Aplicativo VHDesk

Com o Aplicativo do VHDesk você tem um canal de atendimento com o seu cliente totalmente integrado ao vhsys. Seus clientes poderão abrir chamados de suporte para a sua empresa de maneira simples e fácil.

Dica: Para utilizar o aplicativo, basta acessar a Loja de Aplicativos dentro do sistema online vhsys. Veja como é fácil instalar o Aplicativo!

Obs.: Os aplicativos são recursos extras totalmente integrados ao vhsys com custo adicional. Foram desenvolvidos pensando em facilitar a gestão do seu negócio. Os aplicativos te ajudam a personalizar, potencializar e ampliar as ferramentas de gestão. Envio de e-mail marketing, SMS em massa ou uma loja virtual são algumas delas.

Vamos te mostrar tudo!

Neste artigo você vai aprender a:

1. Configurando o VHDesk
2. Clientes
3. Abrir um Chamado
4. Base de conhecimento
5. Portal atendimento VHDesk
6. Relatórios
7. Meu VHDesk

1. Configurando o VHDesk

Após instalar e abrir, vamos configurar o Aplicativo VHdesk.

Para isso, abra o aplicativo e localize a opção Configurações ().

Na guia de "Configurações gerais" é possível configurar algumas informações:

Título do canal de atendimento: Insira o título para o seu canal.

Descrição: Conte um pouco sobre o seu canal.

Endereço do Canal: O link que será acessado por seus clientes.

Meta Tag: Informe a meta tag para que seu canal seja localizado pelos mecanismos de busca. Separando a meta TAG por vírgula, é possível incluir mais de uma.

Código HTML: Nesse campo é possível inserir um código HTML para ser executado no canal. Ou seja, por meio desse campo você poderá personalizar o seu portal de atendimento.

Após as configurações gerais, passe para a guia Configurações avançadas: 

Vamos entender cada opção!

Status

Essa opção permite que você personalize os status de seus chamados, como podemos ver na próxima imagem.

Informe o Nome do Campo e qual será  a Ação quando for selecionado.

Na coluna "Ação", temos duas opções:

Torna o chamado “Aberto” — Altera a situação do chamado para Aberto.

Torna o chamado “Fechado” — Altera a situação do chamado para Fechado.

Dica: Ao marcar a caixa de seleção () ao lado do campo, você indica em qual situação o chamado iniciará. 

Para adicionar novos status, clique na opção + Adicionar um novo status.

Para excluir, basta deixar a situação em branco e salvar.

Etiquetas de prioridade

É possível personalizar as etiquetas de prioridade de seus chamados, como mostrado na próxima imagem.

Você pode alterar os nomes das etiquetas ou criar uma nova etiqueta.

Obs.: Por padrão o aplicativo vem com 4 etiquetas de prioridade: Baixo, Médio, Alto e Altíssimo.

Para excluir uma etiqueta, basta deixar o campo em branco e salvar.

Campos Personalizados

Crie campos personalizados dos seus chamados:

Informe o nome, descrição e o tipo do campo.

No campo Tipo você pode escolher entre:

Campo: O usuário preencherá manualmente os dados referente ao campo criado. (Exemplo: preenchimento do número do telefone.)

Seleção: Você indicará para o cliente quais opções ele poderá escolher para o preenchimento daquele determinado campo. Para isso, crie algumas opções como mostramos abaixo.

Para cadastrar as opções do campo, clique na opção Adicionar ()

Ao lado direito do campo temos as Configurações (), clicando no será possível configurar o campo como obrigatório e privado.

Campo privado: O campo será utilizado apenas no controle interno no vhsys, portanto não será apresentado ao cliente.

Obrigatório: Será obrigatório o preenchimento do campo.

Para criar um campo, clique na opção + Criar um novo campo.

Para excluir, basta deixar o campo em branco e salvar.

Ao finalizar as configurações, clique no botão Salvar configurações.

2. Clientes

O cadastro de cliente poderá ser realizado dentro do aplicativo VHDesk ou pelo portal de atendimento. 

Vamos te mostrar como cadastrar o cliente através do App VHDesk.

Acesse seu Aplicativo VHDesk e clique na opção Clientes que a próxima imagem será apresentada:

Ao clicar em cliente abrirá a seguinte tela:

Ao clicar, aparecerá a tela para o preenchimento das informações:

Marque a opção Aprovar cadastro para que o seu cliente consiga acessar o cadastro e acompanhar o andamento do chamado. Preencha as informações necessárias, clique em Salvar.

Obs.: Caso não marque a opção Aprovar cadastro, quando o cliente acessar aparecerá a seguinte mensagem:

Agora, vamos te mostrar como cadastrar seu cliente pelo portal de atendimento VHDesk.

Ao acessar o portal de atendimento VHDesk, ao lado direito teremos a opção Cadastrar:

Após clicar na opção Cadastrar, será apresentada a tela de cadastro.

Preencha as informações e clique no botão Cadastrar.

Gerenciando os clientes cadastrados

Ao acessar a tela de clientes no aplicativo VHDesk será possível realizar algumas operações, como vamos visualizar a seguir.

Aprovar Cadastro () — Clique para liberar o cadastro.

Usuários () — Visualize os usuários do cliente e também cadastre novos usuários.

Editar Cliente () — Altere alguma informação cadastrada do cliente.

Excluir () — Remove o cadastro do cliente.

Para realizar uma busca pelos clientes cadastrados, utilize o campo de pesquisa.

3. Abrir um Chamado

Pela tela inicial do Aplicativo VHDesk no sistema vhsys você pode abrir o chamado para o seu cliente:

Ao clicar no botão Adicionar chamado, abrirá a seguinte tela:

Preencha as informações do chamado. Caso precise, pode inserir arquivos no chamado clicando em Selecionar Anexo.

Com os dados preenchidos, clique no botão Salvar.

Você ou seu cliente também podem abrir chamados pelo portal de atendimento VHDesk.

Ao clicar em Abrir chamado, irá aparecer a seguinte tela:

Preencha as informações do chamado. Caso precise, pode inserir arquivos no chamado clicando em Selecionar Anexo.

Com os dados preenchidos, clique no botão Salvar.

Respondendo os chamados

Os chamados não lidos aparecerão em destaque da seguinte maneira:

Para responder, clique no chamado desejado. A tela contendo todas as informações inseridas pelo cliente aparecerá da seguinte maneira: 

1. Informações: No topo aparecerá as informações do cliente e o assunto do chamado. No campo Operador é possível alterar o operador do chamado.

2. Situação: Acompanhe a situação do chamado.

3. Etiqueta de Prioridade: Altere a prioridade conforme a necessidade.

4. Campo de texto: Insira a mensagem para o seu cliente. Em seguida, clique em Enviar mensagem.

5. Mensagem: Histórico das mensagens recebidas pelo cliente.

Caso queira escrever uma mensagem interna, marque a opção Resposta privada. Ao selecionar essa opção, a mensagem não poderá ser visualizada pelo seu cliente.

Dica: Para anexar documentos ao chamado, clique em Selecionar Anexo.

Para finalizar um chamado, clique no botão Encerrar Chamado.

Obs.: Ao encerrar um chamado, ele não poderá mais ser aberto.

Gerenciando os chamados

Vamos entender as demais funções da tela de chamados.

Para atualizar a sua lista de chamados, clique no botão Sincronizar.

Dica: Utilize o campo Situação e Pesquisa para facilitar a sua busca de chamados. No campo pesquisa, você poderá filtrar pelo número do chamado ou pelo assunto.

4. Base de conhecimento

O menu base de conhecimento será utilizado para você publicar informações importantes para seus clientes, por exemplo, manuais e tutoriais.

Para acessar, clique na opção Base de conhecimento em seu VHDesk.

Ao acessar, a seguinte tela será apresentada:

Criando manual

Para adicionar um novo documento, clique no botão Adicionar novo.

Será apresentada a tela para o preenchimento das informações: 

1. Título: Adicione o título do seu manual.

2. Caixa de edição: Elabore o conteúdo que será publicado no seu portal utilizando a caixa de edição.

3. Configurações: Ao marcar a opção Privado Manual, só será possível visualizar o manual se o cliente realizar o login no portal de atendimento. O manual será apresentado na tela inicial do seu VHDesk se estiver com a opção Visível na Home habilitada.

4. Categorias: Se a categoria já tiver sido cadastrada, basta marcar a opção desejada. Caso ainda não tenha cadastro, clique em + Adicionar nova categoria.

Para finalizar, clique no botão "Publicar".

Vamos entender as demais funções da guia "Base de Conhecimento".

É possível filtrar por categoria e também pelo título do manual.

Ao lado direito, será apresentada algumas informações:

• Quantidade de visualizações ()
• Quantidade de curtidas ()
• Quantidade de não curtidas ()
• Editar manual ()
• Visualizar manual ()
• Excluir manual ()

5. Portal de atendimento VHDesk

O portal de atendimento é onde seus clientes irão acessar para realizar a abertura de chamados e visualizar as informações de sua base de conhecimento.

O link de acesso é o que foi configurado após a instalação do aplicativo, você pode visualizar ele acessando: VHDesk ⇢ Configurações ⇢ Endereço do Canal (URL).

Acesse os documentos disponíveis pelas categorias, é possível visualizar as dúvidas mais frequentes e os documentos mais recentes. 

Para facilitar a busca, utilize o campo de pesquisa.

No canto superior direito temos as opções de se cadastrar e realizar o login, como já vimos anteriormente.

Para realizar o login, clique na opção Entrar e inserir as informações:

Preencha as informações e clique em Entrar.

Após realizar o login, o portal será apresentado da seguinte forma:

Dica: No início será apresentado os últimos chamados, descendo a tela será possível abrir chamados e visualizar as informações da base de conhecimento.

Também poderá clicar na guia base de conhecimento para visualizar a tela.

Agora vamos para a guia Chamados:

Na tela de chamados, para realizar a abertura de um novo chamado, clique no botão Abrir chamado. Basta seu cliente preencher as informações como já mostramos anteriormente.

Para visualizar a resposta do chamado, é só clicar nela.

Será apresentada as informações do chamado, conforme a próxima imagem.

Para responder o chamado, preencha a mensagem no campo resposta e clique no botão Enviar resposta.

Para facilitar a busca de seus chamados, filtre por sua etiqueta e utilize o campo de busca e busca avançada.

6. Relatórios

Voltando para a tela do aplicativo VHDesk, para você acompanhar o andamento do seu portal, temos três opções de relatórios: Chamados, Manuais e Clientes.

Ao clicar em alguma das opções, aparecerá uma nova tela com alguns campos para o preenchimento.

7. Meu VHDesk

Para acessar o seu portal de atendimento de uma forma mais rápida, basta clicar na opção Meu VHDesk em seu aplicativo.

Ao clicar, você será redirecionado ao seu portal de atendimento.

Muito fácil, né!

Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar!

Até breve!