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Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que é utilizado para registrar todas as atividades de prestação de serviços.

Com o vhsys a emissão de notas fiscais de serviço se torna simples e mais segura, eliminando retrabalhos e otimizando sua rotina.

Envie a NFS-e diretamente para o e-mail de seus clientes, imprima o documento quando necessário e acesse facilmente o histórico completo das notas emitidas.

Tem dúvidas sobre como emitir a NFS-e no vhsys? Não se preocupe, nós vamos te explicar tudo, sem complicações!

Neste artigo você vai aprender sobre:

  1. Pré-requisitos para emissão de NFS-e

  2. Parametrização do sistema

  3. Preenchendo os dados da NFS-e

  4. Gerenciamento de NFS-e

  5. Lançar e estornar Contas

  6. Opções da NFS-e

1. Pré-requisitos para emissão de NFS-e

Para começar a emitir a sua Nota Fiscal de Serviço, siga esses passos importantes:

  1. Verifique a homologação da sua cidade: Certifique-se de que a sua cidade já está homologada para a emissão de Nota Fiscal de Serviço.

  2. Autorização para emissão via sistema de terceiros: Confirme se você já possui autorização para emitir notas fiscais através de um sistema de terceiros (webservice). Essa autorização pode ser solicitada diretamente à prefeitura da sua cidade.

  3. Validade do Certificado Digital A1: Garanta que seu Certificado Digital A1 está válido para a emissão de notas. Caso contrário, adquira um novo para continuar com a emissão.

  4. Verifique seu regime tributário: Se você faz parte do regime tributário MEI, será necessário emitir a NFS-e Nacional.

Atenção: 

Se você é de Porto Alegre (Rio Grande do Sul), do regime Simples Nacional e se enquadra como Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou Sociedade de Profissionais, também é obrigatória a emissão da NFS-e Nacional.

Se precisar de suporte ou tiver alguma dúvida, conte com a nossa equipe!

2. Parametrização da NFS-e

É importante configurar os dados fiscais. Para realizar a parametrização, clique no artigo e saiba como configurar os Parâmetros da Nota Fiscal de Serviço.

3. Preenchendo os dados da NFS-e

Para emitir suas Notas Fiscais de Serviços(NFS-e), acesse o menu:  Serviços >> Notas Fiscais >>Adicionar.

Ao clicar em “Adicionar”, teremos inicialmente os “Dados da nota fiscal”:

  1. Cliente: Basta iniciar a digitação do nome do cliente que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores. É necessário clicar no autocomplete para que haja vínculo do cadastro na nota fiscal. 

Ocorrências (): Também é possível verificar o histórico do cliente com a sua empresa:

  • Últimas ordens de Serviço: Mostra as últimas Ordens de Serviço (OS) realizadas para o cliente, incluindo: Data, Valor e Visualizar OS.

  1. Técnico: Informe o nome do técnico que realizou o serviço. Não esqueça de incluir corretamente o cadastro, pois este é o campo utilizado para gerar a comissão.

  2. Série RPS: É a série do recibo provisório de serviço.

  3. Número RPS: É o número do recibo provisório de serviço que será utilizado para emitir a nota fiscal. Enviamos o RPS para a prefeitura e depois da emissão ele é convertido na NFS-e.

  4. Tomador não identificado: Marque caso você não queira informar o tomador. 

Atenção:

Não esqueça de confirmar se a emissão para tomador não identificado é liberada em sua prefeitura.

Após preencher os dados do seu cliente, teremos os “Detalhes da Nota Fiscal”:

  1. Natureza da Operação: Determina o tipo de tributação para emissão de NFS-e.

  2. Regime de Tributação: Contribuinte sujeito a tributação normal ou optante pelo simples nacional.

  3. Local da Prestação: Informe o local em que o serviço foi prestado. Selecione o Endereço do emitente ou Endereço do destinatário (cliente). Caso precise também pode incluir um terceiro endereço como local de prestação.

  4. Construção Civil: Caso sua empresa trabalhe com construção civil, você deve marcar a caixa de seleção indicada e preencher as informações. Note que quando você marcar a opção "Construção Civil", o sistema habilita os campos: Código A.R.T, Código Obra e Valor do material.

Após preencher os “Detalhes da nota fiscal”, teremos as opções de “Serviço”:

  1. Descrição: Detalhe o serviço que foi ou será prestado.

  2. Valor do Serviço: Insira o valor referente ao serviço prestado.

  3. Base de cálculo: Valor da Base de Cálculo dos impostos. 

  4. % Alíquota: Alíquota de ISS que deve utilizar para a emissão.

  5. Valor do imposto: Valor do ISS.

  6. Reter ISS: Marque esta opção quando necessário de acordo com as regras de retenção de ISS do seu município.

  7. Valor das deduções: Os valores que podem ser subtraídos do total do serviço prestado, reduzindo a base de cálculo do imposto. Essas deduções podem ocorrer por diferentes motivos e deve preencher apenas sob orientação de sua contabilidade.

  8. Valor incondicionado: É o valor total do serviço prestado, sem nenhum tipo de desconto ou condição adicional. Esse é o preço que você cobra pelo serviço, independente de negociações ou pagamentos futuros.

  9. Valor condicionado: É uma parte do valor que pode depender de certas condições, como descontos que o cliente pode ganhar depois, dependendo de acordos ou regras específicas. Esses valores podem ser aplicados só se essas condições forem cumpridas.

  10. Tributos Federais: Destaca os impostos federais inseridos na parametrização do sistema.

  11. Tributos Municipais: Destaca também os impostos municipais inseridos na parametrização do sistema.

  12. Atividade: Selecione a atividade correspondente ao serviço prestado. 

Após preencher a parte de “Serviço”, teremos as opções de “Totais da nota fiscal”:

As alíquotas de COFINS, PIS, CSLL, IR e INSS são obtidas diretamente dos Parâmetros e os valores correspondentes são automaticamente calculados nos respectivos campos.

Para reter qualquer imposto, basta selecionar a opção "Reter", conforme sua necessidade.

O campo “Valor líquido nota” já inclui todos os cálculos, somando acréscimos e deduções de forma automática.

Pagamento

Com o vhsys, sua empresa pode gerenciar as Condições de Pagamento de duas maneiras:

Na guia "Pagamento", você encontrará as seguintes opções:

  1. Condição de pagamento: Você poderá selecionar uma condição de pagamento já criada.

  2. Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento. Insira o valor e clique no botão “Gerar” e teremos mais alguns campos:

  1. Data: Data de vencimento das parcelas.

  2. Valor: Valor da Parcela.

  3. Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.

  4. Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

Também temos a opção de “Observações” em que você pode adicionar alguma observação interna:

Após preencher e confirmar se todos os dados da nota estão corretos, basta “Salvar e Emitir”.

4. Gerenciamento de notas fiscais

É muito fácil fazer a gestão de suas Notas Fiscais de Serviço:

  1. Exportar: Gera o arquivo XML para download da nota selecionada.

  2. Imprimir: Gera o arquivo PDF para impressão de uma listagem (relatório) com as notas do sistema.

  3. Excluir: Selecione as notas que deseja excluir. Não exclua notas emitidas.

  4. Pesquisar: É possível pesquisar uma nota fiscal pelo nome do cliente, número da NFS-e, número do RPS e CNPJ/CPF.

  5. Busca avançada: Permite filtros de situação, data de cadastro, técnico responsável e valor total para que encontre suas notas com maior facilidade.

Ao lado do lançamento desejado, temos o botão de “Ações”, que dependendo da situação da sua nota ele pode ter diferença na listagem que vai aparecer. No exemplo abaixo, neste lançamento não temos uma NFS-e emitida, por isso as opções disponíveis são:

  • Emitir Nota Fiscal: Permite emitir ou reemitir notas fiscais rejeitadas, corrigindo informações antes de enviá-las à prefeitura.

  • Copiar Nota: Cria uma cópia idêntica de uma nota fiscal existente, agilizando o processo de emissão de novas notas.

  • Imprimir: Gera o PDF para impressão do documento fiscal (DANFSe).

  • Lançar Contas: Insere as parcelas da nota fiscal no Contas a Receber, facilitando o controle financeiro.

  • Alterar Status: Auxilia no gerenciamento do status das notas fiscais, acompanhando seu andamento.

5. Lançar e estornar contas

Lançar contas é fundamental para manter a saúde financeira e o controle sobre o seu negócio. No vhsys, você pode registrar as informações e parcelas do pedido no Contas a Receber. 

Para isso, o primeiro passo é informar a Conta Bancária e se irá lançar comissão para o técnico. Você também pode escolher a categoria financeira e o centro de custo de sua preferência para identificar o recebimento. 

Para fazer isso,  basta você:

  1. Localizar o botão de “Ações” no lançamento desejado; 

  2. Clicar em “Lançar Contas”;

  3. Informar a “Conta Bancária”(se necessário);

  4. Preencher se a parcela está “Paga”;

  5. Inserir a “Data de pagamento”;

  6. Marcar se você quer “Lançar comissão” para o técnico;

  7. Clicar no botão “Gerar”.

Se precisar realizar o estorno do lançamento, acesse o botão de “Ações” e “Estornar Contas”.

6. Opções da NFS-e

Após a emissão da nota, clique no botão "Ações" e selecione "Abrir opções" ou, no lançamento escolhido, clique no ícone de Nota Fiscal emitida “".

Ao fazer isso, uma nova tela será aberta, exibindo o código verificador e o número da nota, informações essenciais para confirmar a autenticidade da Nota Fiscal. Além disso, outras opções estarão disponíveis:

  1. Imprimir DANFE: Gera o PDF do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço para impressão.

  2. Baixar XML: Faz o Download do XML da nota selecionada.

  3. Estornar Contas: Estorna as Contas a Receber no financeiro. Caso não tenha sido lançada, aparecerá como “Lançar contas”.

  4. Cancelar nota: Cancele a Nota Fiscal de Serviço. Será necessário informar o motivo do cancelamento. 

Importante:

Alguns municípios não permitem o cancelamento de notas fiscais via sistemas de terceiro (webservice) e exigem que o cancelamento da nota seja feito diretamente no portal da prefeitura ou através de outros processos administrativos.

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃