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Ordem de Compra

Artigo atualizado em: 18 março 2025

O controle de compras ajuda você a gerenciar as aquisições de mercadorias e materiais para o seu negócio. Com ele, você mantém o estoque sempre em dia, fortalece o relacionamento com fornecedores e evita prejuízos.

O vhsys é muito mais do que um sistema de controle de compras – ele é uma solução completa para administrar todas as áreas do seu negócio.

Quer saber como? A gente te explica! 🙂

Neste artigo você vai aprender:

  1. Acessar Ordem de compra

  2. Dados da ordem de compra

  3. Produtos

  4. Totais da ordem de compra

  5. Pagamento

  6. Transporte

  7. Detalhes da ordem

  8. Gerenciando suas Ordens de Compra

1. Acessar Ordem de compra

Para acessar a Ordem de compra ou criar uma nova, siga o caminho: Compras > Ordem de Compra > Adicionar > Nova Ordem de Compra.

2. Dados da ordem de compra

Na tela de Dados da ordem de compra, teremos as seguintes informações:

  1. Número da ordem:  Indica o número da ordem gerada. Caso necessário, esse número pode ser alterado.

  2. Solicitante: Inclua e vincule o solicitante da requisição. Esse campo é opcional e permitirá consultar o cadastro de vendedores e técnicos.

  3. Fornecedor: Se o fornecedor já estiver cadastrado, basta começar a digitar o nome que o sistema buscará automaticamente no Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Se o fornecedor ainda não estiver cadastrado, ao iniciar a digitação, será exibida a opção Cadastrar fornecedor. Clique nessa opção para realizar o cadastro diretamente na Ordem de Compra.

Após inserir o fornecedor, será exibida a opção Ver ocorrências (Ícone ver ocorrencias) acima do nome. Essa função permite consultar o histórico do fornecedor.

  1. Vendedor:  Informe o nome do vendedor responsável pela ordem de compra. Esse campo é opcional e permitirá consultar o cadastro de vendedores.

3. Produtos

Na parte de Produtos, insira os itens que deseja solicitar na ordem de compra.

  1. Produto/Código: Digite o nome ou o código do produto, e o sistema buscará automaticamente no Cadastro de Produtos. Se o produto ainda não tiver sido cadastrado, ao incluir o nome ou código, a tela para preencher as informações do produto será exibida.

  2. Qtde. (Quantidade): Indica a quantidade total de itens que deseja comprar do mesmo produto.

  3. IPI%: Indica a porcentagem cadastrada previamente na alíquota de IPI. Se ainda não estiver cadastrada, basta clicar no campo e fazer a alteração.

  4. ICMS%: Indica a porcentagem cadastrada previamente na alíquota de ICMS. Se ainda não estiver cadastrada, basta clicar no campo e fazer a alteração.

  5. Valor unit.: Mostra o valor unitário de cada item.

  6. Valor total: Mostra o valor total por produto calculado automaticamente pelo sistema.

  7. Editar produto: Mostra uma nova tela com “Informações do produto”, onde você pode adicionar observações sobre o produto e marcar a opção para incluir essas observações na impressão.

  8. Excluir produto:  Excluí o produto desejado.

  9. Adicionar outro produto:  Adiciona uma nova linha, abrindo novos campos para que você insira as informações do produto.

4. Totais da ordem de compra

Na tela de “Totais da ordem”, aparecerá todas as informações:

  1. Total dos produtos: Mostra o valor calculado automaticamente quando os produtos são adicionados.

  2. Valor do IPI: Mostra o valor calculado automaticamente, caso os produtos tenham incidência de impostos.

  3. Frete: Preencha, caso necessário, o valor do frete.

  4. Valor do desconto (R$): Informe o desconto em reais, facilitando o arredondamento de valores ou negociações financeiras.

  5. Valor do desconto (%): Informe o desconto em porcentagem, simplificando o arredondamento de valores ou negociações financeiras.

  6. Peso Total em Kg: Mostra o peso total dos produtos.

  7. Total da ordem: Mostra valor calculado automaticamente com base nos produtos da ordem.

5. Pagamento

Na seção “Pagamento”, você encontrará a opção Condições de Pagamento, onde é possível selecionar as formas de pagamento previamente cadastradas e preencher automaticamente as informações de pagamento.

Na opção Quantidade de Parcelas, ao informar o número desejado e clicar em Gerar, serão exibidos campos, como:

  1. Data: Data de vencimento de cada parcela.

  2. Valor: Valor de cada parcela.

  3. Forma de Pagamento: Dinheiro, cartão, boleto, entre outros.

  4. Observações: Detalhes adicionais sobre a parcela.

O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

6. Transporte

Na seção “Transporte”, você encontrará a opção de selecionar a Modalidade de Frete e também a Transportadora desejada.

  1. Modalidade de Frete: Selecione a modalidade de frete: Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

  2. Transportadora: Se a transportadora já estiver cadastrada, basta começar a digitar o nome que o sistema buscará automaticamente no Cadastro de Transportadoras.

Se a transportadora ainda não estiver cadastrada, ao iniciar a digitação, será exibida a opção “Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?”. Clique nessa opção para realizar o cadastro.

7. Detalhes da ordem

Na parte de “Detalhes da ordem”, termos as seguintes opções:

  1. Data da Ordem: Mostras a data em que a ordem foi realizada.

  2. Prazo de Entrega: Informe o prazo fornecido pelo fornecedor para controlar as entregas corretamente.

  3. Observações: Adicione detalhes adicionais sobre a ordem.

  4. Observações Internas: Campo destinado a controles internos e observações relacionadas a negociações.

  5. Contrato/Anexos: Insira anexos com tamanho máximo de 2 MB.

Após preencher todas as informações desejadas, clique em “Salvar”.

8. Gerenciando suas Ordens de Compra

Veja como é simples gerenciar suas Ordens de Compra!

  1. Imprimir: Gere uma listagem com as ordens de compra para impressão.

  2. Agrupar: Selecione as ordens desejadas e clique em Agrupar para organizá-las.

  3. Excluir: Escolha as ordens que deseja remover e clique em Excluir.

  4. Ações: Clique no botão de Ação para selecionar uma das opção 

  • Emitir Entrada (): Gera uma entrada de mercadoria idêntica à Ordem de Compra.

  • Copiar Ordem (): Cria uma cópia fiel da ordem de compra selecionada.

  • Imprimir Ordem (): Permite imprimir a ordem de compra.

  • Lançar Contas (): Lança as informações e parcelas da nota em Contas a Pagar.

  • Enviar por E-mail (): Abre uma janela para preencher os dados e enviar as informações para o e-mail desejado.

  • Enviar pelo WhatApp (): Envie a ordem de compra pelo WhatsApp.

  • Alterar Status (): Permite controlar o andamento da ordem de compra.

A pesquisa pode ser feita pelos seguintes campos: nome, fornecedor e número da ordem.

Se precisar de uma busca mais detalhada, você pode preencher também os campos: Situação, Data da Ordem e Valor Total.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃