Como reduzir o tempo gasto na emissão de notas fiscais?

Emitir notas fiscais de forma ágil e eficiente é essencial para qualquer empresa. Abaixo, apresentamos dicas práticas para configurar e otimizar os processos de emissão de notas fiscais, economizando tempo e garantindo conformidade com a legislação.

1. Ajustando a Sequência das Notas

No menu Configurações > Parâmetros do Sistema, é possível configurar a numeração sequencial de suas notas fiscais.

• Primeira emissão: Se sua empresa está emitindo notas pela primeira vez, a numeração começa automaticamente do zero.

• Continuidade da numeração: Caso já emita notas fiscais, informe o número da última nota no grupo Numerações. Isso vale para Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), garantindo que as próximas notas sigam a sequência correta.

Para empresas prestadoras de serviços, a configuração da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) está disponível no menu Serviços dentro de Parâmetros Gerais, onde também é possível ajustar as tributações específicas.

2. Configurando a Tributação

O preenchimento correto da tributação é indispensável para evitar problemas fiscais. Aqui, o auxílio de um contador é fundamental. As informações devem ser configuradas conforme as características das suas operações.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Preencha os campos abaixo conforme orientações do contador:

• CST do ICMS: Para empresas do Regime Normal (ou CSOSN para Simples Nacional).

• IPI: Inclua a alíquota e o código de enquadramento (se aplicável).

• PIS e COFINS: Alíquotas e CST.

• CFOP: Código de operações fiscais específicas.

• Substituição Tributária (ST): Caso aplicável.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Campos obrigatórios:

• ICMS, PIS e COFINS: Situação Tributária e alíquotas.

• CFOP: Venda para consumidor final.

• CSC (Código de Segurança do Contribuinte): Necessário para autenticação e assinatura digital. Ele é obtido no portal da SEFAZ do estado da empresa.

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Configure:

• Natureza da Operação, Regime Tributário e Alíquota de ISS.

• Usuário e senha: Dados do portal da prefeitura.

• Atividade de Serviço: Cadastrada conforme as orientações da prefeitura. É possível adicionar várias atividades à lista.

Importante: A configuração correta garante que as notas sejam compatíveis com o padrão exigido pelo webservice da prefeitura.

3. Parâmetros Específicos

Produtos

Produtos com tributação especial, como combustíveis, devem ter os dados configurados diretamente no cadastro do item, na seção Fiscais e Tributárias. Essas configurações prevalecem sobre os parâmetros gerais ao emitir a nota.

Clientes e Fornecedores

Ao cadastrar clientes:

• Consumidor Final: Habilitado por padrão para pessoas físicas.

• Contribuinte de ICMS: Para empresas com Inscrição Estadual (IE). Caso a IE não seja preenchida corretamente, a nota não será emitida.

Esses ajustes evitam erros e retrabalhos ao tentar emitir a nota, como as rejeições da SEFAZ.

4. ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST)

A integração de ICMS-ST automatiza os cálculos de impostos, eliminando erros manuais. Para configurar corretamente:

• Ajuste as alíquotas de ICMS e a Margem de Valor Agregado (MVA) no cadastro de produtos e clientes.

• Crie regras específicas por NCM, cliente ou produto.

Para saber mais, acesse o artigo sobre ICMS-ST.