Importação Automática - Entrada de mercadoria

A Importação Automática do vhsys facilita o controle de mercadorias recebidas, automatizando a busca e importação de notas fiscais. 

Isso economiza tempo, reduz erros e centraliza informações, garantindo eficiência e segurança no processo de entrada de produtos.

Neste artigo você vai aprender:

1. Primeiros passos

2. Parâmetros da importação

3. Importação de dados

4. Gerenciamento das notas

5. Manifestação das notas

6. Desativar a funcionalidade

1. Primeiros passos

Para ativar a importação automática, será necessário acessar: 

Compras > Entrada de mercadoria > Importar > Importar automaticamente.

2. Parâmetros da importação

Após clicar em “Importar automaticamente”, aparecer um alerta sobre a ativação da funcionalidade:

Atenção:

As buscas na SEFAZ são realizadas de hora em hora. Ao atingir o limite de consultas, essa funcionalidade será temporariamente bloqueada.

Ao clicar em “Ativar”, uma nova tela será exibida para que você possa configurar os parâmetros da importação.

Você pode definir se deseja que seja cadastrado automaticamente:

• Cadastrar Fornecedores

• Cadastrar Produtos

• Lançar estoque

• Cadastrar Transportadoras

Importante:

A opção “Lançar estoque” só poderá ser ativada se a opção “Cadastrar produtos” também estiver habilitada.

Se precisar fazer alterações posteriormente, acesse: Configurações > Parâmetros do sistema.

3. Importação de dados

Depois de definir as opções, será necessário configurar as informações relacionadas às manifestações das notas.

Teremos a opção de:

Importar automaticamente as notas encontradas:

Nessa opção, todas as notas disponíveis serão importadas, incluindo os cadastros já configurados. Caso alguma nota não seja do seu CNPJ, você poderá realizar a manifestação posteriormente. No entanto, se a manifestação for feita depois, você será notificado, e os dados importados dessa nota serão apagados.

Importar apenas após a manifestação das notas:

Nessa opção, o sistema exibirá uma lista com todas as notas encontradas. Você poderá indicar quais notas pertencem ao seu CNPJ. Somente após a manifestação, o sistema concluirá o cadastro dessas notas.

Atenção:

O Manifesto do Destinatário é uma obrigação que comunica à SEFAZ que o destinatário de uma Nota Fiscal (NFe) está ciente do documento emitido. Com isso, ele confirma sua participação na transação comercial descrita, garantindo maior segurança fiscal para a empresa.

Após clicar em “Concluir”, o sistema começará a buscar as notas automaticamente a cada hora. As buscas serão realizadas entre 6h da manhã e 8h da noite.

4. Gerenciamento das notas

Toda nota importada será marcada com um ícone de importação na lista de entrada de mercadoria, facilitando a identificação das notas que foram importadas:

No botão “Ações”, a lista de itens será ajustada com base nas opções selecionadas nos parâmetros. Por exemplo, se você marcou a opção de cadastro de fornecedores, essa ação não será exibida na lista.

5. Manifestação das notas

Para manifestar uma nota é bem simples:

Entre as opções disponíveis, temos:

1. Ciência da emissão: Indica que o destinatário tomou conhecimento da emissão da NF-e contra seu CNPJ. Isso não significa que ele concorda com a operação comercial, apenas com a existência da nota.

2. Confirmação da operação: Esse evento é registrado quando se confirma que a mercadoria referente à nota foi realmente recebida. É possível confirmar, mesmo que o produto não tenha chegado, mas é importante observar que, após a confirmação, a NF-e não poderá mais ser cancelada.

3. Operação não realizada: Se você reconhece a operação descrita na NF-e, mas não recebeu a mercadoria acordada, deve registrar o evento "operação não realizada". Isso também é válido para situações em que ocorreu um sinistro durante o transporte ou se o produto entregue for o errado.

4. Desconhecimento da operação: Quando o destinatário declara que não solicitou a operação descrita na NF-e. Esse evento é registrado quando a inscrição estadual e o CNPJ do destinatário foram usados indevidamente pelo emitente da nota fiscal.

Importante:

Você terá até 90 dias para manifestar as notas, conforme o prazo definido pela SEFAZ. Após esse período, a SEFAZ entende que a nota pertence ao seu CNPJ.

Outro ponto importante é que, nos casos em que o cliente manifeste contra a nota e já tenha importado algo, a importação será desfeita, anulando qualquer item previamente importado, conforme as parametrizações anteriores.

Se precisar ajustar as opções, basta acessar: Parâmetros do sistema > Compras > Importação automática.

6. Desativar a funcionalidade

Caso queira desabilitar a função de importação automática de notas, acesse: 

Parâmetros do sistema > Compras > Importação automática e desmarque a opção.

Ao desativar a função, o menu “Importar notas automaticamente” desaparecerá, e você precisará realizar a importação manualmente.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃