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Erros e rejeições - NFesSabia que configurar as regras de vendas do seu sistema de gestão pode reduzir o tempo gasto com a digitação de notas fiscais e controle de pedidos no dia a dia do seu negócio? Ajustar os parâmetros de vendas é o segredo para deixar a plataforma funcionando exatamente do jeito que a sua empresa precisa, organizando sua rotina e evitando erros manuais que custam dinheiro.
Veja como facilitar o seu dia a dia:
- Como acessar a tela de parâmetros de vendas no vhsys?
- Como configurar as regras do meu processo de vendas?
- Como organizar a numeração sequencial das minhas notas e pedidos?
- Como criar status personalizados para acompanhar minhas vendas?
1. Como acessar a tela de parâmetros de vendas no vhsys?
Acesse o seu vhsys e siga o caminho abaixo
- Clique em “Configurações” (ícone de engrenagem).
- Localize a opção “Parâmetros do Sistema”.
- Em seguida clique em “Vendas”, no menu ao lado esquerdo da tela:
2. Como configurar as regras do meu processo de vendas?
Ao abrir a parte de “Vendas”, você verá várias opções para definir como o sistema deve controlar o seu financeiro, o seu estoque e os seus documentos fiscais. Veja o que significa cada opção e como utilizá-la:
- Lançar as contas: serve para definir quais tipos de vendas vão enviar informações automaticamente para o seu contas a receber. Você pode escolher entre Pedidos, Notas Fiscais ou Ambos. Essa regra não vale para vendas feitas no balcão (PDV), notas de consumidor (NFC-e) ou orçamentos. O caixa de balcão já faz o lançamento automático e orçamentos não geram cobranças antes de virarem vendas.
- Controle de estoque: para evitar a venda de produtos esgotados, você pode configurar alertas de estoque mínimo e bloqueios de saldo. Basta acessar a aba Estoque, localizada no menu lateral esquerdo do sistema.
- Bloquear agrupamento: mais segurança para a sua operação. Ao ativar essa opção, o sistema impede que pedidos sejam agrupados quando já existe um lançamento financeiro ou saída de estoque, evitando confusões na contabilidade.
- Lista de Preço: ative esta funcionalidade para poder selecionar listas de preços pré-cadastradas na hora de criar uma venda. Isso agiliza o atendimento e garante a aplicação da tabela certa. (Se desativada, as listas criadas no sistema não aparecerão na tela de vendas).
- Dados Adicionais: serve para mostrar o código do item e o NCM na folha impressa. O NCM é o código fiscal que o governo usa para identificar o tipo de mercadoria. Marque SIM para deixar seu documento impresso mais completo para o cliente
- Exibir imagem de capa do produto nas impressões: deixe seus documentos mais profissionais e atraentes para o cliente! Você pode escolher exibir a foto do produto nas impressões de:
- Todas
- Impressão de pedidos
- Impressão de orçamentos
- Impressão de ordens de serviço
- Tamanho da imagem de capa do produto: ao selecionar os documentos desejados, o sistema abrirá o campo "Tamanho da imagem de capa do produto", onde você define se prefere fotos no tamanho 50x50, 100x100 ou 150x150.
- Nº do Pedido na NF: facilite o rastreio das suas vendas. Com essa opção selecionada como “SIM”, sempre que uma Nota Fiscal for gerada a partir de um pedido, o número deste pedido aparecerá automaticamente no campo de observações da nota.
- Código GTIN/EAN do produto na NF-e: ative para exibir o código de barras do produto diretamente no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
3. Como organizar a numeração sequencial das minhas notas e pedidos?
Nesta parte, você define qual será o próximo número que o sistema vai usar para os seus documentos. Isso evita que você pule números ou emita documentos com numeração repetida, o que pode gerar problemas com a fiscalização.
- Orçamento: número inicial do documento de proposta comercial.
- Pedido: número inicial do registro de venda concluída.
- PDV: número inicial das vendas emitidos no seu caixa de frente de balcão.
- Série NF-e: número de série da sua nota fiscal eletrônica grande (geralmente utiliza-se o número 1).
- NFe - Em produção: número da próxima nota fiscal real com valor jurídico que você vai emitir para o governo.
- NFe - Em homologação: número das notas fiscais de teste. Essas notas servem apenas para ver se o sistema está funcionando e não têm valor para o governo.
- Série NFC-e: número de série da sua nota de consumidor (cupom fiscal).
- NFCe - Em produção: número do próximo cupom fiscal real que sairá no seu caixa.
- NFCe - Em homologação: número dos cupons fiscais de teste.
Como funciona a numeração contínua?
É bem simples: o número que você informar nestes campos servirá como base de partida. O sistema dará continuidade a partir daquela numeração. Por exemplo: se você colocar o número "10" no campo de Pedidos, o sistema criará o próximo lançamento automaticamente com o número "11".
Já emitia notas em outro sistema?
Sem problemas! Para dar sequência correta na numeração das suas notas fiscais, basta informar o número da sua última nota autorizada. Assim, o vhsys assume o controle a partir do próximo número de forma automática, mantendo suas obrigações fiscais em dia.
4. Como criar status personalizados para acompanhar minhas vendas?
Quer ter total controle visual sobre cada etapa das suas vendas? Nas guias que aparecerão para Orçamentos e Pedidos, você pode criar "Status Personalizados". Eles funcionam como etiquetas para organizar o seu processo comercial exatamente do seu jeito.
Para aprender a configurar e gerenciar esses status na prática, clique aqui e confira nosso artigo completo sobre Status Personalizados.
Após ajustar os parâmetros e deixar o sistema com a cara da sua empresa, não se esqueça de clicar no botão “Salvar configurações”.
Como você pode ver no seu Menu Lateral, a categoria Vendas funciona como um grupo principal. Abaixo dela, existem submenus essenciais para o dia a dia da sua empresa.
Continue a sua jornada de configuração acessando os próximos tópicos no menu esquerdo: