Questor

Agilize o envio dos lançamentos das contas a pagar e receber, notas fiscais de entrada e saída, e o envio dos XMLs das NF-e  do seu negócio para a sua contabilidade. Isso tudo de forma automática!

Assim, você automatiza as tarefas e reduz o tempo gasto em rotinas, centralização das informações em um único sistema e ainda elimina a possibilidade de você não entregar documentos para o contador.

 Dica: Para utilizar o aplicativo, basta acessar a  Loja de Aplicativos dentro do sistema online vhsys. 

Neste artigo você vai aprender:

1. Parâmetros gerais
2. Integração contábil
3. Integração fiscal
4. Cadastro de categorias

1. Parâmetros gerais

Na aba "Parâmetros Gerais", informe as configurações para a vhsys com o sistema Questor.

1. CNPJ da contabilidade: Informe o CNPJ do seu contador ou contabilidade. 

2. Integrar dados contábeis: Marque para enviar automaticamente  as informações contábeis para o seu contador (os lançamentos de contas a pagar e contas a receber).

3. Integrar dados fiscais: Marque para enviar automaticamente os arquivos XML das notas de entrada e saída para o seu contador.

Após configurar tudo, clique em "Salvar configurações".

2. Integração contábil

Agora, na guia Integração contábil, faça as seguintes configurações:

1. Filtro por data: Selecione se ao realizar a pesquisa será por data das contas a pagar e receber, será pela data de pagamento, pela data de emissão ou ambas. Se for integrar provisão e movimentação financeira, o ideal é deixar a opção Ambos.

2. Periodicidade: Selecione a periodicidade que será realizada a integração.

3. Dias da execução: Escolha o dia do mês que será realizada a integração referente aos lançamentos do mês anterior.

Ex.: Marquei o dia 10, ou seja, será gerado todo dia 10 a integração das contas referentes ao mês anterior.

 Obs.: disponível atualmente entre os dias 1 e 20 do mês.

Logo após teremos "Plano de contas contábil":

O plano de contas pode ser importado a partir de um arquivo (com a extensão .csv) gerado pelo sistema da Questor. 

Dica: o arquivo deve ser solicitado ao contador, pois precisa estar no layout correto. 

 Obs.: o layout importado atualmente, é o “Plano de Contas Específico sem Saldos”, com o tipo “Delimitado por ponto e vírgula (dados) (*.csv) – 1”, que é mais completo. Para gerar o arquivo no Questor,  vá em Relatórios ⇢ Plano de Contas.

Após importado o plano de contas, caso precise, é possível remover para importar novamente.

Porém, as configurações vão precisar ser feitas novamente.

Caso seja necessário adicionar novas contas que foram criadas no plano posteriormente, pode ser utilizada a opção “Adicionar nova conta”.

Uma nova tela aparecerá para que seja cadastrada a conta. Informe a Classificação, Descrição e Código reduzido.

Ao finalizar, clique em "Salvar".

Agora vamos configurar as "Contas bancárias":

Selecione as contas bancárias e informe as correspondentes contábeis (código reduzido da conta).  Esses códigos devem ser verificados junto ao contador. Se houver a importação do plano de contas, poderá ser preenchido automaticamente.

O próximo passo é a configuração das "Categorias de receitas":

Será utilizado para os lançamentos de contas a receber, conforme suas categorias.

No campo "Contabilização", informe como será a integração da conta a pagar:

• Sem provisão: Nesta opção, considera somente as movimentações financeiras (liquidações) no período. A contabilização é entre a conta contábil da categoria e a conta bancária.  Não utiliza conta de cliente.

• Movimentação financeira: Nesta opção, também considera somente as movimentações financeiras (liquidações) no período.  Porém, a contabilização é entre a conta do cliente e a conta bancária. Considera-se neste caso, que a provisão foi realizada na contabilidade por outros meios (integração fiscal da nota, por exemplo).

• Provisão: Nesta opção considera somente os lançamentos que estão em aberto, ou seja, faz a provisão do lançamento se ele não estiver liquidado. A contabilização é entre a conta do cliente e a conta da categoria.

• Provisão e baixa: Nesta opção considera tanto os lançamentos que estão em aberto, quanto às movimentações financeiras (liquidações) no período. A contabilização é entre a conta do cliente e a conta da categoria e, entre a conta do cliente e a conta bancária.

 Obs.: o vínculo entre o cliente e a conta contábil correspondente se dará pelo  envio do CNPJ / CPF do cliente no arquivo integrado e o vínculo da conta contábil será feito automaticamente.

Caso algum cadastro não esteja vinculado a um cliente ou seu cadastro não possua CPF / CNPJ, será gerado um código de conta fixo para que o contador possa definir o vínculo de conta que terá, sempre que assim for gerado. Para entrada de renda, o código será gerado C000.000.000-00.

Segue o resumo de como será a contabilização (Débito/Crédito) em cada uma destas opções para as receitas:

A próxima configuração é a de "Categorias de despesas":

Será utilizado para os lançamentos de contas a pagar, conforme suas categorias.

A configuração nesta tela é semelhante a configuração das categorias de receita.

No campo “Contabilização”, informar como será a integração da conta a pagar com aquela categoria, podendo ser:

• Sem provisão: Nesta opção, considera somente as movimentações financeiras (liquidações) no período. A contabilização é entre a conta contábil da categoria e a conta bancária. Não utiliza conta de fornecedor.

• Baixa financeira: Nesta opção, também considera somente as movimentações financeiras (liquidações) no período.  Porém, a contabilização é entre a conta do fornecedor e a conta bancária. Considera-se neste caso, que a provisão foi realizada na contabilidade por outros meios (integração fiscal da nota, por exemplo).

• Provisão: Nesta opção considera somente os lançamentos que estão em aberto, ou seja, faz a provisão do lançamento se ele não estiver liquidado. A contabilização é entre a conta do fornecedor e  a conta da categoria.

• Provisão e baixa: Nesta opção considera tanto os lançamentos que estão em aberto, quanto às movimentações financeiras (liquidações) no período. A contabilização é entre a conta do fornecedor e a conta da categoria e, entre a conta do fornecedor e a conta bancária.

 Obs.:  como o anterior, o vínculo entre o cliente e a conta contábil correspondente se dará pelo  envio do CNPJ / CPF do cliente no arquivo integrado e o vínculo da conta contábil será feito automaticamente.

Caso algum cadastro não esteja vinculado a um cliente ou seu cadastro não possua CPF / CNPJ, será gerado um código de conta fixo para que o contador possa definir o vínculo de conta que terá, sempre que assim for gerado. Para entrada de renda, o código será gerado C000.000.000-00.

Segue o resumo de como será a contabilização (Débito/Crédito) em cada uma destas opções para as despesas:

Histórico:

Você também consegue informar os códigos dos históricos para cada categoria. Sendo as de lançamento de provisões ou lançamentos de movimentações.

 Dica: o preenchimento dos históricos não é obrigatório, mas  ajuda a deixar a integração completa.

 Obs.: verifique junto com o contador antes de informar os códigos.

Para entradas configuradas com códigos históricos, será gerado também complemento do histórico, que incluem as seguintes informações de conta:

• Nº do documento
• Nome da despesa / receita
• Mês/Ano da data de emissão

Ex.: Nº documento – nome da despesa – mês/ano

1125 – Energia elétrica – 08/2021

Após finalizar a configuração inicial, aparecerá o painel:

1.  Atualizar: o quadro com as últimas integrações é atualizado.

2. Sincronizar: é possível forçar o envio dos dados ao contador, caso por algum motivo não tenha sido processado de forma automática.

3. Alterar configurações: caso precise efetuar alguma alteração, é possível acessar novamente a tela para configurar as contas contábeis das contas bancárias e das categorias de receita/despesa.

A integração gera um arquivo para cada dia com lançamentos. 

Na visualização dos arquivos, conforme o período e conforme as datas dos lançamentos, haverá um arquivo para cada dia.

 É possível baixar os arquivos .TXT de cada geração.

3. Integração fiscal

A aba "Integração fiscal" também aparecerá os dados informados e salvos.

Selecione quais os tipos de notas fiscais (arquivo XML) serão integrados com a contabilidade.

• Nota Fiscal (NFe): Serão enviadas todas as notas fiscais (NFe) emitidas pela empresa. Serão enviados os arquivos XML correspondentes a cada nota emitida.

• Nota Fiscal de Consumidor (NFCe): Serão enviadas todas as notas fiscais de consumidor (NFCe) emitidas pela empresa. Serão enviados os arquivos XML correspondentes a cada nota emitida.

• Conhecimento de Transporte (CTe): Serão enviados todos os conhecimentos de transporte (CTe) emitidos pela empresa. Serão enviados os arquivos XML correspondentes a cada conhecimento emitido.

• Nota de Entrada: Serão enviadas todas as notas fiscais de entrada da empresa, ou seja, as notas de compra. Serão enviados os arquivos XML de saída do fornecedor, que forem importadas no vhsys, na funcionalidade de Compras/ Entrada de Mercadorias.

Ao marcar as opções desejadas, as notas (entrada ou saída) serão enviadas automaticamente para a contabilidade.

 Obs.: a integração das notas fiscais ocorrerá de forma automática, todos os dias, referente às notas do dia anterior.

4. Cadastro de categorias

No cadastro de Categorias, em Financeiro ⇢  Parâmetros ⇢ Categorias, você define as categorias que terão  a opção de contabilização.

 Obs.: o campo ficará visível neste cadastro apenas se a empresa tiver o aplicativo de integração com a Questor instalado.

 Dica: o campo ficará habilitado apenas para as categorias criadas pelos usuários. Para as categorias padrão do sistema, o campo será previamente configurado e não será permitido alterar.

Prontinho! Integração concluída!

Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar! 😉 

Até breve! 😃