Como fazer a conciliação bancária de forma automática e sem erros?

A conciliação contábil é um processo fundamental para garantir a precisão e a integridade dos registros financeiros de uma empresa. Esse processo consiste em comparar os dados internos de uma organização (como os lançamentos no sistema financeiro) com os extratos bancários.

1. Como automatizar o processo de conciliação contábil

Para otimizar esse processo, é importante avaliar as vantagens e desvantagens da conciliação automática e manual. Qual a melhor abordagem para cada situação?

2. Conciliação automática

• Vantagens: maior agilidade, menor margem de erro e possibilidade de análise de grandes volumes de dados em curto prazo.

• Funcionamento: sistemas contábeis utilizam algoritmos para comparar automaticamente os dados, identificar divergências e propor ajustes.

Após clicar em “Importar Arquivo” e selecionar o extrato OFX, o sistema importará todas as transações bancárias. Em seguida, o vhsys realizará uma busca automática por lançamentos com o mesmo valor e vencimento nos seus registros financeiros. Caso encontre correspondências, você será notificado para selecionar o lançamento correto.

Se o lançamento identificado pelo sistema for o mesmo registrado no extrato OFX, siga os passos abaixo:

1. Insira o cliente/fornecedor.

2. Selecione se é uma despesa ou uma transferência.

3. Preencha a categoria financeira do lançamento.

4. Informe um centro de custo para o lançamento.

3. Conciliação manual

• Necessidade: em casos mais complexos, como conciliações de contas com muitos lançamentos ou regras específicas, a análise manual pode ser indispensável.

• Processo: envolve a comparação linha a linha dos registros, exigindo atenção aos detalhes e conhecimento contábil.

Caso o vhsys não identifique automaticamente o lançamento no seu extrato bancário, você terá a opção de realizar a conciliação manualmente. Para isso, clique no botão de pesquisa ao lado do lançamento e localize a transação correspondente nos registros financeiros.

Passos para conciliação manual:

1. Utilize o campo de pesquisa para inserir a descrição e a data do lançamento. Lembre-se de digitar pelo menos três caracteres para iniciar a busca.

2. Após definir e selecionar todos os lançamentos a serem conciliados, clique no botão “Conciliar” para finalizar o processo.

Ajustes contábeis:
Se houver uma diferença entre o valor total do extrato bancário e o valor registrado no sistema vhsys, será necessário realizar um ajuste. Veja as opções:

• Utilizar o mesmo valor do extrato: o valor da conta será atualizado para corresponder ao extrato, substituindo o valor atual no sistema.

• Aplicar juros na conta: a diferença será registrada como juros.

• Adicionar uma nova conta: será possível vincular outra conta para compensar a diferença.

4. Lançamentos inexistentes no financeiro

Se o extrato OFX for importado e não houver lançamentos financeiros correspondentes, você poderá criar novos lançamentos diretamente no sistema.

5. Conciliar transferências

Ao importar o extrato, registre transferências com facilidade. Localize o lançamento correspondente e escolha a opção “Transferência”. Essa ação irá classificar corretamente a operação, indicando a origem e o destino da transferência.

A conciliação contábil é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. A automação simplifica e agiliza o processo, mas a análise manual ainda é indispensável em determinadas situações. A qualidade dos dados cadastrados, como lançamentos e transferências, é fundamental para a eficácia da conciliação.

Dicas importantes:

• Lançamentos incorretos ou incompletos podem gerar divergências e dificultar a identificação de erros.

• O registro preciso de transferências é essencial para garantir que todos os valores sejam contabilizados corretamente.