Como organizar os agendamentos de serviços

Com o vhsys, você centraliza todos os seus atendimentos em um só lugar. Esqueça as planilhas separadas: aqui, você vincula o horário do cliente diretamente à Ordem de Serviço (OS), controlando o estoque de peças utilizadas e o financeiro de forma rápida e fácil. Além disso, o sistema envia lembretes automáticos para os seus clientes, reduzindo drasticamente as faltas e os atrasos.

O que você ganha no dia a dia?

• Mais agilidade: Crie um agendamento direto na tela de Ordens de Serviço, sem precisar mudar de página ou abrir vários menus.
• Total flexibilidade: O cliente ligou para marcar, mas você ainda não abriu o pedido? Sem problemas! Você pode agendar o atendimento primeiro e criar a O.S. depois.
• Profissionalismo que vende: Mantenha seus clientes informados com notificações personalizadas. Isso gera confiança e organiza a sua rotina.

Veja como facilitar o seu dia a dia:

1. Como configurar o seu calendário de atendimento
2. Como criar um agendamento no sistema
3. Como preencher os dados para agendar um serviço
4. Como fazer a gestão e edição dos agendamentos salvos

1. Como configurar o seu calendário de atendimento

Antes de registrar os primeiros horários dos seus clientes, você precisa definir as regras de funcionamento da sua agenda para que ela exiba os dados conforme a rotina do seu negócio.  Siga o passo a passo para acessar as configurações:

1. Acesse o menu “Serviços” no seu vhsys.
2. Clique no botão de “Mais Ações”.
3. Clique em “Agendamentos”.
4. Clique em “Parâmetros de Agendamento” no ícone de engrenagem.

Agora, ajuste cada campo de acordo com a sua necessidade: 

Formato de hora: Define que o sistema vai exibir as horas no formato de 12 horas, usando as siglas AM para a manhã e PM para a tarde e noite ou no formato de 24 horas, que é o padrão mais comum no Brasil para evitar confusões de horários.

Notificações: Ativa ou desativa os avisos visuais dentro do sistema para que você não perca nenhum compromisso enquanto trabalha no computador.

Notificar com antecedência de: Permite escolher quantos minutos antes do atendimento o sistema deve te enviar o lembrete na tela.

Notificações para cliente pelo Whatsapp: esta funcionalidade de envio de mensagens automáticas por WhatsApp está nas fases finais de preparação.

1. Notificações para cliente pelo E-mail: ativa ou desativa o envio automático de e-mails para o cliente conforme o cadastro dele.

2. Notificar com antecedência de (Horas): define quantas horas antes do agendamento o seu cliente vai receber o lembrete no e-mail dele. Você receberá uma notificação no ícone de sininho conforme a antecedência configurada.

3. Nome: o campo onde você digita a assinatura do seu negócio.

4. Título do e-mail: é o assunto que aparece para o cliente antes mesmo de ele abrir a mensagem.

5. Exibir: você consegue definir se quer que na mensagem vá a Data, o serviço e o profissional/técnico.

6. Mensagem em caso de não comparecimento: você pode colocar uma mensagem automática para sinalizar o cliente sobre sua ausência. 

7. Pré-visualização: veja como a mensagem vai chegar para notificar seu cliente.

Após configurar essas informações clique em “Salvar”.

2. Como criar um agendamento no sistema

O sistema vhsys oferece dois caminhos práticos para realizar um agendamento, adaptando-se ao momento do seu atendimento técnico. 

Caminho 1: Visualizando a agenda completa

Ideal para quando o cliente liga consultando os dias e horários que você possui disponíveis na semana.

1. Acesse o menu “Serviços”.
2. Clique no botão de “Mais Ações”.
3. Clique em “Agendamentos”.
4. Clique no dia desejado do seu calendário.

Caminho 2: Usando o atalho na Ordem de Serviço

Ideal para quando você já está preenchendo os valores de um  serviço e quer definir o horário da execução sem mudar de página.

1. Acesse o menu “Serviços”.
2. Clique em “Ordem de serviço”.
3. Escolha um lançamento e clique no botão “Ações”.
4. Clique em “Criar atendimento”.

3. Como preencher os dados para agendar um serviço

Ao abrir a tela de marcação, o sistema perguntará como você deseja registrar essa atividade. Você pode escolher entre duas modalidades de organização:

Agendamento vinculado a O.S.: utilize esta opção caso a Ordem de Serviço do cliente já tenha sido cadastrada previamente no seu sistema. Ao informar o número do documento, o vhsys importa os dados de forma automática, poupando digitação.

1. Qual O.S. deseja vincular?: aqui você digita o número da Ordem de Serviço, o nome do cliente ou o valor para encontrar a O.S. correta.

2. Data: define o dia em que o serviço será realizado. Você pode digitar a data ou clicar no ícone de calendário para escolher o dia ideal.

3. Horário: define o momento do dia em que o atendimento vai começar, ajudando a organizar o seu tempo e evitar conflitos na agenda.

4. Repetição do compromisso: serve para indicar se esse atendimento acontece apenas uma vez ou se é um serviço que se repete em outros dias da semana ou do mês de forma automática.

5. Cliente: local para você buscar e selecionar a pessoa ou empresa que vai receber o atendimento. É só digitar o nome e clicar na lupa.

6. Serviço/Código: local para você escolher qual trabalho será feito nesse atendimento. Você também pode clicar em "+ Adicionar outro" caso vá realizar mais de uma atividade no mesmo horário.

7. Enviar confirmação para este e-mail: espaço para preencher o e-mail de quem vai receber um aviso sobre o agendamento, mantendo o seu cliente informado de forma automática.

8. Selecione a cor da agenda: permite escolher uma cor visual para esse compromisso, facilitando a identificação rápida do tipo de serviço ou do status ao olhar para a sua agenda cheia.

Veja como é fácil agendar um serviço com O.S vinculada.

Agendamento sem O.S.:  escolha este caminho se precisar reservar uma vaga na sua agenda rapidamente para um cliente que ligou de última hora.  Como este processo é direto, as informações de identificação do cliente e da tarefa são inseridas manualmente nos campos da tela. Para evitar retrabalho ou digitação dupla no futuro, você pode finalizar o processo clicando no botão “Salvar e gerar O.S.”. O vhsys criará o agendamento no calendário e abrirá o rascunho da Ordem de Serviço integrada de forma automática. 

Veja como é simples gerar o seu agendamento sem O.S.

Pronto, seu horário está marcado!

Importante

Se você optar por criar o agendamento iniciando o processo diretamente de dentro do menu de lançamentos de Ordens de Serviço (Caminho 2), o sistema permitirá apenas a conclusão do formato Vinculado à O.S.

4. Como fazer a gestão e edição dos agendamentos salvos

Depois de organizar os horários da sua empresa, você pode acompanhar ou alterar as informações através do painel de controle do calendário.

1. Acesse o menu “Serviços”.
2. Clique no botão de “Mais Ações”.
3. Clique em “Agendamentos”.
4. Selecione o agendamento realizado.

Ao abrir o cartão flutuante do compromisso, você tem acesso rápido às seguintes informações e ações:

1. Data e hora: exibe o dia e o intervalo de tempo reservados para a execução da tarefa.

2. Notificação: mostra com quanto tempo de antecedência o lembrete programado será acionado para o cliente.

3. Cliente: indica o nome da pessoa ou empresa vinculada àquele horário.

4. Telefone :apresenta o número de contato direto informado no cadastro do cliente.

5. Número da O.S.: exibe o número da Ordem de Serviço  atrelada, caso exista um vínculo ativo.

6. Serviço: lista resumidamente quais atividades técnicas serão desempenhadas no local.

7. Excluir: apaga permanentemente o horário do calendário de atendimentos (esta ação não deleta a Ordem de Serviço, que continuará salva no menu de Serviços).

8. Editar: abre os campos de digitação novamente para que você mude, ajuste o horário ou corrija dados do cliente

9. Agendar retorno: cria um novo compromisso futuro baseado no histórico deste atendimento, ideal para revisões programadas ou manutenções preventivas.

Você também não precisa abrir o menu de serviços toda vez que quiser saber seus próximos passos. Os horários confirmados e as Ordens de Serviço agendadas aparecem em um bloco visual diretamente na tela de início da sua Tela inicial (dashboard) do vhsys, ajudando você a monitorar seu dia de trabalho assim que faz o login no sistema.