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Como emitir e gerenciar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) pelo vhsys

Artigo atualizado em: 30 setembro 2025

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento digital que centraliza as informações de transporte de mercadorias, ajudando a reduzir o tempo de fiscalização nas estradas e garantindo mais organização e agilidade para o seu negócio.

Com o vhsys, você conta com um emissor de MDF-e online simples e intuitivo, que facilita o preenchimento dos dados e a emissão do manifesto em poucos cliques.

Acompanhe este passo a passo e veja como é rápido e prático emitir seu MDF-e pelo vhsys.

Neste artigo você vai aprender:

  1. Requisitos para emitir MDF-e
  2. Configurar o MDF-e no vhsys
  3. Acessando e criando um Manifesto
  4. Como preencher um Manifesto de Transporte
  5. Informações do produto predominante
  6. Informações de carregamento
  7. Informações de percurso
  8. Informações de descarregamento
  9. Totalizadores
  10. Informações do modal rodoviário
  11. Condutores
  12. Reboque
  13. Código identificador da operação de transporte
  14. Contratante
  15. Vale pedágio
  16. Informações de seguro
  17. Informações do pagamento do contrato (opcional)
  18. Gerenciar seu MDF-e

1. Requisitos para emitir MDF-e

Para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), sua empresa precisa atender às exigências da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Confira:

  • Ter acesso à internet, já que a emissão é feita online.
  • Estar credenciado para emissão de CT-e ou MDF-e na Secretaria da Fazenda do seu estado.
  • Possuir um certificado digital válido, que garante a autenticidade das informações. 

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2. Configurar o MDF-e no vhsys

Antes de realizar a emissão de um Manifesto, é necessário que o seu vhsys esteja devidamente configurado para a emissão, para isso:

  1. Acesse “Configurações”.
  2. Clique em “Parâmetros do sistema”.
  3. Localize a opção “Transportes”.
  4. Preencha os dados em “Numerações”.
  5. Clique em “Salvar configurações”.


3. Acessando e criando um Manifesto

Para criar o seu Manifesto de Transporte:

  1. Acesse o menu “Transporte”.
  2. Clique em “Manifesto de Transportes”.
  3. Clique em “Adicionar MDF”.

Prontinho, você será direcionado para a tela “Dados do MDF-e”.

4. Como preencher um Manifesto de Transporte

Ao acessar a Tela do Manifesto teremos algumas informações para preencher. Vamos iniciar pela parte de “Informações gerais”.

  1. Tipo do transportador: campo para escolher o tipo de transportador responsável pelo transporte da carga. Podendo ser:

    • ETC (Empresa de Transporte Rodoviário de Cargas): usado quando a sua empresa está fazendo o transporte com recursos próprios.
    • TAC (Transportador Autônomo de Cargas): usado quando foi contratado um "freteiro" autônomo, pessoa física.
    • CTC (Cooperativa de Transporte de Cargas): usado quando o serviço de frete foi contratado por meio de uma cooperativa.

  1. Data e hora da emissão: preenchida automaticamente para informar a data e a hora da emissão do manifesto.

  2. Série: número de série do documento fiscal.

  3. Número: número sequencial do documento. 

  4. UF do carregamento: serve para indicar o estado (Unidade Federativa) onde a carga será carregada (início).

  5. UF do descarregamento: serve para indicar o estado (Unidade Federativa) onde a carga será descarregada (destino).

  6. Observações: campo de texto livre para registrar observações adicionais relacionadas ao transporte.

Dica:

A série e o número do MDF-e precisam estar previamente cadastrados, conforme passo anterior. Qualquer dúvida sobre o preenchimento dos dados do MDF-e, entre em contato com o seu contador.

5. Informações do produto predominante

Preencha as informações do produto predominante:

  1. Tipo da carga: define a natureza da carga transportada. Selecione a opção que melhor representa sua carga (ex.: granel sólido, líquido, frigorificada, carga geral, granel pressurizada, etc.).

  2. Informações da carga lotação: campo usado para descrever a carga predominante quando o MDF-e for de lotação (transporte exclusivo para um único contratante). Se não for carga lotação, pode deixar em branco.

  3. Descrição do produto: identificação do produto predominante da carga. Escreva uma descrição clara e objetiva (ex.: “Cimento Portland”, “Soja a granel”).

  4. Código GTIN/EAN: código de barras do produto. Saiba mais sobre o GTIN clicando aqui.

  5. NCM: código da Nomenclatura Comum do Mercosul, usado para identificar mercadorias. Verifique na nota fiscal ou com o contador para evitar erros fiscais.

  6. CEP de carregamento: CEP do local onde a carga foi embarcada. Se não tiver o CEP, use as coordenadas geográficas.

  7. Latitude do carregamento: coordenada geográfica do ponto de carregamento. Apenas se não informar o CEP.

  8. Longitude do carregamento: coordenada geográfica complementar da latitude. Apenas se não informar o CEP.

  9. CEP de descarregamento: CEP do local onde a carga será entregue.
    Sempre confirme o CEP antes de emitir para evitar inconsistências.

  10. Latitude do descarregamento: coordenada geográfica do ponto de entrega. Apenas se não informar o CEP.

  11. Longitude do descarregamento: coordenada geográfica complementar da latitude. Apenas se não informar o CEP.

6. Informações de carregamento

Você deve informar o município de carregamento.

Digite o nome da cidade onde o carregamento vai começar. Este campo é obrigatório para a emissão do documento. 

Precisa adicionar mais de um local ou corrigir alguma informação? Sem problemas!

  • Para adicionar uma nova cidade: se a sua carga for coletada em mais de um município, clique na opção "+ adicionar outro município de carregamento". O sistema abrirá um novo campo para você preencher.
  • Para remover uma cidade: caso tenha digitado um município por engano ou precise apagar a linha, basta clicar no ícone de lixeira que aparece no canto direito do campo.

7. Informações de percurso

Liste os estados (UFs) pelos quais o veículo irá passar durante o trajeto, ou seja, aqueles que estão entre o estado de origem e o de destino.

No campo "UF de percurso", clique na seta para abrir a lista suspensa e selecione o estado pelo qual o veículo irá passar. No exemplo da imagem, o primeiro estado do percurso é o “Paraná”.

Se o percurso envolver mais de um estado, clique em "+ adicionar outra UF de percurso". Uma nova linha aparecerá para você selecionar o próximo estado da rota, como "Santa Catarina" no exemplo.

Se você adicionar um estado por engano, basta clicar no ícone de lixeira ao lado do campo para excluí-lo.

8. Informações de descarregamento

Dependendo do documento que você tiver em mãos para o descarregamento, as regras de preenchimento de alguns campos do seu MDF-e podem mudar um pouco:

Regras para o MDF-e (nota fiscal)

Quando o documento for nota fiscal, no campo “Tipo de Emitente” você deve escolher: “2 - Transportador de carga própria”.

Se você marcar “2 - Transportador de carga própria”, então no campo “Tipo de Transportador” (no começo da tela em “Informações gerais”), você só pode escolher:

  • 2 - TAC (Transportador Autônomo de Carga)
  • ou deixar o campo em branco.

Se o “Tipo de Transportador” for “2 - TAC” ou estiver em branco: você não precisa preencher os campos "Vale Pedágio" e "Informações de Seguro" (eles ficam desativados).

Regras para o MDF-e (Conhecimento de Transporte – CT-e)

Quando o documento for um Conhecimento de Transporte (CT-e), no campo "Tipo de Emitente" você deve escolher: "1 - Prestador de serviço de transporte".
Se você marcar "1 - Prestador de serviço de transporte", então no campo "Tipo de Transportador" (no começo da tela em “Informações gerais”),  você só pode escolher:

  • 1 - ETC (Empresa de Transporte Rodoviário de Cargas)
  • ou 3 - CTC (Cooperativa de Transporte Rodoviário de Cargas).

Se o "Tipo de Transportador" for "1 - ETC" ou "3 - CTC": você deve preencher obrigatoriamente os campos Vale Pedágio e Informações de Seguro. 

9. Totalizadores

  1. Total CT-e: mostra a quantidade total de Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) que foram incluídos neste manifesto. No exemplo, o número é 1, indicando que a operação contém um único CT-e.
  2. Total NF-e: aqui é exibida a soma de todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) vinculadas. O valor 0 significa que, nesta operação específica, não foi adicionada nenhuma NF-e avulsa.
  3. Valor total da carga: é o valor monetário somado de todas as mercadorias que estão sendo transportadas. 
  4. Peso bruto total da carga: corresponde ao peso bruto total de todos os produtos da carga.
  5. Unidade: especifica a unidade de medida do peso.

10. Informações do modal rodoviário

Nesta primeira parte, você deve preencher os dados de identificação do veículo:

  1. RNTRC: é o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga.

  2. Código de agendamento de porto: um campo específico para operações que envolvem portos.

  3. Tipo de carroceria: selecione o modelo da carroceria (no exemplo, "02 - Fechada/Baú").

  4. Tipo de rodado: escolha o tipo de rodado do veículo (no exemplo, "01 - Truck").

  5. Placa do veículo: preencha com o número da placa do veículo.

  6. UF do veículo: informe o estado de registro do veículo.

  7. Tara: o peso do veículo vazio (Tara) em toneladas. 

  8.  O veículo não pertence à empresa emitente do MDF-e: temos as seguintes opções:

  • Se o veículo pertence à sua empresa (frota própria): deixe esta caixa desmarcada. Você só precisa preencher a primeira parte com os dados do veículo.
  • Se o veículo é de um terceiro (agregado, contratado, etc.): ao marcar a caixa, o sistema exibe campos adicionais para que você identifique o proprietário do veículo, garantindo a organização e a conformidade legal da sua operação.
    Conforme a imagem, você deve preencher:
  •  

    • Razão social ou nome: o nome ou a razão social do dono do veículo.

    • CPF/CNPJ: o documento do proprietário.

    • Inscrição estadual: a inscrição estadual do proprietário. Caso ele não possua, marque a opção "ISENTO".

    • RNTRC: o RNTRC do proprietário do veículo.

    • UF do veículo: o estado de registro do veículo.

    • Tipo proprietário: o tipo de vínculo do proprietário. No exemplo, está selecionado "0 - TAC Agregado" (Transportador Autônomo de Cargas Agregado).

11. Condutores

  1. Nome do condutor: você deve inserir o nome completo do motorista.

  2. CPF do condutor: digite o número do CPF do mesmo motorista.

Precisa incluir mais de um motorista na mesma viagem? O sistema oferece total flexibilidade:

  • Adicionar outro condutor: se o trajeto exigir revezamento ou mais de um motorista, basta clicar no link "+ adicionar outro condutor". Uma nova linha será exibida para que você possa inserir os dados do próximo profissional.
  • Remover um condutor: se você inseriu um motorista por engano ou precisa fazer uma alteração, clique no ícone de lixeira no canto direito da linha para excluir o registro.

12. Reboque

Aqui você deve registrar as informações de cada reboque ou semi-reboque que está acoplado ao veículo principal. 

  1. Placa: insira a placa de identificação do reboque.

  2. Tipo de carroceria: selecione o modelo da carroceria do implemento

  3. UF: escolha o estado onde o reboque está registrado. 

  4. Capacidade: Informe a capacidade de carga do reboque (geralmente em quilogramas).

  5. Tara: digite o peso do reboque vazio, em toneladas.

  6. Sou proprietário?: responda se o reboque é de propriedade da sua empresa. Caso você marque como “Não”, será necessário preencher as informações:

    • Razão social ou nome: o nome ou a razão social do dono do veículo.

    • CPF/CNPJ: o documento do proprietário.

    • Inscrição estadual: a inscrição estadual do proprietário. Caso ele não possua, marque a opção "ISENTO".

    • RNTRC: o RNTRC do proprietário do veículo.

    • UF do veículo: o estado de registro do veículo.

    • Tipo proprietário: o tipo de vínculo do proprietário. No exemplo, está selecionado "0 - TAC Agregado" (Transportador Autônomo de Cargas Agregado).

Precisa adicionar mais de um reboque?

  • Para adicionar outro reboque: se a sua operação utiliza um bitrem ou rodotrem, por exemplo, basta clicar em "+ adicionar outro reboque". Uma nova linha será criada para você inserir os dados do próximo implemento.
  • Para remover um reboque: caso tenha inserido alguma informação incorreta, é só clicar no ícone de lixeira no final da linha para excluí-la.

13. Código identificador da operação de transporte

O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) é um número gerado para registrar e regularizar o pagamento do frete a um Transportador Autônomo de Cargas (TAC). Informá-lo no Manifesto de Carga (MDF-e) é uma exigência da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

  1. CIOT: você deve digitar a sequência numérica do código que foi gerado para a sua operação de frete.

  2. CPF/CNPJ: informe o documento (CPF ou CNPJ) do responsável pela geração do CIOT, que geralmente é a empresa contratante do serviço ou uma administradora de pagamentos de frete.

Precisa adicionar mais de um código?

  • Adicionar outro CIOT: Se a sua operação envolve diferentes contratos de frete que exigem códigos separados, clique em "+ adicionar outro CIOT" para abrir uma nova linha e registrar as informações adicionais.
  • Remover um CIOT: Caso tenha digitado um código incorreto ou precise remover uma linha, basta clicar no ícone de lixeira no lado direito.

14. Contratante

O preenchimento é bem direto e ajuda a formalizar a sua operação. Veja o que preencher em cada campo:

  1. Contratante: Neste campo, você deve inserir a razão social (se for uma empresa) ou o nome completo (se for uma pessoa física) de quem contratou o transporte.

  2. CPF/CNPJ: Aqui, você informa o documento correspondente ao contratante (o CNPJ para empresas ou o CPF para pessoas físicas).

  3. Identificador: Este campo tem uma finalidade específica. Ele deve ser preenchido com o número de identificação do contratante caso ele seja estrangeiro e, portanto, não possua CPF ou CNPJ.

Sua operação envolve mais de um contratante?

  • Para adicionar outro contratante: se houver mais de um responsável pelo contrato de frete, basta clicar em "+ adicionar outro contratante" para incluir as informações de cada um.
  • Para remover um contratante: se você preencheu alguma informação por engano, é só clicar no ícone de lixeira no final da linha para excluí-la. 

15. Vale pedágio

Esta área é fundamental para a segurança jurídica da sua operação, pois nela registramos as informações do Vale-Pedágio Obrigatório, uma exigência da legislação brasileira (ANTT) para o transporte rodoviário de cargas.

  1. Categoria de combinação veicular: neste campo, você seleciona o tipo de veículo que será utilizado no transporte.

  2. CNPJ do fornecedor: aqui, você deve inserir o CNPJ da empresa que forneceu a solução de pagamento de pedágio (por exemplo: Sem Parar, ConectCar, Veloe, etc.).

  3. CPF/CNPJ do resp: informe o documento do responsável pela aquisição do vale-pedágio, que geralmente é a empresa ou pessoa que contratou o frete (embarcador).

  4. IDVP: Insira o número de identificação da compra do vale-pedágio, ou seja, o comprovante da transação fornecido pela empresa fornecedora.

  5. Valor do vale: preencha com o valor total do crédito de pedágio adquirido para a viagem.

  6. Tipo do vale: pelecione o formato do vale-pedágio. No exemplo, está selecionado "01 - TAG", o método mais comum atualmente.

Precisa registrar mais de um vale-pedágio?

O sistema oferece flexibilidade para a sua gestão:

  • Adicionar outro vale pedágio: caso a operação envolva mais de um fornecedor ou comprovante, clique em "+ adicionar outro vale pedágio" para inserir um novo registro.
  • Remover um registro: se cometeu um erro, basta clicar no ícone de lixeira no final da linha para excluí-la. 

16. Informações de seguro

  1. Responsável: neste campo, selecione quem é o responsável pela contratação do seguro da carga.

  2. CPF/CNPJ resp.: preencha com o documento (CPF ou CNPJ) da empresa ou pessoa que você selecionou como responsável.

  3. Seguradora: digite o nome da companhia de seguros onde a apólice foi emitida.

  4. CNPJ seguradora: informe o CNPJ da companhia de seguros.

  5. Núm. apólice: insira o número de identificação da apólice de seguro que cobre esta carga.

  6. Núm. averbação: preencha com o número da averbação. Este é o registro que comprova que esta carga específica foi comunicada à seguradora e está oficialmente coberta pela apólice.

Precisa incluir mais de uma apólice?

  • Adicionar outro seguro: se a carga estiver coberta por mais de um seguro, clique em "+ adicionar outro seguro" para abrir uma nova linha e inserir os dados da outra apólice.
  • Remover um seguro: caso tenha inserido alguma informação por engano, basta clicar no ícone de lixeira no final da linha para excluí-la.

17. Informações do pagamento do contrato (opcional)

  1. Nome do responsável: nome completo da pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento.
  2. CPF/CNPJ: documento de identificação do responsável pelo pagamento.
  3. Identificador do responsável: usado em casos especiais, como responsáveis estrangeiros sem CPF/CNPJ no Brasil.
  4. Banco: instituição financeira onde será feito o pagamento.
  5. Agência: número da agência bancária vinculada à conta.
  6. CNPJ da instituição: CNPJ do banco ou instituição financeira.
  7. Chave PIX: chave de identificação para transferências via PIX (e-mail, CPF/CNPJ, telefone ou chave aleatória).
  8. Tipo do componente: categoria ou tipo de valor do contrato (ex.: frete, taxa, vale pedágio).
  9. Valor do componente: valor em reais de cada componente do contrato.
  10. Descrição do componente: campo livre para detalhar melhor o componente (ex.: “Parcela 1”, “Taxa administrativa”).
  11. Valor total: valor total do contrato, considerando todos os componentes adicionados.
  12. Forma de pagamento: define como será feito o pagamento (ex.: à vista, parcelado).

Agora que você já preencheu as informações do seu MDF-e, clique em “Salvar e emitir”.

18. Gerenciar seu MDF-e

Após a emissão da sua nota fiscal, o MDF-e lançado ficará com um ícone de NF ao lado. Nele você encontra algumas opções:

Assim que você abre a opção, aparecem as informações de “Chave de acesso”, “Protocolo” e “Usuário”, além do botão que direciona para “Visualizar a situação do MDF-e” para que você consiga consultar mais informações sobre o seu MDF-e.

  • Baixar DAMDFE: você consegue baixar a representação impressa desse MDF-e.

  • Baixar XML: baixe o arquivo no formato XML desse MDF-e

  • Encerrar MDF-e: informar oficialmente ao fisco que a viagem acabou e que aquele Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais não está mais em uso. Garante que o documento não fique “aberto” no sistema, evitando problema em fiscalizações futuras. Dá baixa oficial na viagem, mostrando que as mercadorias foram entregues.

  • Cancelar MDF-e: essa opção só é válida no máximo até 24h após a emissão do mesmo.

  • Pgto.transporte: informe o pagamento do TAC, conforme a relação de viagens realizadas. É como se fosse um “recibo digital” que mostra quem pagou, como pagou e quando pagou o serviço de transporte.

Ainda na listagem dos MDF-e, na parte superior temos várias opções.

  • Excluir: clique nele para excluir um MDF-e. Lembrando que só é possível excluir um MDF-e que ainda não foi transmitido.
  • Importar: importe o XML do seu MDF-e que você emitiu em algum outro sistema.
  • Mais Ações: você pode clicar em “Imprimir” que vai te direcionar para o “Relatório de manifesto de documentos fiscais eletrônico” e um atalho para a tela de “Pgto. Transporte”.

Já no botão de “Ações”, a listagem pode variar conforme o status. Se o status for atendido, por exemplo, será assim:

  • Abrir opções: é um atalho para as opções do ícone de “NF”.
  • Copiar MDF-e: use essa opção para duplicar rapidamente um MDF já cadastrado. Assim, você não precisa preencher todas as informações do zero. O sistema cria uma nova ficha com os mesmos dados e você pode ajustar apenas o que for diferente.
  • Pré-visualizar MDF-e: mostra como o seu MDF-e vai ficar ao ser emitido.
  • Reenviar MDF-e: você enviar um novo e-mail contendo o XML e o PDF do MDF-e
  • Alterar status: você pode alterar a “Situação” do seu MDF-e para “Em Aberto”, “Em Andamento”, “Atendido” e “Encerrado”.

Atenção
Nosso sistema já está em conformidade com a NT 2025.001, garantindo que você possa emitir MDF-e sem riscos de rejeição ou penalidades da Sefaz e ANTT. Essa atualização assegura mais segurança, transparência e controle nas operações de transporte.

Quer entender em detalhes o que mudou e como isso impacta o seu negócio? Confira nosso artigo completo no blog: 

Nota Técnica 2025.001 do MDF-e: saiba o que mudou

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com o nosso time de suporte pelo chat ou pelos outros canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar!

Muito sucesso para o seu negócio e até breve. 😃