O que devo fazer para armazenar corretamente as minhas notas fiscais e não ter problemas futuros?

Armazenar suas notas fiscais de forma adequada é essencial para evitar complicações legais e financeiras no futuro. 

Confira soluções práticas, como o armazenamento na nuvem, o backup de documentos fiscais e a proteção contra exclusão acidental. Além disso, veja como garantir que seus dados estejam sempre protegidos, mesmo em casos de cancelamento de assinatura.

1. Armazenamento de notas fiscais no sistema vhsys

O sistema vhsys armazena suas notas fiscais emitidas de forma segura na nuvem. Mesmo em caso de cancelamento de assinatura, as informações permanecem no sistema por até 5 anos, garantindo que não haja risco de desaparecimento ou exclusão acidental em um curto período.

É importante destacar que, para solicitar o envio das notas fiscais após o cancelamento, é necessário apresentar documentação conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Os documentos exigidos incluem:

• Contrato Social (com o administrador responsável descrito);

• Documento oficial com foto do responsável;

• Foto do responsável segurando o documento próximo ao rosto.

 Essa é uma limitação comum em diversos sistemas, que enfrentam dificuldades devido ao grande volume de notas emitidas. O vhsys oferece uma solução prática e eficiente, permitindo armazenamento seguro e acessível. Além disso, é possível configurar o envio automático de notas tanto para você quanto para sua contabilidade, proporcionando ainda mais praticidade e controle.

2. Backup NF-e

A funcionalidade Backup NF-e é amplamente utilizada pelos usuários do vhsys, economizando tempo e otimizando a gestão das notas fiscais. Essa ferramenta permite criar um backup completo de todas as notas emitidas no sistema, com filtros por período (até 6 meses) ou por clientes específicos.

As principais vantagens incluem:

• Comodidade: Todos os arquivos XML ficam centralizados em um único backup.

• Organização: O arquivo gerado é compactado no formato .rar e organizado em pastas, facilitando a classificação de notas de venda, compra e serviço.

Essa funcionalidade torna a administração das suas informações fiscais mais prática e segura. Veja como funciona a extensão Backup NF-e.

3. Proteção contra exclusão de notas emitidas

Os documentos fiscais possuem alta relevância, e no vhsys, nós garantimos a segurança dessas informações. Para assegurar que nenhuma nota seja excluída por engano, o sistema adota os seguintes mecanismos:

• Bloqueio de exclusão: Ao tentar excluir uma nota fiscal emitida, o sistema exibe uma mensagem de erro, impedindo a ação. Isso protege a integridade das suas informações fiscais.

• Exclusão controlada: Caso a exclusão seja realmente necessária, o usuário deve entrar em contato com o suporte e apresentar a documentação mencionada anteriormente. Antes de qualquer exclusão, um backup completo das notas emitidas é gerado para garantir a segurança e a integridade dos dados.