de mercadoria.

Quando usar? É ideal se você está migrando de outro sistema e quer continuar a contagem exata de onde parou, sem perder o histórico do seu negócio.

6. Importação Automática

Na seção “Importação Automática”, você configura como o sistema vai buscar e importar as notas fiscais de entrada automaticamente.

Quando ativada, o sistema monitora as notas emitidas para o seu CNPJ e traz as informações para o vhsys sem necessidade de ação manual.

A seguir, aparece o bloco “Parâmetros da Importação”, que permite definir quais dados da nota você quer que o sistema cadastre automaticamente. Na imagem, todas as opções estão selecionadas:

• Cadastrar fornecedores: cria o fornecedor no sistema, caso ainda não exista.
• Cadastrar produtos: cadastra produtos novos usando automaticamente os dados da nota.
• Cadastrar transportadoras: inclui a transportadora quando ela estiver informada no XML.

Logo abaixo, está a seção “Importar dados das notas”, onde você decide quando a nota será importada:

• Importar automaticamente as notas encontradas (selecionado): o sistema traz a nota completa assim que ela é localizada, sem necessidade de conferências extras.
• Importar após manifestar a nota: a importação só acontece depois que você faz a manifestação da nota no próprio módulo de importação.

Se quiser saber mais sobre, acesse nosso artigo Importação Automática - Entrada de mercadoria.

Após preencher as informações, clique em “Salvar configurações”.

Agora você já pode realizar as suas entradas de mercadorias!