Como Importar XML de Entrada de Mercadoria

O vhsys permite importar o XML da Nota Fiscal para registrar as entradas de produtos comprados para a sua empresa.
Com essa importação, você consegue vincular o estoque de produtos novos ou atualizar produtos que já estão cadastrados no sistema.

A importação do XML ajuda você a:

• Cadastrar os dados do fornecedor de forma automática.
• Aplicar margem de lucro nos produtos da nota, deixando seu preço de venda sempre atualizado.
• Cadastrar produtos novos ou substituir produtos já existentes no sistema.
• Cadastrar dados da transportadora, quando informado no XML.
• Consultar a veracidade da NF-e, garantindo que a nota é válida.

Tudo isso em poucos cliques e sem complicação.

Neste artigo você vai aprender:

1. Configurar os parâmetros da entrada de mercadoria
2. Acessar a importação da entrada de mercadoria
3. Validar a importação da entrada de mercadoria
4. Gerenciar a entrada de mercadoria importada

1. Configurar os parâmetros da entrada de mercadoria 

Antes de começar, o ideal é que você configure a entrada de mercadoria. Configure conforme a necessidade do seu negócio. Para mais informações, acesse o artigo sobre Como configurar os Parâmetros de Compras.

2. Acessar a importação da entrada de mercadoria

Com a sua entrada de mercadoria configurada, agora você já pode importar o XML da sua nota fiscal. Para isso:

1. Acesse o menu “Compras” no seu vhsys.
2. Clique em “Entrada de Mercadoria”.
3. Localize o botão “Importar”.
4. Selecione a opção “Importar XML (beta)”.

3. Validar a importação da entrada de mercadoria

Após importar o XML da sua entrada de mercadoria é importante confirmar se as informações tão corretas e se você ainda. Para começar você terá:

• Importar nota fiscal de entrada: você consegue validar as informações como CNPJ, razão social e endereço. É possível também cadastrar o fornecedor caso ainda não tenha cadastrado no sistema.

• Produtos: aparecerá a lista com os produtos que você adquiriu. Em “Editar produto” é possível validar as informações do produto e também.

• Converter unidade: ao marcar essa opção, você informa ao sistema que o produto será vendido em uma unidade diferente da cadastrada originalmente. Isso é muito útil quando você compra de um jeito e vende de outro (por exemplo, compra em caixa e vende em unidade). Antes de converter a unidade, será necessário marcar o campo “Produto cadastrado, deseja alterá-lo”, como “Sim” ou “Substituir”. Ao marcar, os seguintes campos vão aparecer:

• • Nova unidade: aqui você define qual será a nova unidade usada na venda.
    Exemplos comuns: unidade, caixa, pacote, quilo, metro, entre outros.

  • Nova quantidade: informe a quantidade considerando a nova unidade escolhida.
    Exemplo: se antes era 1 caixa e agora serão 10 unidades, é aqui que você ajusta essa informação.

  • Novo valor unitário (R$): é o valor de cada item considerando a nova unidade.
    Isso garante que o preço fique correto mesmo após a conversão.

  • Novo valor total (R$): o sistema calcula automaticamente com base na nova quantidade e no novo valor unitário. Assim, você não precisa fazer conta manual e evita divergências.

• Produto cadastrado, deseja alterá-lo: aqui você decide o que fazer com as informações atuais do cadastro.

• • Sim: altera os dados do produto já cadastrado com as novas informações.

  • Não: mantém o cadastro como está, sem mudanças.

  • Substituir: troca o produto atual por outro.

Dependendo da opção marcada, os campos vão mudar.

Ao marcar a opção “Sim”, as opções de:

• Margem de lucro (%): indica qual é o percentual de lucro aplicado sobre o custo do produto.
  Esse campo ajuda a manter o controle financeiro e garantir que o preço de venda esteja alinhado com a estratégia do seu negócio.

• Valor unitário de venda (R$): é o preço final de venda do produto para o cliente.
  Você pode definir esse valor manualmente ou ajustá-lo com base na margem de lucro desejada.

Fica disponível um campo quando você escolhe a opção “Substituir”. 

Aqui você seleciona qual produto vai entrar no lugar do atual.

• Estoque: ao marcar essa opção, o sistema atualiza automaticamente o estoque com base nos produtos dessa operação. Isso ajuda a manter o controle real do que entra e sai, evitando falta ou sobra de produtos.

• Margem de lucro: ao ativar essa opção, você aplica a mesma margem de lucro em todos os itens listados. Ideal para ganhar tempo e manter um padrão de preços. No campo “Margem de lucro (%)”, você define o percentual de lucro desejado. O sistema usa essa informação para calcular os valores de venda de forma automática e segura.

• Totais da nota fiscal: é o valor final da nota fiscal. Aqui entra a soma dos produtos, impostos, frete e descontos, tudo calculado automaticamente pelo sistema.

• Faturas: ao marcar essa opção, o sistema cria automaticamente os lançamentos no contas a pagar, com base nas faturas exibidas. Isso evita retrabalho e garante que suas obrigações financeiras fiquem organizadas desde o início. E você pode também definir como esse pagamento será registrado no financeiro. Essa informação ajuda a manter relatórios mais claros e uma gestão mais eficiente.

• Transportadora: mostra quem é o responsável por entregar o pedido. Pode ser uma transportadora contratada ou o próprio negócio fazendo a entrega. Já o botão “Ver detalhes” permite consultar todas as informações completas da transportadora

• Dados da autorização: mostra as informações de liberação da nota fiscal pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). É aqui que você confirma se a nota está válida e oficialmente reconhecida.

Após realizar os ajustes necessários na nota fiscal, clique em “Importar”.

Veja o passo a passo em GIF do processo de importação da nota fiscal.

4. Gerenciar a entrada de mercadoria importada

Essa tela é onde você controla todas as suas entradas de mercadorias. E em cada entrada teremos as seguintes opções:

1. Contas lançadas: indica se as contas dessa compra já foram registradas no financeiro.
2. Estoque lançado: mostra se os produtos dessa nota já deram entrada no estoque.
3. Visualizar XML: permite abrir o arquivo original da nota fiscal (XML).
4. Ações: é o menu com tudo o que você pode fazer com essa entrada.

• Emitir nota fiscal: gera uma nota de saída a partir dessa entrada.
• Emitir nota devolução: cria uma nota para devolver a mercadoria ao fornecedor.
• Copiar entrada: cria uma nova entrada usando essa como base.
• Imprimir entrada: gera uma versão para impressão da entrada.
• Estornar contas: desfaz os lançamentos financeiros dessa entrada.
• Estornar estoque: remove essa entrada do estoque.
• Etiquetas: gera etiquetas dos produtos dessa entrada.
• Alterar status: muda a situação da entrada no sistema.

Agora que você já aprendeu a importar o XML manualmente, que tal deixar esse processo automático? Veja como funciona a Importação Automática de entrada de mercadorias e ganhe mais tempo no dia a dia.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃