Em muitas empresas, uma despesa passa por um processo antes de ser paga: alguém solicita, o gestor aprova, o financeiro programa o pagamento. Quando esse fluxo roda no Pipefy, a aprovação acontece lá, mas a conta a pagar ainda precisa ser digitada no sistema de gestão. É nessa passagem que valores, fornecedores e vencimentos se perdem.
Com a Pluga, o Pipefy e o vhsys trabalham juntos sem programação. Você ativa o aplicativo gratuito Pipefy (por Pluga) na Loja de Integrações e define em qual fase do pipe a despesa deve virar lançamento.
Veja como a integração entre o vhsys e o Pipefy transforma o dia a dia da sua empresa:
Aprovou, lançou: quando o card chega à fase de despesa aprovada, a conta a pagar é criada no vhsys.
Processo respeitado: só entram no financeiro as despesas que passaram pela aprovação no pipe.
Equipes sem retrabalho: quem solicita preenche uma vez, e o financeiro recebe os dados prontos.
1. Primeiros passos
Um pipe de despesas no Pipefy com uma fase que represente a aprovação, por exemplo “Despesa aprovada”.
Campos no formulário do card com o que a conta a pagar precisa: fornecedor, valor, vencimento e descrição.
Access token do Pipefy, pedido pela Pluga na conexão. O “Guia de conexão de conta” da Pluga explica como obtê-lo.
App Pipefy (por Pluga) instalado no vhsys e conta na Pluga.
Fornecedores cadastrados no vhsys com o mesmo nome usado nos cards.
2. Fluxos possíveis entre Pipefy e vhsys
O Pipefy tem três gatilhos instantâneos na Pluga:
Card movido: o card foi para uma fase específica do pipe. É o recomendado, porque você escolhe a fase de aprovação.
Card criado: dispara assim que a solicitação é aberta, antes de qualquer aprovação.
Card finalizado: dispara quando o card chega à fase final do pipe.
No vhsys, esses gatilhos podem Criar conta a pagar, Criar conta a receber, Criar pedido de venda ou Cria/atualizar cliente. No sentido contrário, cada nova venda de balcão pode Criar card ou Criar registro em tabela no Pipefy, útil para acompanhar a entrega de pedidos.
Importante: no vhsys, o único gatilho disponível na Pluga é a “Nova venda de balcão”, disparado pelas vendas feitas no PDV.
Os gatilhos, as ações e o que cada plano da Pluga libera são definidos pela Pluga, variam de uma ferramenta para outra e podem mudar. Antes de montar a automação, confira na Pluga se o gatilho e a ação que você quer usar estão disponíveis no seu plano.
3. Tokens do vhsys pelo Pipefy (por Pluga)
Clique no ícone de aplicativos (grade), no menu superior do vhsys, e acesse a “Loja de Integrações”.
Busque “Pipefy” e abra “Pipefy (por Pluga)”.
Clique em “Instalar” e depois em “Abrir”.
Em “Token de segurança”, clique em “Gerar novo token” se os campos estiverem em branco.
Copie o “Seu Access-Token” e o “Seu Secret-Access-Token”.
Atenção: quem tiver os tokens pode criar lançamentos no seu financeiro. Mantenha-os só com quem configura a integração.
4. Card na fase aprovada vira conta a pagar
Na Pluga, clique em “+ Automatizar” e selecione “Do zero”.
Escolha o Pipefy e o gatilho “Card movido”.
Em “Conecte sua conta do Pipefy”, cole o token no campo Your access token e conecte.
Na etapa “Ajustes”, indique o pipe e a fase que disparam a automação, como “Despesa aprovada”.
Clique no “+”, busque o vhsys e escolha “Criar conta a pagar”.
Conecte o vhsys com o Access-Token e o Secret-Access-Token do app Pipefy (por Pluga). O rótulo cita o Integração via API, mas não é preciso contratá-lo.
Em “Ajustes e personalização”, ligue os campos do card a fornecedor, valor, vencimento e descrição da conta a pagar.
Mova um card de teste para a fase escolhida, teste e publique.
Se preferir um atalho, a Pluga tem o modelo pronto “Quando um card for movido para uma determinada fase de um pipe no Pipefy, criar conta a pagar no vhsys”, que segue a mesma lógica.
5. Cuidados com o pipe
Card que volta e avança de novo: se um card sai da fase aprovada e retorna a ela, o gatilho pode disparar outra vez e criar uma segunda conta. Evite reprocessar cards já aprovados.
Valor em formato numérico: use no Pipefy um campo de moeda ou número para o valor, não texto livre.
Renomear a fase: se a fase for alterada ou excluída, revise a configuração do gatilho na Pluga.
Pagamento continua no vhsys: a integração cria a conta, mas a baixa é feita no Contas a Pagar.
Dica: combine com a equipe que só o aprovador move cards para a fase de aprovação. Assim, nenhuma despesa entra no financeiro sem passar pelo responsável.
Dúvidas sobre a automação: suporte da Pluga. Sobre pipes, fases e token: suporte do Pipefy. Se a execução aparecer como concluída na Pluga e a conta a pagar não estiver no vhsys, fale com o nosso time pelo chat.
