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Como registrar uma entrada de mercadoria manualmente no vhsys

Artigo atualizado em: 02 dezembro 2025

Controlar a entrada de mercadorias é essencial para manter o estoque sempre atualizado e evitar imprevistos na hora de vender. Sempre que você recebe produtos do fornecedor, é importante registrar essa entrada no sistema para deixar tudo organizado: quantidades, custos e o impacto no financeiro. 

Esse processo traz mais segurança para o dia a dia e ajuda você a tomar decisões com base em informações reais, sem perder tempo conferindo tudo manualmente.

Neste artigo você vai aprender:

  1. Primeiros passos
  2. Cadastrar uma entrada de mercadoria manualmente
  3. Dados da entrada
  4. Produtos
  5. Totais da entrada
  6. Pagamento
  7. Transporte
  8. Detalhes da entrada
  9. Gerenciar suas entradas de mercadorias

1. Primeiros passos

Antes de realizar uma entrada de mercadoria é importante verificar se todas as configurações já foram feitas. Para isso, acesse no nosso artigo sobre os parâmetros da entrada de mercadoria.

2. Cadastrar uma entrada de mercadoria manualmente

Para realizar uma entrada de mercadoria manual, basta:

  1. No menu “Compras” no seu vhsys.

  2. Clique em “Entrada de mercadoria”.

  3. Clique em “Adicionar”.

3. Dados da entrada

Em “Dados da entrada” preencha as informações:

  1. Fornecedor: identifica o fornecedor (de quem você está comprando o produto). Para o cliente nós temos as seguintes opções:
    • “Ver ocorrências” (ícone de lupa ao lado do fornecedor): permite buscar o histórico do já cadastrado no sistema.
    • Botão verde com check: indica que o fornecedor está cadastrado no vhsys.
    • “Ver cliente”: abre o cadastro completo do fornecedor para consulta de informações adicionais (endereços, documentos, etc.) ou realizar alterações.
  2. Vendedor: informe o nome da pessoa ou empresa que está vendendo a mercadoria para você.
  3. Modelo: preencha o modelo da nota fiscal recebida (por exemplo, o modelo indicado na própria NF).
  4. Série NFe: informe a série da nota fiscal, exatamente como aparece no documento.
  5. Número NFe: digite o número da nota fiscal de entrada.

4. Produtos

Agora você vai inserir todos os produtos que adquiriu:

  1. Produto / Código: selecione ou digite o produto que está sendo lançado na entrada.
  2. Qtde.: informe a quantidade recebida desse item.
  3. IPI %: caso a nota tenha IPI, digite o percentual indicado no documento.
  4. ICMS %: preencha o percentual de ICMS exatamente como consta na nota fiscal.
  5. CFOP: informe o código CFOP utilizado para essa entrada.
  6. PIS: insira o valor ou percentual de PIS informado na nota.
  7. COFINS: insira o valor ou percentual de COFINS conforme o documento.
  8. NCM: preencha o código NCM do produto, igual ao informado na nota fiscal.
  9. Valor unit.: digite o valor unitário do produto conforme a nota.
  10. Valor total: o sistema pode calcular automaticamente, mas você pode ajustar caso necessário.
  11. Ações: clique no botão de opções caso queira remover o produto da lista.
  12. + adicionar outro produto: use esta opção para lançar mais itens na mesma entrada.

5. Totais da entrada

  1. BC de ICMS: informe a base de cálculo do ICMS conforme a nota fiscal.
  2. Valor do ICMS: digite o valor de ICMS destacado no documento.
  3. BC de ICMS-ST: caso a nota tenha Substituição Tributária, preencha a base de cálculo do ICMS-ST.
  4. Valor do ICMS ST: informe o valor do ICMS-ST, se houver.
  5. Valor dos produtos: confira ou preencha o valor total dos produtos da nota.
  6. Valor do frete: preencha o valor do frete, quando houver cobrança destacada na nota.
  7. Valor do desconto: informe o valor do desconto concedido na nota, caso exista.
  8. Desconto (%): se o desconto for percentual, digite o valor em porcentagem.
  9. Valor do IPI: preencha o valor de IPI destacado na nota, se aplicável.
  10. Peso total kg: informe o peso total da mercadoria conforme o documento.
  11. Valor total da entrada: confira o total calculado da entrada; o sistema pode preencher automaticamente, mas você pode ajustar caso necessário.
  12. Botão de atualizar: clique no ícone de atualização se quiser recalcular os valores da entrada.

6. Pagamento

Essa etapa define como você pagou pela nota fiscal (à vista, a prazo, parcelado etc). As informações são usadas para gerar o título financeiro (contas a pagar).

  1. Quantidade de parcelas: informe em quantas vezes o pagamento foi dividido.
  2. Botão de atualizar: clique no ícone de atualização para o sistema gerar as parcelas automaticamente.
  3. Data: ajuste a data de vencimento de cada parcela, se necessário.
  4. Valor: revise ou preencha o valor de cada parcela.
  5. Forma de pgto.: selecione a forma de pagamento usada na compra (ex.: cartão de crédito, boleto, transferência).
  6. Observações: caso precise, adicione alguma informação adicional sobre o pagamento.

7. Transporte

Essa etapa registra como a mercadoria chegou até você e quem foi o responsável pelo frete. Essas informações garantem que a entrada fique alinhada com o documento fiscal e facilitam o controle logístico.

  1. Modalidade de frete: selecione quem arcou com o frete (Remetente, Destinatário ou Sem Frete).
  2. Transportadora: digite ou selecione a transportadora responsável pelo transporte.
  3. Cadastrar transportadora: se a transportadora ainda não estiver no sistema, clique no link exibido para completar o cadastro.

8. Detalhes da entrada 

Aqui você define informações complementares da nota de entrada, como a finalidade dos produtos, observações e dados internos que ajudam na organização e no controle financeiro.

  1. Data da entrada: informe a data em que a mercadoria entrou no seu estoque.
  2. Aplicação dos produtos: selecione a finalidade dos itens (ex.: revenda, uso e consumo, industrialização).
  3. Centro de custos: caso utilize centros de custo, informe o setor responsável pela despesa.
  4. Observações: escreva informações que devem aparecer impressas na nota.
  5. Observações internas: adicione detalhes internos que ficam apenas para sua organização (não aparecem para o fornecedor).
  6. Data da emissão NF: informe a data em que a nota fiscal foi emitida pelo fornecedor.

Após preencher todos os dados, clique em “Salvar”.

9. Gerenciar suas entradas de mercadorias

Controlar as entradas de mercadorias é essencial para manter o estoque sempre atualizado e evitar surpresas no dia a dia. Nesta tela, você consegue visualizar cada entrada feita, conferir valores, emitir notas, imprimir comprovantes e acessar ações rápidas para manter tudo em ordem.

A ideia é facilitar sua rotina, deixando todas as informações importantes em um só lugar.

  1. Adicionar:  crie uma nova entrada de mercadoria no sistema. Basta clicar para incluir um novo registro.

  2. Importar: aqui você pode trazer entradas de mercadorias. Você pode:

    • Importar XML: use esta opção para carregar o arquivo XML da sua nota fiscal direto no sistema. Assim, você evita digitar tudo manualmente e ganha tempo. Quer entender o processo completo? Veja o artigo Entrada de Mercadoria - Importar XML.

    • Importar da Receita: aqui o sistema busca a nota fiscal direto na base da Receita Federal. Ideal quando você não tem o XML em mãos. Para saber como funciona, acesse Entrada de Mercadoria - XML via Receita.

    • Importar automaticamente: com essa opção, o sistema identifica e importa suas notas sem que você precise fazer nada. É mais praticidade no seu dia a dia. Se quiser mais detalhes, confira o artigo Importação Automática - Entrada de Mercadoria.

  3. Imprimir: direciona para a tela em que permite gerar a impressão do relatório das entradas selecionadas.

  4. Excluir: opcional para remover entradas que não devem mais ficar registradas. Use quando realmente tiver certeza, ok?

  5. Barra de pesquisa: serve para localizar rapidamente uma entrada específica digitando palavras-chave, número da nota ou qualquer dado relevante.

  6. Busca avançada: abre filtros detalhados para quem precisa encontrar um registro com mais precisão, como uma entrada cancelada, por exemplo.

  7. Histórico de entradas: mostra quantos registros existem e permite você visualizar um resumo das entradas cadastradas. No resumo você encontra:

    • Caixa de seleção: caixinha usada para selecionar uma ou várias entradas de mercadoria. Depois de marcar, você pode aplicar ações como excluir, por exemplo.

    • Nº: número sequencial da entrada de mercadoria no sistema.

    • NFe: mostra o número da Nota Fiscal eletrônica relacionada à entrada.

    • Data: indica quando a entrada foi registrada.

    • Fornecedor: nome do fornecedor que enviou a mercadoria.

    • Valor total: valor total da nota ou da entrada de mercadoria.

    • Situação: mostra, por meio do ícone, a situação atual da entrada. O círculo cinza indica ainda em aberto, por exemplo.

  8. Botão de Ações: ao clicar no ícone, você visualiza informações completas daquela entrada. Perfeito para conferir detalhes antes de editar ou tomar uma decisão.

    • Emitir nota fiscal: permite transformar a entrada de mercadoria em uma nota fiscal de saída. É útil quando você precisa gerar a NF correspondente de forma rápida. Se quiser como emitir suas notas fiscais, clique no artigo Como gerenciar e emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

    • Emitir nota devolução: use quando for necessário devolver mercadorias ao fornecedor. Essa opção cria automaticamente uma nota fiscal de devolução baseada na entrada original.

    • Copiar entrada: cria uma nova entrada usando os mesmos dados da anterior. Ideal para quem recebe mercadorias repetidas e quer ganhar tempo no processo.

    • Imprimir entrada: gera a impressão da entrada registrada. Você pode salvar em PDF ou imprimir diretamente, dependendo da sua necessidade.

    • Lançar contas: abre o lançamento financeiro relacionado à entrada. É aqui que você registra o pagamento ao fornecedor, garantindo que o financeiro fique atualizado.

    • Lançar estoque: atualiza o estoque com os itens dessa entrada. Essa ação garante que o sistema reconheça a chegada dos produtos e atualize as quantidades disponíveis.

    • Etiquetas: permite gerar etiquetas dos produtos recebidos, facilitando a organização do estoque e a identificação dos itens. Se quiser aprender a configurar suas etiquetas, acesse o artigo Etiquetas 2.0.

    • Alterar status: aqui você ajusta o status da entrada conforme o andamento do processo. Pode ser útil para controlar etapas como conferência, lançamento ou finalização.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃