Gestão de Projetos

Com o Aplicativo Gestão de Projetos você tem muito mais facilidade para criar, organizar e acompanhar o desempenho dos projetos do seu negócio.

  Obs.: Os aplicativos são recursos extras totalmente integrados ao vhsys com custo adicional. Os aplicativos te ajudam a personalizar, potencializar e ampliar as ferramentas de gestão. Envio de e-mail marketing, SMS em massa ou uma loja virtual são algumas delas. 

  Dica: Para utilizar o aplicativo, basta acessar a Loja de Integrações dentro do sistema online vhsys.

Neste artigo você vai aprender a:

1. Configuração – Gestão de Projetos
2. Gerenciando Projetos – Gestão de Projetos
3. Relatórios – Gestão de Projetos
4. Painel (Dashboard TV)

1. Configuração – Gestão de Projetos

Após instalar, abra o aplicativo e localize a opção "Configurações ()":

Na opção "Permissões" é possível determinar qual função cada usuário terá acesso no aplicativo gestão de projetos.

• Cadastrar projeto: Habilita o usuário a criar projetos no aplicativo.
• Visualizar somente as minhas tarefas: O usuário terá acesso apenas às suas tarefas, ficando sem acesso ao resto da equipe.
• Acesso a Dashboard TV: O usuário poderá visualizar o painel (Dashboard TV).
• Acesso às Configurações: O usuário terá acesso ao menu de configurações.
• Alterar histórico de trabalho: O usuário poderá alterar o histórico de seu trabalho, como por exemplo, alterar o tempo trabalhado.

Após configurar as permissões do usuário, clique no botão "Salvar".

Padrões

Nesta opção é possível cadastrar "Etapas" e "Status padrões", que serão usados no gerenciamento de seus projetos.

Para realizar o cadastro de novas etapas, preencha o nome da etapa e clique no botão "Salvar".

Logo abaixo, você pode  "Editar ()", "Remover ()" ou "Mover ()" uma etapa cadastrada.

Para realizar o cadastro da Situação (Status), preencha o nome e clique no botão Salvar.

Logo abaixo, você pode "Editar ()" ou "Remover ()" a situação/status cadastrada.

Gerais

 Marque as opções desejadas do aplicativo de projetos:

• Enviar aviso de movimentação das tarefas ao responsável pelo projeto: Permite o envio de um e-mail a cada início e fim do trabalho.
• Enviar aviso de novas tarefas ao seu respectivo responsável: Caso gere uma tarefa para um determinado usuário, ele receberá um e-mail de aviso.
• Exibir projetos na Dashboard: Ativar a exibição dos projetos no Painel (Dashboard TV).
• Exibir tarefas na Dashboard: Ativar a exibição de tarefas no Painel (Dashboard TV).

Feita as configurações, clique no botão "Salvar".

Dica: Sugerimos que antes de utilizar o App de Gestão de Projetos, você realize as configurações para seu trabalho se tornar mais simples.

 Obs.: Lembramos que novos parâmetros serão criados ao decorrer do tempo, conforme as necessidades apontadas.

2. Gerenciando Projetos – Gestão de Projetos

Para gerenciar seus projetos no aplicativo, clique em "Projetos".

Para criar um novo projeto, clique no botão "+ Adicionar Novo Projeto".

Aparecerá a seguinte janela:

Preencha as informações:

Nome do projeto: Nome descritivo do Projeto que será criado.

Responsável: Usuário responsável pelo projeto.

Descrição: Descritivo sobre o projeto, contendo detalhes.

Data de Início e Data de Entrega: Determine o período desde o início até a entrega do projeto.

Etapas: As etapas padrões podem ser incluídas no menu Configurações ⇢ Padrões. Caso seu projeto tenha etapas específicas, você pode configurar clicando no botão "+ Adicionar Etapas".

Você pode "Excluir", "Editar" ou "Mover".

Após o preenchimento das informações acima, clique em "Criar projeto".

Salvando o projeto ele será apresentado da seguinte forma:

Após criar o projeto, clicando nele, você poderá visualizar os detalhes e também realizar o controle das tarefas.

Após acessar o projeto, para cadastrar uma tarefa, clique no botão "+ Adicionar nova tarefa".

Será apresentada a tela para o cadastro da tarefa:

• Título da tarefa: Nome da tarefa ou detalhe.
• Projeto: Selecione em qual projeto a tarefa  será vinculada. Caso não seja selecionado um projeto, ela será considerada uma tarefa pessoal, como por exemplo, ver e-mails recebidos.
• Etapa: Selecione em qual etapa do projeto sua tarefa fará parte.
• Responsável: Selecione o usuário que será o responsável pela tarefa, ou seja, a pessoa que irá trabalhar nela.
• Data de Início: Data de início da tarefa.
• Data de Entrega: Data da entrega da tarefa, caso a mesma seja contínua marque a opção Continua.
• Horas Previstas: Horas previstas para a realização da tarefa.
• Empenho/Dia: Qual será o tempo disponível diariamente para realizar a tarefa.
• Prioridade: Selecione a prioridade da tarefa.
• Status: Qual situação a tarefa está. Pode ser customizado em configurações
• Descrição: Descreva o que será feito na tarefa.
• Anexos: Inclua anexos a sua tarefa, basta clicar na opção e selecionar os arquivos em seu computador.
• Pré-Requisitos: Para adicionar um pré-requisito para realização da tarefa, clique em "Adicionar pré-requisito".

Preenchido os dados da tarefa, clique no botão "Adicionar Tarefa".

A tarefa criada será apresentada na etapa escolhida dentro do projeto.

Você também pode visualizar pela guia "Minhas Tarefas":

No gerenciamento dos projetos existe ainda algumas opções:

• Copiar Projeto: Para realizar uma cópia do projeto.
• Editar Projeto: Para alterar algum item do projeto.

Clique em "+ Adicionar Etapa", no fim da tela, caso queira adicionar mais alguma etapa.

Busca de Projetos

Para localizar seus projetos cadastrados, você pode utilizar o campo "Buscar Projetos" e pesquisar um projeto já cadastrado pelo nome.

Também é possível filtrar pelos projetos pendentes e entregues.

Na listagem de projetos, podemos observar o nome de cada projeto, seu responsável, as datas de "Início e Entrega" e seu andamento em porcentagem. 

Quando a barra apresentar a cor vermelha, significa que o projeto está em atraso e azul está dentro do prazo.

3. Relatórios – Gestão de Projetos

Para ter acesso aos relatórios do aplicativo gestão de projetos, clique na opção "Relatórios".

O aplicativo de gestão de projetos possui quatro relatórios: Equipe, Tarefas, Gráfico Gantt e Rentabilidade.

Relatório de Equipe

No relatório de equipe é possível visualizar o histórico de tarefas de cada usuário em um projeto. 

Para geração do relatório é possível realizar dois filtros: 

Projeto: Seleção do projeto em questão.

Usuário: Seleção do usuário em questão.

Após realizar os filtros conforme sua necessidade, para gerar o relatório clique no "Pesquisar".

O relatório de equipe será apresentado conforme a próxima imagem:

Informações como: Data de início, Data de entrega, Horas previstas, Empenho diário e etc.

Você pode alterar as colunas:

Relatório de Tarefas

No relatório de "Tarefas" é possível visualizar as tarefas de cada projeto. Para gerar o relatório de tarefas, é possível realizar os seguintes filtros:

• Nome: Nome da tarefa a ser buscada.
• Data Início: Data de início da tarefa.
• Data Entrega: Data de término da tarefa.
• Projeto: Projeto que a tarefa está vinculada.
• Responsável: Responsável pela tarefa.
• Prioridade: Prioridade da tarefa.
• Entregue: Se a tarefa está entregue (Sim, Não ou Todos)

Após realizar os filtros conforme sua necessidade, para gerar o relatório clique em "Pesquisar".

O relatório de tarefas será apresentado conforme a próxima imagem:

Caso deseje acrescentar colunas em seu relatório, após gerar o relatório, clique em "Colunas":

Relatório de Gantt

O relatório de Gantt é usado para ilustrar o avanço de diferentes etapas de um projeto. No relatório é possível realizar os seguintes filtros:

Projeto: Seleção do projeto em questão

Usuário: Seleção do usuário em questão

Após realizar os filtros conforme sua necessidade, para gerar o relatório clique no "Pesquisar".

O relatório será apresentado conforme a seguinte imagem:

Logo acima, temos a legenda:

Relatório de Rentabilidade

Relatório de horas trabalhadas e porcentagem de ganhos.

Selecione o projeto e clique em "Pesquisar":

4. Painel (Dashboard TV)

Acompanhe em tempo real o andamento dos projetos e tarefas de sua empresa por meio do Painel (Dashboard TV) do aplicativo gestão de projetos. Além de conseguir acompanhar as informações atualizadas para a tomada de decisões referente ao andamento do projeto.

Para isso, acesso o "Painel (Dashboard TV)":

Após clicar no painel aparecerá:

Tarefas em Andamento

Na imagem abaixo, podemos observar qual tarefa está sendo trabalhada em tempo real, qual o tempo trabalhado e qual a porcentagem concluída até o momento:

Horas trabalhadas

As horas trabalhadas representam o que a equipe já trabalhou no dia, juntando o tempo de cada tarefa.

Super fácil, né!

Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar!

Até breve!