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Ordem de Serviço

Artigo atualizado em: 03 junho 2025

Crie, acompanhe e finalize ordens de serviço de maneira rápida e organizada.

Tenha total controle sobre o andamento dos serviços, garantindo eficiência e satisfação do cliente.

Neste artigo você vai aprender:

  1. Primeiros passos

  2. Criar Ordem de Serviço

  3. Dados da ordem de serviço

  4. Serviço

  5. Lista de preço nos serviços

  6. Produtos

  7. Totais da ordem de serviço

  8. Pagamento

  9. Detalhes da OS

  10. Itens rejeitados

  11. Gerenciando a Ordem de serviço

  12. Lançar contas

  13. Relatórios de serviços

1. Primeiros passos

Antes de iniciar, algumas funcionalidades não vem habilitadas por padrão. Por isso, precisamos que os itens que você irá utilizar no seu negócio sejam configurados antes de gerar a sua primeira Ordem de Serviço.

Para verificar quais opções você vai utilizar no seu negócio, acesse os parâmetros da ordem de serviço.

Importante:
Dependendo do que for habilitado nos parâmetros, as telas podem ser alteradas. Para este tutorial vamos usar todas as opções disponíveis habilitadas.

2. Criar Ordem de Serviço

Para criar uma OS, basta acessar Serviços > Ordem de serviço > Nova ordem de serviço:

3. Dados da ordem de serviço

Em dados da ordem de serviço teremos os dados iniciais da sua OS, são eles:

  1. Tipo de OS: Você pode optar por Ordem de Serviço ou Orçamento, conforme a sua necessidade.

  2. Tipo do atendimento: Campo para definir o tipo. São três opções fixas, que podem ser escolhidas no momento da abertura ou alteradas depois, exceto em OS finalizadas ou atendidas, onde a modificação não é permitida. Os tipos disponíveis são: Interno, Externo (padrão) e Garantia.

  3. Cliente:  Se o cliente já estiver cadastrado, basta começar a digitar o nome que o sistema buscará automaticamente no Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Se o cliente ainda não estiver cadastrado, ao iniciar a digitação, será exibida a opção Cadastrar cliente. Clique nessa opção para realizar o cadastro diretamente na OS.

  1. Veículo: Utilizada para localizar a placa do veículo cadastrada em Clientes e Fornecedores (Requer habilitação do cadastro de veículos).

  2. Técnico: Informe o nome do técnico que abriu a Ordem de Serviço. O técnico deve estar cadastrado em Cadastro de Técnico (para que essa opção apareça, é necessário habilitá-la nos parâmetros).
    Além disso, é possível adicionar mais um técnico, o que altera ligeiramente o layout da tela Serviço.

  3. Número da OS: Indica o número da Ordem de Serviço (OS).

4. Serviço

Na parte de serviço teremos todas as informações sobre o serviço.

  1. Serviço: Digite o nome do serviço, e o vhsys buscará automaticamente no Cadastro de Produtos/Serviços. Em seguida, selecione o serviço desejado, e o valor será inserido automaticamente.

  2. Horas/Quantidade: Informe o tempo ou a quantidade de serviços realizados.

  3. Valor Unitário: Define o valor de cada item na Ordem de Serviço.

  4. Valor Total: Calculado automaticamente pelo sistema.

  5. Excluir: Permite remover um serviço da OS.

  6. + Adicionar outro serviço: Usado para adicionar mais serviços a sua OS.

Dica:

Caso você tenha habilitado a opção de mais de um técnico em Configurações > Parâmetros do sistema > Serviços > Ordem de Serviço > Técnico na O.S e habilitado a opção ”Um ou mais técnicos por serviço”.

Quando essa opção estiver habilitada nos parâmetros, o sistema permitirá adicionar mais de um técnico por serviço. Os técnicos disponíveis são aqueles cadastrados em Cadastro de Técnicos, e não há limite para a quantidade de técnicos por serviço.

Ao clicar em “Adicionar”, uma nova tela será exibida:

Importante:

Para saber mais sobre o assunto, acesse nosso artigo completo sobre Comissionamento. Lá, explicamos como funciona o cálculo das comissões, como configurar no sistema e acompanhar os relatórios detalhados.

5. Lista de preço nos serviços

Antes de seguir para o produto, precisamos falar sobre a lista de preço que funcionará de forma diferente para os serviços.

Com este recurso, você pode definir tabelas de preços específicas para serviços com base no tipo de atendimento. Isso permite aplicar valores diferenciados automaticamente na Ordem de Serviço (OS). O recurso precisa ser habilitado dos parâmetros do sistema.

  • Cada tipo de atendimento pode ter uma tabela de preços vinculada.

  • Essa tabela pode conter valores exclusivos para produtos e serviços.

  • Ao adicionar um item na OS, o sistema verifica se o tipo de atendimento possui uma tabela de preços associada.

  • Se houver uma tabela vinculada, o sistema aplicará o valor definido nela em vez do preço padrão do produto ou serviço.

  • Caso não exista uma tabela específica, o sistema utilizará o valor cadastrado originalmente no item.

No exemplo abaixo, colocamos o tipo de atendimento “Externo” com valor original do serviço, o “Interno” com 20% de desconto e “Garantia” com 30% de acréscimo em cima do valor original do serviço.

Esse processo garante mais flexibilidade na precificação e evita ajustes manuais durante o atendimento.

6. Produtos

Na parte de produtos teremos algumas opções:

  1. Lista de preço: Selecione uma lista de preços. Se ainda não tiver uma, clique aqui para saber como criar.

  2. Atribuir todos para a mesma localização: Será necessário que a funcionalidade Locais de Estoque esteja habilidade e com locais criados.

  3. Produto: Comece digitando o nome do produto. O vhsys buscará automaticamente no seu Cadastro de Produtos/Serviços e preencherá as seguintes informações:

  4. Quantidade: Número de itens adicionados à Ordem de Serviço.

  5. Valor Unitário: Preço de cada produto.

  6. Valor Total: Calculado automaticamente com base na quantidade e no valor unitário.

Você pode adicionar novos produtos ou remover os que não precisar.

7. Totais da ordem de serviço

Na parte de “Totais da ordem de serviço”, você terá as seguintes opções:

  1. Valor dos Serviços: Total dos serviços prestados na Ordem de Serviço.

  2. Valor dos Produtos: Calculado automaticamente ao adicionar produtos na OS.

  3. Valor das Despesas: Custos adicionais ou serviços de terceiros.

  4. Valor do Desconto: Permite aplicar descontos em reais, facilitando arredondamentos ou negociações.

  5. Valor Total da OS: Soma automática dos valores de serviços e produtos na OS.

  6. Atualizar: Clique no botão para recalcular os valores sempre que fizer alguma alteração.

8. Pagamento

Na parte de pagamentos você escolher a forma como seu cliente irá realizar o pagamento:

  1. Receber com a Conta Integrada: Ative essa opção para receber pagamentos diretamente pela Conta PJ Integrada. Se ainda não tiver uma, clique aqui para saber como começar.

  2. Condições de Pagamento: Configure condições de pagamento pré-definidas acessando Financeiro > Parâmetros > Condições de Pagamento.

  3. Quantidade de Parcelas: Ao definir o número de parcelas, novos campos serão exibidos para preenchimento:

  • Data: Vencimento de cada parcela.

  • Valor: Quantia a ser paga em cada parcela.

  • Forma de Pagamento: Escolha entre dinheiro, cartão, boleto, entre outros.

  • Observações: Informações adicionais sobre a parcela.

  1. Atualizar: Clique no botão para recalcular as informações de pagamento sempre que fizer alguma alteração.

9. Detalhes da OS

Na guia Detalhes da OS, é possível preencher as seguintes informações:

  1. Data da OS: Data em que a Ordem de Serviço foi criada.

  2. Data de Entrega: Data em que a Ordem de Serviço foi finalizada e entregue ao cliente.

  3. Garantia: Período de garantia do serviço, se aplicável (Exemplo: 1 dia, 1 semana).

  4. Data e hora da Realização: Informe a data e hora em que o serviço foi executado.

  5. Referência: Código ou informação para identificação da OS.

  6. Observações: Informações adicionais sobre a OS.

  7. Observações Internas: Notas visíveis apenas para a equipe interna.

  8. Equipamento: Informações sobre o equipamento atendido.

  9. Problema: Descrição do problema relatado pelo cliente ou equipe.

  10. Observações do Recebimento: Registro de condições no momento da entrega do equipamento.

  11. Laudo Técnico / Diagnóstico: Análise técnica do problema e solução aplicada.

  12. Contrato/Anexos: É possível anexar um ou mais arquivos à Ordem de Serviço, permitindo um registro mais detalhado e completo.

Após preencher as informações necessárias, basta clicar em “Salvar” e gerar a sua Ordem de serviço.

10. Itens rejeitados

Após os gerar a ordem de serviço desejada, e caso seu cliente não queira mais realizar alguns dos serviços, basta você acessar o lançamento desejado e realizar a rejeição dentro da OS.

Importante:

Você pode cadastrar um novo motivo para rejeição  quando aparecer a tela de “Rejeitar serviço” mas você também consegue cadastrar motivo das rejeições previamente em Parâmetros do Sistema > Serviços > Ordem de serviço.

11. Gerenciando a Ordem de serviço

Após salvar a sua Ordem de serviço, você voltará para a tela com todas as OS lançadas. 

  1. Imprimir: Gera uma lista com todas as Ordens de Serviço cadastradas.

  2. Agrupar: Selecione as Ordens de Serviço que deseja agrupar e clique no botão Agrupar.

  3. Excluir: Selecione as Ordens de Serviço que deseja remover.

  4. Ações: dentro do botão de Ações temos mais algumas opções sobre a OS desejada, são elas:

  • Emitir Nota Serv.: Com base nas informações da Ordem de Serviço, é possível emitir a Nota Fiscal de Serviço.

  • Copiar Nota: Cria uma cópia exata da Ordem de Serviço selecionada.

  • Lançar Contas: Registra as informações e parcelas da Ordem em Contas a Receber.

  • Lançar Estoque: Permite a baixa automática do Estoque.

  • Imprimir Ordem: Gera uma ordem de produção com base nos dados da Ordem de Serviço.

  • Imprimir Produção: Gera uma ordem de produção com base nos dados da Ordem de Serviço.

  • Imprimir Recibo: Imprime um recibo da Ordem de Serviço, incluindo os dados e termos.

  • E-mail do Cliente: Envia a Ordem de Serviço selecionada para o e-mail do cliente.

  • Enviar pelo WhatsApp: Envia a OS pelo WhatsApp

  • Alterar Status: Permite controlar o andamento da Nota dentro da sua empresa.

12. Lançar contas

Quando você clicar no botão de "Ações" e depois em "Lançar Contas", a seguinte tela será exibida:

No botão "Ações", você também pode:

  • Estornar o pagamento, caso ainda não tenha sido liquidado.

  • Lançar o estoque, se a sua Ordem de Serviço incluir produtos.

13. Relatórios de serviços

O Relatório de Serviço no vhsys oferece diversas opções para que o empreendedor tenha um controle detalhado sobre suas operações. Cada relatório fornece informações estratégicas para otimizar a gestão e a tomada de decisões.

Principais relatórios disponíveis:

  • Relatório de Ordem de Serviço

  • Relatório de Notas Fiscais de Serviço

  • Relatório de Serviços Recorrentes

  • Relatório de Serviços Mais Vendidos

  • Relatório de Comissão de Técnicos

  • Relatório de Veículos

Você ainda conta com o relatório de clientes e técnicos.

Esses relatórios permitem que você tenha mais clareza sobre o desempenho do negócio, identifique oportunidades de crescimento e garanta uma gestão mais eficiente dos serviços prestados.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃