Quais ferramentas podem me ajudar a controlar e reduzir os custos do meu negócio?

Quando falamos em reduzir custos, é essencial entender a quais tipos de custos estamos nos referindo. Neste artigo, abordaremos os tipos mais comuns de custos e apresentaremos as funcionalidades mais adequadas para gerenciar e auxiliar na redução de custos do seu negócio.

1. Custos Variáveis

Ao acessar o menu: Financeiro ⇢ Contas a Pagar

Será exibido um Resumo com totalizadores que correspondem ao total de lançamentos de despesas com pagamento pendente, ou seja, que apresentam a situação "em aberto" ou "em atraso".

Você pode criar um lançamento de despesa/custo clicando em Novo pagamento. Este lançamento pode ser referente a um custo variável, que muda conforme o aumento na demanda de produção ou prestação de serviços.

Exemplos de custos variáveis: matérias-primas, mão de obra, frete, embalagens e comissões de vendas.

2. Custos Fixos

Ainda na tela de Contas a Pagar, você pode clicar em Despesas recorrentes para adicionar os custos fixos. Esses custos não sofrem variações em função de mudanças na demanda, como aumento ou diminuição da produção/prestação de serviços.

Por meio dessa funcionalidade, os custos fixos serão lançados automaticamente e de forma recorrente no Contas a Pagar, de acordo com a periodicidade definida (mensal, anual ou semestral).

Exemplos de custos fixos: aluguel, folha de pagamento, pró-labore, internet e parcelas de empréstimos.

Observação: Despesas recorrentes são lançadas automaticamente no Contas a Pagar no dia 1º de cada mês, mas também podem ser registradas antecipadamente por meio de lançamentos prévios.

3. Compras

Entrada de Mercadorias

No sistema, existe um módulo específico para registrar compras e realizar a entrada de mercadorias no estoque. Acesse o menu: Compras ⇢ Entrada de Mercadorias.

Para adicionar uma entrada, você pode:

1. Adicionar manualmente: clique em Adicionar e cadastre os produtos de forma manual.

2. Importar arquivos: clique em Importar e escolha uma das opções:

• Importar via XML: necessário possuir o arquivo XML de uma nota fiscal emitida para o seu CNPJ.

• Importar via Receita: necessário ter o certificado digital A1 instalado no sistema.

Após salvar a entrada, você poderá lançar contas e estoque clicando em Ações ⇢ Lançar Contas/Estoque.

• Lançar Contas: envia os dados de pagamento para o Contas a Pagar.

• Lançar Estoque: realiza a entrada da quantidade no estoque.

Ordem de Compra

No módulo de Compras, também é possível criar uma Ordem de Compra, que pode ser usada como orçamento/carrinho de compras para negociar com fornecedores.

A ordem de compra pode ser criada ao clicar em Adicionar. Em seguida, utilize o botão Ações para visualizar opções como Enviar por e-mail ou Enviar pelo WhatsApp.

4. Centro de Custos

No sistema, é possível filtrar lançamentos financeiros usando parâmetros como categorias e centros de custos.

O uso de centros de custos permite vincular lançamentos do Contas a Pagar, facilitando uma análise segmentada nos relatórios financeiros. Para cadastrar um centro de custos, acesse: Financeiro ⇢ Parâmetros ⇢ Centro de Custos e clique em Adicionar.

5. Relatórios

Com os dados inseridos no sistema, você pode gerar relatórios para visualizar e analisar melhor as informações.

• Relatório de Produtos Mais Vendidos
  Localizado em: Vendas ⇢ Relatórios ⇢ Vendas ⇢ Relatório de produtos mais vendidos.
  Mostra a quantidade de vendas realizadas por produto.

• Relatório de Margem de Lucro
  Localizado em: Vendas ⇢ Relatórios ⇢ Vendas ⇢ Relatório de Margem de Lucro.
  Calcula a margem de lucro dos produtos vendidos.

• Relatório de Contas a Pagar
  Localizado em: Financeiro ⇢ Relatórios ⇢ Financeiro ⇢ Relatório de Contas a Pagar.
  Auxilia na visualização de lançamentos com opções de filtragem e totalizadores.

• Relatório de Centro de Custos
  Localizado em: Financeiro ⇢ Relatórios ⇢ Financeiro ⇢ Relatório de centro de custos.
  Apresenta totalizadores por centro de custo, lançamentos e categorias.

• Relatório de Custo
  Localizado em: Estoque ⇢ Relatórios ⇢ Estoque ⇢ Relatório de custo.
  Exibe o valor de custo de cada produto cadastrado no sistema.

6. DRE Gerencial

A ferramenta DRE Gerencial permite visualizar, de forma clara, se a empresa teve lucro ou prejuízo.

Dentro do DRE Gerencial, clique em Gerenciar modelos para criar a estrutura do seu DRE ou utilizar modelos prontos. A estrutura é composta por grupos financeiros, categorias, subcategorias e totalizadores, que contabilizam despesas, receitas e custos.

7. Cotações

Com a ferramenta de cotações, é possível centralizar as informações de diferentes fornecedores, facilitando o processo de organização e seleção.

Para acessá-la: Integrações ⇢ Loja de Aplicativos ⇢ Cotações.

Adicione uma cotação clicando em Adicionar. Para enviar uma mensagem ao fornecedor, clique em Ações ⇢ Enviar por e-mail.

Observação: Esta funcionalidade pode ter custo adicional.