Como emitir notas fiscais de forma correta e sem erros?

Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) ou uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) de maneira correta exige atenção aos requisitos legais e ao preenchimento dos campos obrigatórios. Este guia detalhado ajudará você a entender como emitir sua nota fiscal de forma adequada e sem erros.

1. Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55)
Usada principalmente para transações comerciais entre empresas, envolvendo circulação de mercadorias ou prestação de serviços sujeitos ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, modelo 65)
Destinada a transações de varejo com o consumidor final. Mais simplificada, geralmente dispensada de transporte e com requisitos menores em relação aos dados do cliente.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
Usada para formalizar a prestação de serviços. Essencial para empresas e autônomos, pois facilita o cumprimento das obrigações fiscais relacionadas ao ISS (Imposto Sobre Serviços), com regras específicas que podem variar conforme o município.

2. Requisitos Básicos para Emissão de Notas Fiscais

Certificado Digital
Adquira um certificado digital (tipo A1 ou A3) para autenticar a emissão da nota fiscal. Este é um requisito essencial para garantir a segurança e a validade jurídica da operação.

Licença vhsys ativa
Certifique-se de que a licença do ERP vhsys está ativa, pois somente clientes com a licença válida podem emitir notas fiscais.

Credenciamento junto à SEFAZ ou Prefeitura
Antes de emitir NF-e ou NFC-e, a empresa precisa estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado. 

Caso seja do Paraná e nunca tenha emitido notas fiscais por sistemas de terceiro, entre em contato com nosso time de suporte via ligação, chat ou ticket e solicite a liberação da UPD.

Para a NFS-e, é necessário obter autorização da prefeitura para utilizar o Webservice de emissão de notas fiscais.

Código de Regime Tributário (CRT)
Verifique o regime tributário da empresa: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. O CRT afeta os cálculos e a descrição das informações fiscais.

Cadastro atualizado
Garanta que os dados cadastrais da empresa, como CNPJ e endereço, estão atualizados na Receita Federal. A Inscrição Estadual é obrigatória para NF-e e NFC-e, e a Inscrição Municipal é obrigatória para NFS-e.

3. Estrutura da Emissão de Nota Fiscal

Identificação da Operação
O tipo de operação (entrada, saída, exportação ou importação) é essencial para determinar os tributos aplicáveis e garantir que a venda seja registrada corretamente.

Natureza da Operação
Descrições como venda, devolução ou consignação são necessárias para identificar a finalidade da transação e o tratamento fiscal adequado.

Finalidade da Emissão
A finalidade pode ser Normal, Ajuste, Complementar ou Devolução/Retorno, e deve ser especificada para garantir o correto tratamento da transação.

Numeração e Série
A numeração da nota fiscal deve ser sequencial e sem saltos, de acordo com a SEFAZ. A série é usada para identificar diferentes tipos de operações ou filiais. Para evitar duplicidade, certifique-se de manter a sequência correta, principalmente ao trocar de sistema.

4. Dados do Destinatário

NF-e
Ao cadastrar o cliente, preencha os dados completos, como CNPJ/CPF, razão social/nome e endereço.

NFC-e
Em transações de baixo valor ou com o consumidor final, os dados do cliente não são obrigatórios, mas é importante questionar se o cliente deseja CPF na nota.

5. Produtos e Serviços

Descrição Detalhada
Preencha corretamente a descrição dos produtos ou serviços, incluindo quantidade e, se aplicável, a unidade de medida (como kg). Verifique a alíquota do ICMS com a contabilidade.

CFOP e NCM
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) são essenciais para a classificação fiscal. Confirme com o contador os códigos e a situação tributária do produto (CST/CSOSN).

6. Informações de Pagamento

Dados de Pagamento
Inclua informações como quantidade de parcelas, forma de pagamento e valor das parcelas. A ausência ou inconsistência desses dados pode levar à rejeição da nota pela SEFAZ.

7. Informações de Transporte

Peso e Volumes
Informe o peso bruto e líquido das mercadorias, a quantidade de volumes e a embalagem utilizada. Esses dados são cruciais para o cálculo do frete e a fiscalização tributária.

Modalidade de Frete e Transportadora
Defina quem arca com o frete (remetente, destinatário ou terceiro) e inclua o nome da transportadora, placa do veículo e número do registro da transportadora (RNTC).

8. Emissão da Nota Fiscal

Após preencher todos os campos, clique em “Salvar e Emitir” para que a nota fiscal seja gerada e transmitida à SEFAZ. Caso use o certificado digital A3, será necessário clicar em "Salvar" e usar o aplicativo Emissor.

9. Boas Práticas para Evitar Erros

Atualização dos Cadastros
Mantenha os dados de produtos, clientes e fornecedores sempre atualizados para evitar erros durante a emissão.

Verificação dos Códigos Fiscais
Consulte regularmente as tabelas atualizadas de NCM, CFOP e CST para garantir que está utilizando os códigos corretos.

Validação Prévia
Antes de emitir a nota fiscal, faça auditorias internas para identificar possíveis erros nos dados.

Armazenamento de XML
Guarde os arquivos XML das notas fiscais por pelo menos 5 anos, conforme a legislação tributária brasileira.

Capacitação da Equipe
Certifique-se de que os responsáveis pela emissão estão bem treinados para utilizar o sistema e entender a legislação fiscal.

Emitir notas fiscais de forma correta e sem erros é essencial para o bom funcionamento do seu negócio e para evitar problemas fiscais. Caso tenha dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para ajudar.