O que posso fazer para integrar o controle de estoque com minhas vendas?

Integrar o controle de estoque com suas vendas é essencial para manter sua gestão organizada e eficiente. No vhsys, você encontra ferramentas práticas para registrar e acompanhar entradas e saídas de produtos, garantindo um controle preciso.

O sistema vhsys oferece a ferramenta “Lançamento de Estoque”, que simplifica o controle de todas as movimentações de produtos, apresentando uma interface intuitiva. Confira abaixo as funcionalidades disponíveis para facilitar o dia a dia do seu controle de estoque.

Configurações iniciais

Para manter o estoque atualizado, é essencial que seus pedidos, orçamentos e vendas contemplem as quantidades corretas de cada item. Com isso, o sistema pode realizar o controle automático das movimentações.

Durante o cadastro de produtos, informe o estoque inicial no campo “Estoque Atual”. Depois de cadastrado, o estoque inicial não pode ser alterado diretamente, mas você pode ajustar a quantidade por meio de movimentações.

Configure o estoque mínimo e máximo de cada produto. Esses parâmetros geram alertas automáticos ao realizar movimentações que ultrapassem os limites estabelecidos, garantindo que você não fique sem estoque ou com excesso.

Lançamento de estoque

A função “Lançar Estoque” permite controlar automaticamente as entradas e saídas de produtos a partir de pedidos, notas fiscais, NFC-e, ordens de serviço e vendas realizadas pelo PDV.

1. Como lançar estoque:

• Após emitir o pedido, acesse Ações > Lançar Estoque.

• O sistema dará baixa ou entrada nos itens listados, desde que estejam devidamente cadastrados.

2. Edições posteriores:

Caso seja necessário realizar qualquer edição no pedido após isso, você perceberá que os itens estão acinzentados, bloqueando a edição dos campos.

Uma vez que o estoque é lançado, o sistema trava alterações para impedir conflitos e alterações acidentais. 

Ajustes manuais

Se ocorrerem imprevistos ou erros, é possível corrigir manualmente as quantidades no inventário:

1. Acesse o produto desejado.

2. Clique em Ações > Ver Estoque.

3. Use a opção “Movimentar Estoque” para adicionar ou remover quantidades.

Observação: Ajustes manuais devem incluir valores unitários para evitar inconsistências no cálculo de custos.

Automação

A extensão Automação do vhsys possibilita que lançamentos de estoque sejam feitos automaticamente em operações como:

• Pedidos criados ou editados;

• Pagamentos realizados por links;

• Vendas finalizadas no PDV;

• Emissão de notas fiscais;

• Criação de ordens de serviço.

Com isso, o sistema atualiza o estoque de forma automática e registra no histórico de movimentação, otimizando o processo.

Locais de estoque e lotes

Locais de estoque

O recurso “Locais de Estoque” permite controlar produtos armazenados em diferentes locais. Para habilitar a função, acesse Parâmetros do Sistema > Estoque > Lotes e Locais de Estoque.

1. Configure endereços e localizações específicas, como almoxarifados ou galpões.

2. Associe os produtos cadastrados a essas localizações, facilitando o rastreamento.

3. Defina localizações padrão para simplificar futuras movimentações.

Lotes

Cada produto pode ter a opção de Lotes ligada. Cada produto da sua base precisa ter essa configuração ligada para poder utilizar lotes. É importante notar que um produto que já tem um estoque registrado no sistema não pode ligar a opção de lote. Portanto, se você precisar habilitar essa opção, é necessário remover todo o estoque do produto do sistema primeiro. 

Com a opção de lote ligada, o sistema não vai mais te pedir para inserir o estoque presente em cada localização; Isto porque, agora, o sistema irá registrar o estoque dentro de um lote, e o lote estará dentro da localização, assim dando um grau de distância entre estes registros.

Também é possível ligar a opção de controlar a validade, o que é útil para produtos que vencem ou estragam com o tempo.

Com Lotes sendo controlados, toda vez que você movimentar este produto, haverá a opção de Lote para ser preenchido (ou cadastrado) também.

Ao cadastrar um lote, você deve informar o nome e a data de fabricação dele. Você também pode informar a data de validade daquele lote, caso esteja controlando esta informação, como também um lembrete para te avisar que aquele lote está chegando perto da validade uma quantia definida de dias antes.

Mais uma vez, tendo definido essa opção, o campo de lote também passa a ser registrado em toda movimentação de estoque.

Relatórios de movimentação

O vhsys oferece relatórios detalhados para monitorar o estoque de forma eficiente:

1. Relatório de Saldo: Mostra a quantidade atual de produtos ou o saldo em um período específico.

2. Relatório de Movimentações: Exibe o histórico completo de entradas e saídas com filtros customizáveis.

3. Relatório de Custo: Analisa custos e rendimentos para calcular lucros.

4. Relatório de Inventário: Permite ajustes em massa e exibe o saldo geral do estoque.