Ordem de Serviço

Com o vhsys você cria e gerencia de maneira muito simples e rápida todas as suas ordens de serviço, aprimorando o controle e a gestão do seu negócio.

Veja como é fácil!

Neste artigo você vai aprender a:

1. Adicionar Ordem
2. Gerenciar Ordens de Serviço
3. Lançar Contas

1. Adicionar Ordem

Para cadastrar ou gerenciar uma Ordem de Serviço acesse o menu: Serviços ⇢ Ordem de Serviço.

Em seguida, clique no botão "Nova ordem de serviço":

Será apresentada uma nova tela.

Na guia "Dados da ordem de serviço", é possível editar os seguintes campos:

1. Tipo da OS: Você pode escolher entre: Ordem de Serviço ou Orçamento.
2. Cliente: Basta iniciar a digitação que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores.
3. Técnico: Digite o nome do técnico que abriu a ordem de serviço.
4. Profissional: Digite o nome do profissional que irá executar ordem de serviço.
5. Número da OS: Indica o número da ordem de serviço.
6. Cadastrar Cliente: Utilize quando precisar fazer o cadastro do cliente dentro da Ordem de Serviço.

Ao selecionar o nome do cliente, aparecerá o ícone "Ver Ocorrências ()", e você terá acesso ao histórico do seu cliente, como:  

• Últimas vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente. Incluindo Data, Valor e Visualizar DANFE.
• Últimas ordens de serviço: Mostra as últimas ordens de serviço que foram registradas no sistema.
• Produtos mais vendidos: Mostra os Produtos que o Cliente mais compra, ficando fácil para o seu departamento comercial explorar novas vendas ou negociações.
• Contas a receber em atraso: Mostra as contas que estão em atraso e que ainda não foram liquidadas.
• Registro de Ocorrências: Mostra as ocorrências que foram inseridas manualmente.

Temos também a opção "Ver cliente", em que você pode fazer uma alteração rápida no cadastro do seu cliente. E ao selecionar o cadastro aparece o ícone de "Confirmação ()", indicando que o cliente está cadastrado.

Serviços

1. Serviço: Inicie a digitação que o vhsys fará a busca no Cadastro de Produtos/Serviços. Após o processo, selecione o nome do serviço desejado e o valor será inserido automaticamente.
2. Horas/Quantidade: Tempo ou quantidade de serviços realizados.
4. Valor Unitário: Valor de cada item da Ordem de Serviço.   
5. Valor Total: O mesmo é calculado automaticamente pelo sistema.
Excluir: Permite que você exclua um serviço.

Dicas: Para utilizar o produto como serviço, acesse: Cadastro ⇢ Produtos/Serviços ⇢ Selecione o produto desejado ⇢ Dentro do produto, localize a opção Tipo e marque como Serviço.

Você pode adicionar mais serviços clicando em "Adicionar outro serviço".

Produtos

1. Lista de Preço: Selecione uma das seguintes opções: Lista Padrão, Produtos, Serviços ou alguma lista que adicionada no sistema.

2. Produto: Inicie a digitação do nome do produto que o vhsys fará a busca no Cadastro de Produtos/Serviços. Após o processo, o sistema trará as seguintes informações automaticamente: Qtde., Valor unit. e Valor total.

3. Quantidade: Indica a quantidade de produtos.

4. Valor Unitário: Valor de cada item da Ordem de Serviço.

5. Valor Total: É calculado automaticamente pelo sistema.

Excluir: Permite que você exclua um serviço.

Você pode adicionar mais produtos clicando em Adicionar outro produto.

Totais da OS  

1. Valor dos Serviços: Valor total dos serviços realizados na ordem.

2. Valor dos Produtos: Item calculado automaticamente quando os produtos são adicionados na OS.

3. Valor das Despesas: Itens adicionais ou efetuados por terceiros.

4. Valor do Desconto: É possível aplicar descontos (em reais), ficando simples para arredondamento de valores ou negociações financeiras.

5. Valor Total da OS: Valor calculado automaticamente com o total dos serviços e produtos da OS.

Pagamento

Você pode gerenciar as suas Condições de pagamento pré-definidas que podem ser cadastradas no menu: Financeiro > Parâmetros > Condições de Pagamento.

Ou também temos a opção de inserir o pagamento dentro da OS. 

Na guia "Pagamento", informe a quantidade de parcelas e clicar no botão "Gerar ()", aparecerá para você:

Data: Data de vencimento das parcelas.

Valor: Valor da Parcela.

Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.

Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

Dica: O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Detalhes da OS

Na guia Detalhes da OS é possível informar os seguintes itens:

1. Data da OS: Data em que a OS foi aberta.

2. Data de Entrega: Data da entrega da OS.

3. Garantia: Informe a garantia do serviço, por exemplo: 1 dia, 1 semana, etc.

4. Data da Realização: Data em que o serviço foi realizado.

5. Hora da Realização: Horário em que a OS foi realizada.

6. Referência: Número de controle interno para o pedido ou código interno.

7. Contrato/Anexos: É possível anexar um ou mais arquivos na OS, possibilitando registros mais aprofundados.

Dica: Você também pode informar os itens: Observações, Observações Internas, Equipamento, Problema, Observações do recebimento e Laudo Técnico/Diagnóstico.

Após realizar a inclusão, clique no botão "Salvar".

2. Gerenciando ordens de serviço

Veja como é fácil fazer a gestão de suas ordens de serviço:

1. Imprimir: Imprime uma listagem com as OS cadastradas.

2. Agrupar: Selecione as ordens que deseja agrupar e clique no botão Agrupar.

3. Excluir: Selecione as ordens que deseja excluir.

4. Pesquisa: É possível fazer pesquisas pelos seguintes campos: Nome do Cliente, Número da OS.

5. Busca avançada: Você tem opções de filtrar sua busca, veja na imagem:

Situação: Busque pela situação da sua OS (Todos, Em aberto, Em Andamento, Atendido, Cancelado). Selecione a opção desejada.

Data da Ordem: Pesquisa entre datas.

Valor Total: Pesquisa de pedidos entre valores.

Tipo: Selecione se é uma Ordem de Serviço ou um Orçamento.

Data do Cadastro: Pesquisa entre as datas de cadastro das ordens de serviço.

No botão "Ações ()", temos algumas funções.

Ao clicar no botão "Ações ()", aparecerá a seguinte lista:

Emitir Nota Serv. (): Com base nos dados informados na Ordem de Serviço é possível emitir a Nota Fiscal de Serviço.
Emitir Nota Venda (): Com base nos dados informados na Ordem de Serviço é possível emitir a Nota Fiscal.
Copiar Nota (): Faz uma cópia fiel da OS selecionada.
Lançar Contas (): Lança as informações e parcelas da Ordem em Contas a Receber. Falaremos daqui a pouco.
Lançar Estoque (): Utilize esta opção para fazer a baixa automática do Estoque.
Imprimir Produção (): Imprime uma ordem de produção com base nos dados da ordem.
Imprimir Recibo (): Imprime um recibo da ordem de serviço com os dados da OS e termos.
E-mail do Cliente (): Envia a ordem selecionada para o e-mail do cliente.
Alterar Status (): Possibilita sua empresa controlar o andamento da Nota.

3. Lançar Contas

Ao clicar em Lançar Contas, no botão "Ações ()", abrirá a seguinte tela:

Informe a Conta Bancária se deseja Lançar comissão. Em seguida, clique no botão "Gerar".

Dica: O sistema fará o lançamento automático no menu: Financeiro ⇢ Contas a receber. Caso a forma de pagamento selecionada tenha sido Boleto, ele será gerado automaticamente.

Caso queira fazer o estorno do lançamento, basta clicar no botão "Ações ()" e utilizar a opção "Estornar Contas ()":

Para visualizar os dados da Ordem de Serviço, basta clicar em cima do nome da empresa na listagem das OS.

Prontinho. Você já pode gerar sua OS!

Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar!

Até breve! 🙂