Central de Ajuda - vhsys - Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Emitir documentos fiscais de transporte não precisa ser um quebra-cabeça. O CT-e é o documento oficial que registra a prestação de serviço de transporte de cargas e garante que sua mercadoria viaje dentro da lei.

Com o vhsys, você centraliza sua logística e economiza até 40% do tempo que gastaria em sites manuais do governo.

Neste artigo você vai aprender:

Preparando o sistema (Configurações)
Iniciando a emissão
Preenchendo os dados do CT-e com segurança
Reforma Tributária: Simplicidade na transição
Informações de carga
Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC)
Informações de documentos
Cobranças
Informações adicionais
Faturas
Prestações
Pagamentos
Gerenciando seu CT-e
Nota Técnica CT-e 2026.001 v1.01: O que mudou na prática?

1. Preparando o sistema (Configurações)

Antes de começar, precisamos deixar tudo pronto. Pense nisso como "organizar as ferramentas" antes de iniciar o trabalho.

Acesse o menu “Configurações”(ícone de engrenagem).
Clique em “Parâmetros do sistema”.
Clique na opção “Transportes”.
Localize a parte de “Numerações”.
Ajuste as númerações caso já tenha emitido CT-e por outros sistemas.
Clique no menu “Reforma tributária” e ajuste conforme a sua utilização. Para saber mais, acesse nosso artigo sobre a Reforma tributária.

2. Iniciando a emissão

Para acessar o CT-e é bem simples:

Acesse o menu “Transportes”.
Clique em “Conhecimento de transporte”.
Clique em “Adicionar CT-e”.

3. Preenchendo os dados do CT-e com segurança

Para facilitar o seu dia a dia, preparamos uma explicação simples de cada campo da tela de emissão. O objetivo aqui é ajudar você a preencher tudo com segurança, sem complicações técnicas.

Confira o que significa cada item:

Tipo do CT-e: define se este é um documento novo, de correção ou de substituição. Na maioria das vezes, você usará o Normal para iniciar um novo frete.

0 - CT-e Normal: é a opção padrão que você vai utilizar para a maioria dos seus fretes. Escolha esta alternativa sempre que estiver iniciando um novo serviço de transporte do zero.
1 - CT-e de Complemento de Valores: utilize esta opção quando precisar adicionar um valor que ficou faltando em um documento emitido anteriormente. Ela serve para ajustar o preço do frete ou o valor do imposto sem precisar cancelar o documento original.
3 - CT-e Substituto: esta alternativa é a solução para corrigir erros que não podem ser resolvidos por uma carta de correção, especialmente quando envolvem valores ou dados do tomador. Ela substitui um documento emitido com erro, mantendo a regularidade da sua prestação de serviço.

Tipo de serviço: indica qual o modelo de transporte que você está realizando, como:

0 - Normal: é a escolha para quando a sua empresa é a única responsável por levar a mercadoria do início ao fim do trajeto. É o formato de serviço mais comum no dia a dia.
1 - Subcontratação: você utiliza esta opção quando outra transportadora foi contratada originalmente para o serviço, mas decidiu repassar a execução total do transporte para a sua empresa.
2 - Redespacho: escolha esta alternativa quando a sua empresa for realizar apenas uma parte do trajeto, entregando a carga para outra transportadora finalizar o percurso ou recebendo de uma que já iniciou a viagem.
3 - Redespacho Intermediário: esta opção é para quando o transporte é dividido em várias etapas e a sua empresa faz um trecho do meio, ou seja, você recebe a carga de uma transportadora e entrega para uma terceira transportadora continuar o caminho.

Data e hora da emissão: é o registro exato de quando o documento foi gerado. Ao adicionar um novo CT-e, o sistema costuma preencher automaticamente para poupar o seu tempo.
Série CT-e: funciona como uma organização interna das suas notas perante o governo. Geralmente é definida pela sua contabilidade.
Número CT-e: é o número de identificação única do seu documento. Ele segue uma sequência automática para você não se preocupar com a contagem.
CFOP: este código define se a sua operação é dentro do estado, para fora dele ou até para outro país. É ele quem avisa ao governo qual imposto deve ser aplicado.
Natureza: uma descrição simples do motivo do transporte, como Venda de serviço de transporte ou Remessa.
Cidade do início da prestação: onde o caminhão será carregado ou onde a viagem realmente começa.
Cidade do final da prestação: o destino final onde a mercadoria será entregue ao cliente.
Tomador do serviço: aqui você escolhe quem é o responsável por pagar o frete: se é quem envia, quem recebe ou uma terceira pessoa.

0 - Remetente: selecione esta opção quando quem está enviando a mercadoria e emitindo a nota fiscal de venda for o responsável por pagar pelo transporte.
1 - Expedidor: utilize esta alternativa caso o pagamento do frete fique sob a responsabilidade da empresa que entregou a carga para você, mesmo que ela não seja o remetente original da nota fiscal.
2 - Recebedor: escolha esta opção se a pessoa ou empresa que vai receber a mercadoria no meio do caminho for a responsável financeira pelo serviço.
3 - Destinatário: selecione esta opção quando o cliente final, que vai receber os produtos em mãos, for quem deve arcar com os custos do transporte (o famoso frete por conta do destinatário).
4 - Outros: esta alternativa serve para situações em que o pagamento será feito por uma terceira empresa que não aparece diretamente como remetente ou destinatário da carga.

Remetente: os dados da empresa ou pessoa que está enviando a mercadoria e que consta na nota fiscal original.
Destinatário: os dados de quem vai receber o produto lá na ponta final da entrega.
Expedidor: campo utilizado caso o transporte comece em um local diferente do endereço do remetente, como um centro de distribuição.
Recebedor: preencha se a entrega for feita em um local diferente do endereço principal do destinatário.
Tomador: aqui aparecem os detalhes de quem você selecionou no campo 10. É para quem a fatura do serviço será emitida.

4. Reforma Tributária: Simplicidade na transição

Aqui, você pode acessar as informações sobre a Reforma tributária. Ao clicar, você expande a seção para visualizar ou editar os campos detalhados sobre a nova tributação. É uma forma de manter a tela limpa e focar apenas no que você precisa preencher no momento.

Essa tela foi projetada para simplificar a transição tributária, permitindo que você insira os novos impostos de forma guiada e menos técnica.

Lembrando que para as informações sairem certinhas aqui, você deve preencher as informações lá nos parâmetros do sistema. Para saber mais, acesse o nosso artigo sobre a Reforma tributária.

No campo “Valor total DFe”, aparece a soma total dos valores dos Documentos Fiscais Eletrônicos (como as NF-es) que estão vinculados a este transporte. É esse valor que serve de base para o sistema calcular os novos impostos da Reforma Tributária corretamente.

5. Informações de carga

Aqui, você consegue colocar as informações da sua carga.

Valor carga: aqui você deve informar o valor total em dinheiro das mercadorias que estão sendo transportadas, conforme indicado nas notas fiscais. Esse dado é essencial para o seguro da carga.
Produto predominante: descreva qual é o item principal que compõe o frete. Por exemplo: "Peças automotivas" ou "Alimentos não perecíveis".
Outras características do produto: espaço para adicionar detalhes extras sobre a carga que facilitem a identificação ou o manuseio, como "Frágil", "Carga viva" ou "Líquido inflamável".
Unidade de medida: selecione o padrão utilizado para medir o que você está levando, como Quilograma (KG), Tonelada (TON) ou Unidade (UN).
Tipo de medida: especifique o que está sendo medido dentro da unidade escolhida. Você pode digitar termos como "Peso bruto", "Litragem" ou "Volume de caixas".
Quantidade da carga: insira o número exato referente ao tipo de medida que você definiu. Por exemplo, se a unidade é KG, aqui você coloca o peso total.
Ícone da Lixeira: clique neste botão se precisar remover completamente uma linha de medida que foi adicionada por engano.
+ adicionar outro produto: utilize este link caso o seu frete contenha mercadorias com unidades de medida diferentes e você precise detalhar cada uma delas separadamente.

6. Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC)

Neste campo, você deve inserir o seu número de registro na ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).

Ele é o documento que habilita formalmente a sua empresa ou o transportador autônomo a realizar o transporte de cargas de forma remunerada em todo o território nacional. Caso o seu cadastro esteja salvo no sistema, ele poderá aparecer automaticamente para facilitar o preenchimento.

7. Informações de documentos

Para que o vínculo entre o seu transporte e a documentação fiscal esteja sempre correto, detalhamos cada campo desta etapa:

Tipo de serviço: define qual modelo de documento fiscal acompanha a carga. Na maioria dos casos, você usará a opção Notas Fiscais Eletrônicas.
Chave de acesso: é o código numérico de 44 dígitos que identifica a nota fiscal da mercadoria.
Ícone da Lixeira (ao lado da chave): clique aqui se precisar remover uma chave de acesso que foi inserida incorretamente.
+ adicionar outra chave de acesso: utilize este link sempre que o seu transporte carregar mercadorias de várias notas fiscais diferentes.
Adicionar documento: botão utilizado para abrir o formulário de preenchimento quando o seu serviço faz parte de um transporte que já foi iniciado por outra empresa (como no caso de Redespacho). Ao preencher as informações, aparecerá um resumo na parte de “Documentos de transporte anterior”.

8. Cobranças

Esta seção organiza os detalhes de como o serviço será faturado. Você poderá definir prazos e formas de pagamento para o seu cliente.

Valor total prestação de serviço: é o preço final que você está cobrando pelo transporte ou serviço realizado.
Valor a receber: indica o montante que entrará efetivamente no seu caixa após as negociações.
Valor aproximado dos tributos: mostra uma estimativa de quanto desse valor corresponde a impostos, garantindo transparência para você e seu cliente.

CST ICMS: é o código que define como o imposto será calculado para essa operação específica.
Base de cálculo ICMS: representa o valor sobre o qual o imposto será aplicado para chegar ao resultado final.
Alíquota ICMS: é a porcentagem definida por lei que determina quanto de imposto deve ser pago.
Valor ICMS: é o resultado em dinheiro do cálculo da alíquota sobre a base de cálculo.

Valor da base de cálculo do ICMS: é o valor de referência usado para dividir o imposto entre os estados envolvidos na operação.
Alíquota interna da UF de término: indica a porcentagem de imposto cobrada no estado onde o serviço ou mercadoria será entregue.
Alíquota interestadual: é a porcentagem aplicada quando a operação acontece entre dois estados diferentes.
% de partilha para a UF de término: define qual fatia do imposto pertence ao estado de destino.
Valor do ICMS de partilha para a UF de início: mostra a parte do imposto que fica para o estado onde o serviço começou.
Valor ICMS de partilha para a UF de término: mostra a parte do imposto que vai para o estado onde o serviço termina.
% de ICMS ao F.C.P na UF de término: indica a porcentagem destinada ao Fundo de Combate à Pobreza no estado de destino.
Valor de ICMS ao F.C.P na UF de término: é o valor exato em dinheiro que será destinado ao Fundo de Combate à Pobreza conforme a regra do estado de entrega.

9. Informações adicionais

Este é o espaço livre para você escrever qualquer detalhe extra que precise constar no seu documento.

Você pode utilizar este campo para informar dados sobre o seguro da carga, detalhes de rotas específicas, horários agendados para entrega ou até instruções sobre a forma de pagamento que o seu cliente precisa visualizar. Tudo o que for digitado aqui aparecerá impresso no campo de “Observações” do seu CT-e.

10. Faturas

Para que o seu controle financeiro e o faturamento do frete fiquem organizados, detalhamos como preencher cada campo desta seção:

Número: insira aqui o código de identificação da sua fatura. Esse número ajuda você e o seu cliente a localizarem o pagamento em futuras consultas ou conciliações bancárias.
Valor origem: neste campo, informe o valor bruto do serviço prestado, antes de qualquer abatimento ou negociação especial. É o valor "cheio" do frete.
Valor desconto: caso você tenha oferecido algum abatimento para o seu cliente, registre o valor aqui. O sistema utilizará esse dado para calcular o montante final corretamente.
Valor: este é o valor líquido da fatura, ou seja, o quanto você efetivamente vai receber. Ele é o resultado do valor de origem menos os descontos aplicados.

11. Prestações

Nesta etapa, você vai detalhar os custos que compõem o valor total do seu transporte. É aqui que você organiza o que está sendo cobrado de forma clara para o cliente.

Confira o que cada campo significa:

Nome da Prestação: é o espaço para você descrever o tipo de serviço ou taxa que está cobrando. Pode ser o frete por peso, o valor da mercadoria ou taxas específicas como agendamento e segurança.
Valor: neste campo, você insere o valor em dinheiro correspondente ao serviço que descreveu ao lado. É o quanto cada item custará na soma final.
Ícone de Lixeira: serve para excluir uma linha de prestação caso você tenha preenchido algo errado ou desistido de cobrar aquele item específico.
Adicionar outra prestação: clique neste link sempre que precisar incluir mais de um tipo de cobrança no mesmo documento. Ele abre uma nova linha para você continuar o preenchimento.

12. Pagamentos

Essa etapa é fundamental para organizar o financeiro e garantir que a emissão do seu documento aconteça sem erros. Abaixo, explico cada campo da seção de Pagamentos:

Condição de pagamento: aqui você define como a venda foi combinada, como à vista ou parcelado. É esse campo que ajuda o sistema a entender como o dinheiro entrará no seu caixa.
Quantidade de parcelas: caso a venda não seja à vista, você indica em quantas vezes o valor será dividido. O sistema calcula as datas para você não precisar fazer contas manuais.
Botão de Recarregar (ícone azul): serve para atualizar as informações das parcelas caso você mude o valor ou a condição de pagamento. Ele garante que os cálculos estejam sempre certos antes de avançar.
ID transação: é o código de identificação do pagamento, muito comum em vendas por cartão ou links de pagamento. Informar esse número traz mais segurança e facilita o rastreio da operação no futuro.
Meio de pagamento: neste espaço, você sele boleto ou PIX. Isso é essencial para que o documento fiscal saia com as informações corretas exigidas pela lei.
CNPJ do recebedor do pagamento: indica o registro da empresa que vai receber o valor. Geralmente já vem preenchido com os seus dados, garantindo que o destino do dinheiro esteja identificado.
CNPJ base da instituição financeira: aqui entra o registro do banco ou da operadora de cartão que intermediou a transação. Essa informação é importante para que o sistema registre exatamente por onde o dinheiro passou.
Ícone de Lixeira (azul): se você adicionou uma forma de pagamento por engano ou precisa recomeçar o preenchimento dessa linha, basta clicar aqui para apagar os dados e limpar o campo.
+ adicionar outro pagamento: use esta opção sempre que o pagamento for dividido. Se o seu cliente pagou uma parte em dinheiro e outra no cartão, por exemplo, você consegue registrar cada detalhe separadamente.

Para garantir que o seu controle financeiro seja o mais preciso possível, o vhsys permite que você adicione até 99 formas de pagamento diferentes em um único documento. Assim, não importa quão específica seja a negociação, sua gestão fica impecável e 100% organizada.

Agora que você já preencheu todas as informações do seu CT-e, clique em “Salvar e emitir”. Após a emissão, o CT-e que você emitiu ficará com um ícone indicando que a emissão foi bem sucedida.

13. Gerenciando seu CT-e

Gerenciar seus documentos de transporte não precisa ser um desafio técnico. A tela de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) foi desenhada para que você tenha controle total sobre suas emissões de forma rápida e organizada.

Confira o que cada detalhe da tela faz por você:

Excluir: serve para remover da sua listagem os registros que não fazem mais sentido manter, ajudando a deixar seu histórico limpo.
Mais ações: abre um leque de opções extras para facilitar sua rotina, permitindo realizar tarefas menos frequentes sem poluir o visual principal.

Imprimir: permite gerar uma versão física ou em PDF do seu documento, facilitando o compartilhamento ou o arquivamento em papel se necessário.
Inutilizar CT-e: serve para comunicar ao Fisco que uma determinada numeração de documento não será utilizada, mantendo sua contabilidade organizada e correta.
Comprovantes de entrega: é o local onde você gerencia os registros que confirmam que a mercadoria chegou ao destino final com sucesso.
Vínculo de pagamento: permite conectar as informações referentes à transação financeira sujeita ao split payment. Esse evento é essencial para garantir que você tenha controle total sobre o que foi recebido ou o que ainda está pendente, conforme a Nota Técnica CT-e 2026.001 v1.01. Se você não informou os detalhes do pagamento no momento em que gerou o documento, você pode fazer isso por aqui de forma rápida. Essa opção permite que você mantenha seu histórico atualizado e em conformidade com as regras fiscais (como a Nota Técnica 2026.001), sem precisar refazer o trabalho.

Pesquisar: funciona como um buscador rápido para você encontrar um documento específico em segundos, digitando apenas uma palavra-chave.
Busca avançada: ideal para quando você precisa de um filtro mais detalhado, como localizar documentos por períodos específicos ou informações mais precisas.
Ícone de Nota Fiscal (NF): mostra de forma visual que aquele CT-e está vinculado a uma nota fiscal, garantindo que a operação está completa.

Chave de acesso: é o "RG" exclusivo do seu documento, um código numérico que identifica essa operação em todo o território nacional.
Visualizar a situação do CT-e: um atalho rápido para você conferir se o documento está autorizado e pronto para uso junto aos órgãos fiscais.
Imprimir DACTE: gera a versão impressa que deve acompanhar a carga durante o transporte, garantindo que tudo esteja regularizado na estrada.
Baixar XML: permite baixar o arquivo digital oficial, que é o formato exigido para a contabilidade e para o envio ao seu cliente.
Lançar contas: conecta o valor deste transporte diretamente ao seu financeiro, facilitando o controle de quanto você tem para receber.
Carta de correção: uma solução simples para ajustar pequenos erros de digitação no documento sem precisar cancelá-lo e começar do zero.
Comp. de entrega: registra o momento em que o serviço foi finalizado, servindo como sua garantia de que o cliente recebeu a mercadoria.
Cancelar CT-e: deve ser usado caso você precise desistir da operação ou corrigir algum erro que não seja permitido via carta de correção.

Botão de Mais Ações: localizada ao final de cada linha, ela exibe ações rápidas para aquele documento específico, como baixar o arquivo ou fazer pequenos ajustes.

Abrir opções: é o atalho para visualizar detalhes extras ou realizar ações rápidas vinculadas à nota fiscal que originou o transporte.
Emitir complemento: utilize esta opção quando precisar adicionar valores de frete ou impostos que não foram incluídos no documento original.
Emitir substituição: ideal para corrigir valores ou informações importantes gerando um novo documento que substitui o anterior de forma legal.
Copiar CT-e: poupa seu tempo ao criar um novo documento com as mesmas informações de um antigo, bastando ajustar o que for necessário.
Pré-visualizar CT-e: permite conferir todos os dados na tela antes mesmo de finalizar, garantindo que tudo esteja correto e evitando erros.
Reenviar CT-e: facilita a comunicação com o seu cliente ao enviar novamente o arquivo por e-mail com apenas um clique.
Lançar contas: ajuda na sua organização financeira, enviando o valor do serviço diretamente para o seu controle de contas a receber.
Alterar status: permite que você atualize manualmente a etapa em que o documento se encontra, mantendo seu fluxo de trabalho sempre em dia.

14. Nota Técnica CT-e 2026.001 v1.01: O que mudou na prática?

A "Nota Técnica 2026.001" é apenas o nome oficial da regra que permite ao governo entender como o pagamento do frete foi dividido (o chamado split payment).

Isso significa que você pode registrar, vincular e até cancelar pagamentos parciais diretamente no documento ou por meio de evento específico, garantindo que o repasse de valores seja transparente e esteja 100% dentro da lei.

No vhsys, isso se traduz em campos simples e intuitivos (na tela de “Vincular pagamentos”) para você informar quem pagou o quê, sem complicação.

Importante

Por enquanto, essa função está em fase de homologação. Isso significa que ela ainda não é obrigatória e não tem uma data fixa para o lançamento oficial. Aproveite este período para testar o campo e se familiarizar com a novidade no seu ritmo!

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)