Central de Ajuda - vhsys - Ordem de Compra

O controle de compras serve para você gerenciar a compra de mercadorias e materiais para o seu negócio.

A partir dele é possível manter o estoque em dia, criar relacionamentos com fornecedores e evitar prejuízos.

O vhsys é um sistema de gestão empresarial que serve não só para controle de compras, mas para administrar todas as outras áreas do seu negócio.

Vamos te explicar tudo!

1. Criando uma ordem de compra

Para cadastrar ou gerenciar uma Ordem de Compra, acesse o menu: Compras ⇢ Ordem de Compra.

Em seguida, clique no botão "Nova ordem de compra".

Dados da ordem

1. Fornecedor: Se o fornecedor tem cadastro, basta iniciar a digitação do nome do fornecedor que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Caso seu fornecedor não tenha cadastro, logo após iniciar a digitação, aparecerá a opção Cadastrar fornecedor. Utilize-a para fazer o cadastro dentro da Ordem de Compra.

Ao clicar no ícone "Ver ocorrências ()", ao lado do campo "Fornecedor" na primeira imagem, é possível visualizar o histórico do fornecedor:

Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo, data, valor e visualizar DANFE.
Últimas Ordens de Serviço: Mostra as últimas ordens de serviço para o cliente, incluindo, data, valor e visualizar OS.
Produtos Mais Vendidos: Mostra os produtos que o cliente mais compra, facilitando para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.
Contas a Pagar em Atraso: Mostra as contas a Pagar ao fornecedor selecionado.
Contas a Receber em Atraso: Mostra as contas a Receber ao fornecedor selecionado.
Registro de Ocorrências: Recurso disponível no Cadastro de Clientes e Fornecedores, que possibilita registrar negociações ou informações pertinentes ao cliente.

2. Nome do Vendedor: Insira o nome do vendedor que realizou a ordem de compra.

3. Número da ordem: Verifique/Altere o número da ordem.

Produtos

4. Produto: Inicie a digitação do nome do produto que o sistema fará a busca no Cadastro de Produtos/Serviços. Caso ainda não tenha o produto cadastrado, clique em Adicionar produto.

Será apresentada a tela para o cadastro do produto:

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado. Após preencher as informações, clique no botão Salvar.

Preencha os demais campos:

5. Qtde: Quantidade de itens que deseja.

6. IPI e ICMS: Após a seleção do produto o sistema puxará os valores cadastrados nas alíquotas de IPI e ICMS.

7. Valor Unitário: Valor de cada item da Ordem de Compra.

8. Valor Total: É calculado automaticamente pelo sistema.

Obs.: Os campos de IPI, ICMS e Valor Unitário podem ser configurados diretamente no Cadastro de Produtos/Serviços. E serão carregados automaticamente logo após a seleção do produto.

Totais da Ordem

9. Total dos produtos: Item calculado automaticamente quando os produtos são adicionados.

10. Valor do IPI: Calculado automaticamente caso os produtos tenha incidência de impostos.

11. Frete: Campo utilizado para informar o valor do frete.

12. Desconto: É possível aplicar descontos em porcentagem, simplificando o arredondamentos de valores ou negociações financeiras.

13. Peso Total em Kg: Peso total dos produtos.

14. Total da ordem: Valor calculado automaticamente dos produtos da ordem.

Pagamento

15. Condição de pagamento: Você pode selecionar uma condição de pagamento já criada. Para saber mais, acesse o artigo Condições de Pagamento.

16. Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento. Insira o valor e clique no botão Gerar ( ).

17. Data: Data de vencimento das parcelas.

18. Valor: Valor da Parcela.

19. Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.

20. Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

Dica: O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Transporte

21. Modalidade de frete: Selecione se a modalidade é: Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

22. Transportadora: Basta começar a digitar que o nome da transportadora aparecerá para você selecionar.

Caso não esteja cadastrado, você poderá fazer o preenchimento dos dados clicando na opção: "Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?"

Detalhes da ordem

23. Data da Ordem: Data em que a Ordem foi realizada.

24. Prazo de Entrega: Digite o prazo informado pelo fornecedor e controle corretamente as entregas.

25. Observações: Detalhes adicionais da ordem.

26. Observações Internas: Utilizado para controles internos da empresa e observações de negociações.

27. Contrato/Anexos: Insira anexos no tamanho máximo de 2mb.

Após preencher todas as informações desejadas, clique em Salvar.

2. Gerenciando suas Ordens de Compra

Veja como é fácil fazer a gestão de suas "Ordens de Compra".

1. Imprimir: Imprime uma listagem com as ordens de compra.

2. Agrupar: Selecione as ordens e clique em agrupar.

3. Excluir: Selecione as ordens que deseja excluir.

4. Busca: A pesquisa é realizada através dos seguintes campos: nome, fornecedor e número da ordem.

5. Busca avançada: Você pode fazer uma busca mais detalhada preenchendo os campos: Situação, Data da ordem e Valor total. Após digitar os dados, clique no botão Pesquisar ().