Quais os riscos de emitir uma nota fiscal errada?

A emissão de uma nota fiscal com erros pode gerar consequências graves para o seu negócio. Além de comprometer a imagem da empresa, erros fiscais podem trazer multas, penalidades e aumentar a complexidade do controle interno. Veja abaixo os principais riscos e como evitá-los.

1. Multas e Penalidades

Emitir uma nota fiscal incorreta pode acarretar multas aplicadas pela Receita Federal ou pelas secretarias da Fazenda estaduais e municipais. O valor das multas varia conforme o tipo de erro, a gravidade e o tempo de irregularidade, podendo alcançar cifras significativas.

2. Problemas Fiscais

Erros em notas fiscais podem gerar inconsistências nas informações fornecidas aos órgãos fiscais, resultando em problemas legais e financeiros. Além disso, a empresa pode enfrentar dificuldades para cumprir suas obrigações tributárias corretamente.

3. Comprometimento da Imagem da Empresa

Emitir notas fiscais com erros pode prejudicar a credibilidade do seu negócio. Clientes e fornecedores podem perder a confiança na empresa, afetando relações comerciais, especialmente em casos recorrentes.

4. Custos com Retificação de Notas

Quando ocorre um erro, é necessário corrigir a nota fiscal, seja por meio de uma carta de correção ou cancelamento e reemissão. Isso pode gerar custos administrativos, além de aumentar a complexidade contábil.

5. Impacto no Controle Interno

Notas fiscais incorretas dificultam a organização e o controle interno do negócio, prejudicando o planejamento financeiro e a gestão fiscal da empresa.

Como evitar erros ao emitir notas fiscais?

Confira algumas práticas essenciais para evitar erros:

1. Consulte um contador de confiança

Antes de emitir uma nota fiscal, valide todas as informações tributárias com o apoio de um contador. Ele também pode ajudar a verificar se o cliente está habilitado para emissão de notas fiscais no estado ou município correspondente.

2. Verifique os dados com atenção

• Dados cadastrais: Confirme se informações como CNPJ/CPF, endereço e regime tributário do cliente estão corretas.

• Produtos e serviços: Revise descrições, códigos e unidades para evitar problemas de tributação.

• Certificado digital: Certifique-se de que está válido e funcionando corretamente.

• Cadastro de produtos: Garanta que as informações tributárias e fiscais dos produtos estejam corretas.

3. Realize uma revisão manual

• Revisão detalhada: Antes de emitir a nota fiscal, peça para um responsável revisar todas as informações, especialmente em casos mais complexos.

• Lista de verificação: Use checklists para validar dados como CNPJ, CFOP, alíquotas e bases de cálculo.

• Pré-visualização da NF-e: Utilize ferramentas de pré-visualização para revisar como a nota será emitida. Isso evita erros e facilita correções.

4. Conte com o suporte de sistemas especializados

O sistema vhsys oferece ferramentas que ajudam a preencher informações tributárias corretamente. Veja como ele pode simplificar a sua rotina:

• Acesse Configurações > Parâmetros do sistema > Vendas > Nota Fiscal. Aqui, você pode configurar corretamente os códigos tributários para evitar erros.

• Utilize o aplicativo ICMS-ST, que valida e calcula automaticamente o imposto ICMS-ST, otimizando o processo de emissão. Saiba mais sobre o ICMS-ST aqui.